Analisi ABC nella Gestione del Portafoglio Progetti

La chiave per una prioritizzazione efficace dei progetti

Cos’è l’analisi ABC?

L’analisi ABC è un metodo di prioritizzazione e di processo decisionale. Si basa sul principio di Pareto e può aiutarti a concentrarti sugli elementi essenziali e a stabilire le priorità per i tuoi prossimi passi. In base ai criteri da te definiti, gli elementi analizzati vengono classificati nelle categorie A, B e C, assegnando loro una priorità. L’analisi ABC è originariamente nata nella gestione dei materiali ed è stata utilizzata per ottimizzare le scorte identificando gli articoli ad alta domanda e quelli con una lunga durata di inventario, che comportano i costi più elevati. Tuttavia, l’analisi può essere applicata anche a numerosi altri settori per rispondere a domande come:

• Gestione del prodotto: Quali sono i prodotti o servizi più importanti che contribuiscono maggiormente al successo dell’azienda? Quali sono le caratteristiche chiave di un prodotto?
• Analisi del cliente: Chi sono i nostri clienti più importanti che contribuiscono maggiormente al fatturato?
• Approvvigionamento: Chi sono i nostri principali fornitori?
• Gestione del tempo: Come dovrebbero essere prioritarizzati i compiti? Quali attività offrono il maggior beneficio e quali dovrebbero essere delegate?
• Gestione del portafoglio progetti: Quali progetti sono particolarmente importanti per raggiungere gli obiettivi aziendali e quali potrebbero essere abbandonati? Quali progetti consumano molte risorse senza contribuire infine al successo dell’azienda?

Vantaggi dell’analisi ABC nella gestione del portafoglio progetti

L’analisi ABC può essere utilizzata nella gestione dei progetti per vari scopi:

• Prioritizzazione dei progetti: Attraverso l’analisi ABC e la visualizzazione con una curva di Lorenz, è possibile ottenere facilmente una panoramica del portafoglio progetti, ad esempio quali progetti richiedono maggiori risorse, quali sono strategicamente più importanti o quali hanno i costi più elevati. Ciò consente di assegnare le risorse principalmente ai progetti di alta priorità, garantendone il successo nell’implementazione.
• Gestione dei rischi: L’analisi ABC può essere utilizzata per classificare i progetti in base al loro profilo di rischio e attuare adeguate misure di mitigazione del rischio. Inoltre, consente di individuare facilmente i progetti che richiedono particolare attenzione e monitoraggio. Tra i criteri, è possibile considerare fattori come la gravità dei rischi, la loro probabilità di occorrenza o il valore di rischio, che è il prodotto di probabilità e gravità.
• Classificazione degli stakeholder: Se non sei sicuro quali stakeholder richiedano particolare attenzione, è possibile classificarli anche utilizzando l’analisi ABC, basandosi su criteri come la probabilità di conflitto o l’influenza.
• Gestione del tempo: Anche i compiti coinvolti in un progetto possono essere prioritizzati utilizzando l’analisi ABC. Ciò consente di assegnare alta priorità ai compiti che hanno il maggior impatto sul successo del progetto.

Criteri per la classificazione ABC

I criteri per la classificazione ABC possono variare a seconda dell’azienda, del settore e dei requisiti specifici. Nella gestione del progetto o del portafoglio progetti, vengono spesso considerati i seguenti criteri:

• Contributo finanziario: Questo criterio valuta il valore finanziario che un progetto porta all’azienda. Può includere fattori come ricavi attesi, profitti o ritorni del progetto.
• Importanza strategica: Viene presa in considerazione l’allineamento di un progetto con gli obiettivi strategici e le priorità dell’azienda. I progetti strettamente legati agli obiettivi strategici dell’azienda e con un’alta importanza strategica vengono spesso classificati nella categoria A. I progetti con una minore importanza strategica rientrano nelle categorie B o C.
• Requisiti di risorse: Questo criterio valuta le necessità di risorse di un progetto, come tempo, denaro, personale o altre risorse necessarie.
• Valore per il cliente: Il valore del progetto dal punto di vista dei clienti o dei gruppi target è un criterio importante. I progetti che hanno un alto valore per il cliente e un impatto diretto sulla soddisfazione del cliente, la crescita di mercato o il vantaggio competitivo possono essere classificati nella categoria A. I progetti con un valore inferiore per il cliente possono rientrare nelle categorie B o C.
• Rischio: Viene valutato il profilo di rischio di un progetto, inclusi sfide tecniche, incertezze o impatti potenziali sull’azienda.

Rispetto ad altre aree in cui può essere applicata l’analisi ABC, la gestione dei progetti spesso deve fare affidamento su valori stimati poiché i valori effettivi non sono ancora noti. Ad esempio, prima dell’inizio di un progetto, non si conosce l’effettivo sforzo richiesto; quindi, si utilizza una stima per fini di analisi.

Il processo di analisi ABC nella gestione del portafoglio progetti

L’analisi ABC nel contesto della gestione del portafoglio progetti consiste in diversi passaggi. Ecco una descrizione del flusso di lavoro tipico:

1. Definizione degli obiettivi e elenco dei progetti da esaminare:

Innanzitutto, considera l’obiettivo che desideri raggiungere con l’analisi ABC o la domanda a cui vorresti rispondere. Successivamente, dovresti ottenere una buona panoramica del tuo portafoglio progetti o dei progetti rilevanti.

2. Identificazione dei criteri di valutazione:

Come prossimo passo, è necessario definire i criteri di valutazione da utilizzare per classificare i progetti. Questi possono includere sforzo o ricavi attesi, significato strategico o valore di rischio, ad esempio. È importante definire criteri chiari e misurabili che siano in linea con gli obiettivi e le esigenze dell’azienda.

3. Raccolta dei dati:

Successivamente, è necessario raccogliere i dati e le informazioni pertinenti su ciascun progetto nel portafoglio. Inoltre, è necessario calcolare la rispettiva quota del volume totale dei dati per stabilire la comparabilità tra i diversi progetti. Ad esempio, se il criterio considerato è il costo di implementazione di un progetto, è necessario sommare i costi di tutti i progetti per determinare la percentuale di contribuzione di ciascun progetto al costo totale. È quindi possibile ordinare i progetti in ordine crescente o decrescente in base alla loro quota.

4. Categorizzazione dei progetti:

La categorizzazione dei progetti in diverse classi segue successivamente. Originariamente, venivano utilizzate tre classi nell’analisi ABC, ma è possibile adattare il numero alle proprie esigenze se diverse classi richiedono diverse strategie d’azione. Questo è utile quando si definiscono strategie d’azione diverse per classi diverse. Pertanto, se si desidera stabilire quattro diverse strategie, sono necessarie quattro categorie. Tuttavia, se sono disponibili solo due strategie diverse, saranno necessarie solo due categorie.
L’assegnazione alle diverse classi segue approssimativamente la regola 80/20 del principio di Pareto. Questo stabilisce che nella maggior parte dei casi, il 20% degli elementi considerati è responsabile dell’80% del successo, dei costi, dei ricavi, ecc. Per determinare l’assegnazione alle diverse categorie, è necessaria un’analisi oggettiva e un’attenta ponderazione delle caratteristiche individuali dei progetti. Ad esempio, potresti determinare che un’assegnazione del 15%, 20% e 65% ha senso, o che un’assegnazione del 5%, 15% e 80% è più adatta per i tuoi progetti.
In generale, i progetti nella categoria A sono i pochi progetti che hanno la maggiore quota dei criteri valutati. Sono i progetti a cui dovresti prestare particolare attenzione, poiché di solito hanno il maggior impatto sulla tua azienda. I progetti di categoria B rappresentano un terreno di mezzo con un numero e un contributo moderati ai criteri valutati. I progetti di categoria C si verificano in una quantità relativamente grande ma hanno un impatto ridotto sulla situazione generale.
Per visualizzare rapidamente i risultati dell’analisi, è possibile rappresentarli in una curva di Lorenz. La parte inizialmente ripida della curva simboleggia la grande quota dei progetti di categoria A, mentre le quote decrescenti delle categorie B e C possono essere osservate attraverso una curva meno ripida.

5. Prioritizzazione e definizione della strategia:

Sulla base della categorizzazione dei progetti, è possibile derivare azioni appropriate, ad esempio assegnando risorse a progetti importanti o stabilendo priorità.

6. Monitoraggio e aggiornamento:

L’analisi ABC è un processo continuo. Pertanto, la classificazione dei progetti dovrebbe essere regolarmente riesaminata e aggiornata se necessario. Ciò consente adeguamenti dinamici del portafoglio progetti, come l’allocazione flessibile delle risorse, l’identificazione precoce dei rischi o la modifica della strategia quando necessario.

Esempio: Analisi ABC per rappresentare un portafoglio progetti

Nel nostro esempio, un’azienda desidera analizzare il suo portafoglio progetti e stabilire le priorità dei progetti. Il ricavo stimato dei progetti viene definito come criterio di valutazione. Pertanto, viene registrato il ricavo previsto di ogni progetto e viene calcolata la sua quota del ricavo totale. I progetti vengono quindi ordinati in ordine decrescente in base alla loro quota. In questo modo, viene generata la seguente tabella:

In questa tabella, è facile vedere che i progetti P2 e P1 hanno la maggiore quota del ricavo. I progetti P3 e P7 hanno già una quota significativamente inferiore, mentre i progetti rimanenti contribuiscono solo in misura minore. Ora, i progetti possono essere divisi in diverse categorie. Ciò può essere fatto utilizzando il principio di Pareto, ovvero la regola dell’80/20. Nel nostro caso, l’assegnazione alle quote dei progetti viene adattata alle esigenze dell’azienda, con la seguente suddivisione:
Categoria A: Progetti P2 e P1 – Ricavo totale 59,3 percento
Categoria B: Progetti P3 e P7 – Ricavo totale 22,8 percento
Categoria C: Tutti gli altri progetti – Ricavo totale 17,8 percento
Questo viene quindi visualizzato utilizzando la curva di Lorenz per una comprensione facile.

La crescita inizialmente ripida della curva mostra chiaramente che i progetti P2 e P1 nella categoria A hanno la maggiore quota del ricavo, mentre i progetti nella categoria B contribuiscono ulteriori 22,8 percento. Pertanto, queste due categorie sono già responsabili di oltre l’80 percento del ricavo previsto, mentre la categoria C contiene la maggior parte dei progetti ma contribuisce solo al 17,8 percento del ricavo.
Il passo successivo consiste nel definire strategie per gestire le diverse categorie. Ad esempio, l’azienda campione potrebbe dare alta priorità ai progetti della categoria A poiché si prevede che generino un ricavo significativo. Potrebbe assegnare risorse preferenziali a questi progetti e monitorarne attentamente l’implementazione per garantirne il successo. I progetti della categoria B hanno un ricavo moderato e potrebbero essere assegnati una priorità moderata, garantendo risorse sufficienti ma dando priorità ai progetti della categoria A in caso di conflitti. I progetti della categoria C, con il ricavo previsto più basso, potrebbero essere valutati per determinare se sono davvero necessari, magari a causa della loro importanza strategica.

Vantaggi dell’analisi ABC

• Si concentra sugli aspetti essenziali
• È un metodo semplice da applicare
• Aiuta all’allineamento strategico di un’azienda
• Presenta chiaramente le priorità
• Può essere utilizzato in modo flessibile per varie aree e domande
• Fornisce una buona base per la comunicazione con gli stakeholder e per la presa di decisioni
• Presenta problemi complessi in modo semplice

Sfide dell’analisi ABC

• Nella gestione dei progetti, l’analisi può fornire risultati inaccurati quando si utilizzano valori stimati.
• La categorizzazione in diverse classi richiede giudizi soggettivi, portando a risultati potenzialmente diversi quando eseguita da diverse persone.
• L’analisi rappresenta solo la situazione attuale e non considera le potenzialità future, come i progetti appena aggiunti o i cambiamenti nel portafoglio progetti.
• Gli elementi o i progetti analizzati vengono considerati in modo isolato, trascurando le dipendenze o le sinergie tra di essi.
• La prioritizzazione dei progetti può essere basata su un singolo criterio, che non riflette accuratamente la complessa realtà.
• L’analisi ABC non fornisce raccomandazioni per le azioni.
• La classificazione in sole tre categorie è molto semplificata, potendo perdere importanti sfumature o differenze tra i progetti.

Conclusioni

L’analisi ABC è uno strumento semplice che consente alle aziende di concentrarsi sugli aspetti essenziali e stabilire le priorità. Soprattutto nella gestione del portafoglio progetti, può aiutare a dare priorità ai progetti giusti, distribuire in modo ottimale le risorse e mitigare i rischi.

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