Gestion du temps pour les projets:  »Mangez cette grenouille »

Une productivité accrue grâce à une bonne priorisation des tâches

Qu’est-ce que la méthode « mangez cette grenouille »?

 »Mangez cette grenouille » est une méthode d’augmentation de la productivité mise au point par l’auteur et coach en motivation Brian Tracy. L’idée est de commencer chaque journée par la tâche la plus difficile. Selon Tracy, si cette tâche est accomplie rapidement, on continue à travailler le reste de la journée avec un sentiment de bien-être et une motivation accrue. La méthode repose sur le fait que les tâches désagréables sont souvent remises à plus tard et qu’à la fin de la journée, on est trop fatigué et démotivé pour s’y atteler. En revanche, en s’attaquant à la tâche la plus difficile en début de journée, c’est-à-dire en « mangeant la grenouille », on devient non seulement plus productif, mais aussi plus sûr de soi et plus motivé pour les autres tâches de la journée.
La métaphore de la grenouille fait référence à une citation de Mark Twain et au fait qu’il serait très désagréable pour la plupart des gens de devoir manger une grenouille:

« Mangez une grenouille vivante dès le matin et rien de pire ne vous arrivera le reste de la journée ».

Mark Twain

De même, il est parfois très difficile de se motiver pour s’attaquer à une tâche désagréable. Mais si vous vous efforcez d’en finir le plus rapidement possible dès le matin et que vous vous y mettez, vous constaterez souvent que la tâche devient plus facile. Vous avez donc maîtrisé la tâche la plus difficile et vous pouvez être fier de vous. Cela vous donne de l’élan pour la journée et vous libère l’esprit pour d’autres tâches.

Comment fonctionne  »Mangez cette grenouille »?

Le concept de  »Mangez cette grenouille » est simple: Chaque soir, on dresse une liste de toutes les tâches à accomplir le lendemain. Ensuite, la tâche la plus difficile est choisie, de sorte que lorsque vous commencez à travailler, vous pouvez immédiatement vous atteler à cette tâche. Une fois qu’on l’a terminée, on peut continuer à travailler avec un bon sentiment et s’attaquer aux autres tâches de la liste. Cette méthode permet donc de rester concentré et de fixer les bonnes priorités.

Étape 1: Dressez la liste de toutes vos tâches

Notez toutes les tâches que vous devez accomplir le lendemain, la veille au soir, quelle que soit leur importance ou leur caractère désagréable.

Étape 2: Identifiez la grenouille

Pour identifier la « grenouille », vous devez évaluer chaque tâche et choisir la plus difficile. Pour ce faire, vous devez tenir compte des facteurs suivants:

• L’urgence: Quelle tâche doit être accomplie en premier parce qu’elle doit être terminée avant une certaine date? De combien de temps avez-vous besoin pour terminer la tâche? La « grenouille » n’est pas nécessairement la tâche la plus urgente, mais il s’agit tout de même d’un critère important à prendre en compte afin de ne pas être mis sous pression par la suite.
• Difficulté: Quelle est la tâche la plus difficile? La difficulté d’une tâche est souvent très subjective car chacun a ses forces et ses faiblesses. Alors que pour une personne, passer un appel téléphonique désagréable peut constituer un problème presque insurmontable, pour une autre personne, il peut s’agir de transférer des chiffres clés dans un fichier Excel. Demandez-vous également si une tâche difficile pour vous ne peut être accomplie que par vous-même ou si vous pouvez la confier à quelqu’un qui la trouve facile. Souvent, la grenouille du jour est la tâche que vous aimeriez le plus déléguer ou reporter, car c’est celle qui vous est la plus désagréable.
• L’impact: Quelle tâche a le plus grand impact sur vos objectifs et vos projets? Il peut s’agir d’un impact sur votre entreprise ou votre équipe, mais aussi d’un impact sur vous personnellement, comme votre développement personnel ou professionnel.
• Engagement en termes de temps: Souvent, nous ne pouvons pas planifier exactement notre routine quotidienne, car des événements inattendus se produisent constamment. Il est donc important que vous réfléchissiez au début de la journée à la manière dont vous pouvez utiliser votre temps de la manière la plus utile. Évaluez donc les différentes tâches le plus précisément possible ou divisez-les en tâches plus petites qui peuvent être accomplies plus rapidement.
  Pesez soigneusement ces critères afin de fixer les bonnes priorités pour la journée. Certains jours, vous pouvez également identifier plusieurs grenouilles. Essayez alors de les classer par ordre de priorité sur la base des critères ci-dessus et de les traiter une à une de manière ciblée.

Étape 3: Commencez immédiatement par la tâche la plus difficile

Il est judicieux d’effectuer les deux premiers points la veille au soir afin de pouvoir commencer la tâche la plus difficile dès le matin sans être distrait par d’autres choses. Concentrez-vous donc entièrement sur la réalisation de cette tâche au lieu de lire des courriels ou de consulter votre liste de choses à faire. Veillez également à ce que, pendant que vous travaillez sur cette tâche, vous soyez le moins distrait possible afin de pouvoir l’achever rapidement.

Étape 4: Récompensez-vous

Après avoir accompli la tâche la plus difficile, faites une courte pause pour vous récompenser et recharger vos batteries.

Étape 5: Poursuivre avec les tâches restantes

Passez maintenant en revue votre liste de tâches et accomplissez les tâches restantes dans l’ordre où vous les jugez importantes.

Étape 6: Faites le point sur vos progrès

À la fin de la journée, faites le point sur le chemin parcouru et demandez-vous s’il y a des tâches que vous devriez accomplir demain. Mettez à jour votre liste de tâches et déterminez la grenouille pour le lendemain.

Avantages de  »Mangez cette grenouille »

• Augmentation de la productivité: En vous attaquant immédiatement à la tâche la plus difficile de la journée, vous pouvez en finir rapidement et être plus productif et motivé pour le reste de la journée.
• Réduction du stress et de l’anxiété: Les tâches désagréables peuvent être source de stress et d’anxiété si vous les remettez sans cesse à plus tard. En les accomplissant immédiatement, vous pouvez réduire ces émotions négatives et vous rendre compte que ces tâches n’étaient pas aussi pénibles que vous le pensiez.
• Renforcement de la confiance en soi: Après avoir accompli une tâche difficile, on a le sentiment d’avoir réussi, ce qui renforce la confiance en soi et la motivation pour les autres tâches de la journée.
• Facilité d’application: La méthode est facile à appliquer et peut être intégrée dans la routine de travail sans nécessiter de grands changements.

Inconvénients de la méthode « mangez cette grenouille »

• Difficultés de démarrage: Il peut être difficile de s’habituer à la méthode, surtout si l’on a l’habitude de remettre à plus tard les tâches désagréables. Il peut également être un peu difficile au début de hiérarchiser les tâches. Cependant, avec un peu de temps et de pratique, vous pourrez vous habituer à cette nouvelle méthode et vous en verrez rapidement les avantages.
• Pas pour les tâches complexes: La méthode convient mieux aux tâches simples et claires. Les tâches plus complexes et plus longues peuvent s’avérer plus difficiles si vous essayez de les accomplir en tant que première tâche de la journée. Cela s’explique également par le fait que vous risquez d’être sous pression si vous devez travailler toute la journée sur une tâche importante. Il est donc judicieux de diviser ces tâches en lots de travail plus petits sur lesquels vous pouvez travailler plus facilement.
• Peu de flexibilité: Étant donné que vous devez respecter un certain ordre, il peut être difficile de s’adapter à des tâches inattendues ou à des changements dans le programme quotidien. En même temps, cette approche exige une grande discipline et peut donc être un défi pour les personnes qui aiment travailler de manière plus flexible.
• Distractions: Il est facile de se laisser distraire pendant que l’on travaille sur une tâche importante, ou même avant d’avoir commencé. Par conséquent, donnez à votre grenouille la priorité sur tout le reste et tenez-vous-y. Essayez d’éviter toute distraction à l’avance. Par exemple, éteignez votre téléphone, n’ouvrez pas votre boîte aux lettres électronique et demandez à vos collègues de ne pas vous déranger pendant que vous travaillez sur votre grenouille.
• La grenouille ne peut pas être réalisée le matin à la première heure: Même si des contraintes externes vous sont imposées, par exemple parce que la grenouille est un rendez-vous de l’après-midi ou un appel téléphonique avec un client qui n’est pas disponible le matin, vous pouvez utiliser la méthode « mangez cette grenouille ». Dans ce cas, vous devez vous assurer que vous vous acquittez de votre tâche dès que cela est possible – sans excuses ni procrastination. Votre réunion est à 14 heures ou le client est à nouveau disponible à partir de 13 heures? Tenez-vous-en à ce délai précis et réalisez la tâche immédiatement.

Adaptations de la méthode

La méthode « mangez cette grenouille » peut être adaptée aux différents besoins et styles de travail des utilisateurs. Par exemple, certaines personnes peuvent avoir plusieurs « tâches grenouilles » par jour, tandis que d’autres peuvent vouloir accomplir une tâche difficile par jour.
La méthode peut également être combinée avec d’autres méthodes de gestion du temps telles que Pomodoro, GTD (Getting Things Done) ou le principe d’Eisenhower pour une efficacité optimale. Cela dépend entièrement de votre style de travail et de vos besoins. Il est important de tester les différentes méthodes et de vérifier laquelle vous convient le mieux.

Comment rendre  »mangez cette grenouille » plus efficace?

• Tenez une liste des choses à faire: Notez toutes les tâches qui se présentent directement sur une liste de tâches et rayez les tâches que vous avez déjà terminées. Cela permet non seulement de ne pas oublier une tâche, mais peut également avoir un effet motivant. Pour la liste, vous pouvez utiliser une feuille de papier et un stylo, une liste de tâches sur votre smartphone, mais aussi un tableau Kanban pratique.
• Évitez les distractions: Essayez d’éviter autant que possible les distractions telles que les appels téléphoniques, les courriels et les messages lorsque vous travaillez sur votre tâche la plus difficile. Vous pourrez ainsi vous concentrer pleinement sur votre tâche et en venir à bout rapidement.
• Faites des pauses: Il est très important de prendre suffisamment de temps pour les pauses, en particulier lorsque l’on travaille sur des tâches qui prennent beaucoup de temps. Dans ce cas, il peut être utile de diviser les tâches en unités plus petites et de combiner  »mangez cette grenouille » avec la technique Comodoro, par exemple, afin d’augmenter encore votre productivité, de programmer des pauses régulières et de pouvoir commencer la tâche de la grenouille avec plus de motivation.
• Récompensez-vous: Récompensez-vous lorsque vous terminez une tâche difficile afin de maintenir votre motivation et votre concentration pour le reste des tâches de la journée. Le fait de cocher ou de rayer la tâche la plus difficile de la journée sur votre liste de choses à faire peut déjà avoir un effet motivant.
• Restez flexible: La méthode « mangez cette grenouille » est une approche générale de la gestion du temps. Soyez donc prêt à faire des ajustements si vous remarquez que quelque chose ne fonctionne pas ou que les priorités de la journée changent.

La méthode « mangez cette grenouille » dans la gestion de projet

La méthode peut également s’appliquer utilement à la gestion de projet en vous aidant à hiérarchiser les nombreuses tâches que vous et votre équipe devez accomplir. L’accent n’est donc plus mis sur vos propres tâches, mais sur le travail d’équipe.
Si vous avez défini des objectifs clairs pour votre projet, vous pouvez les utiliser pour déterminer chaque jour les tâches les plus importantes pour la réussite de votre projet et celles sur lesquelles il faut donc travailler en premier. Lorsque vous appliquez la méthode  »mangez cette grenouille » à la gestion de projet, vous devez travailler en étroite collaboration avec votre équipe afin de vous assurer que toutes les tâches sont accomplies de manière efficace et efficiente, tout en gardant une vue d’ensemble. Suivez également l’avancement du projet régulièrement et soyez prêt à faire des ajustements si quelque chose ne fonctionne pas. Récompensez votre équipe lorsque des tâches difficiles ont été accomplies ou que des étapes particulières ont été franchies afin de la motiver pour la suite du projet.

Conclusion

La méthode « mangez cette grenouille » est un outil efficace et simple de gestion du temps qui permet de réaliser les tâches les plus importantes de la journée de manière efficace et efficiente. Cette méthode peut également être utilisée avec succès dans le cadre de la gestion de projets en fixant des priorités, en suivant les progrès accomplis et en étant prêt à procéder à des ajustements si nécessaire.

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