¿Cómo introducir una Oficina de Gestión de Proyectos (PMO)?

Algunos pasos para el éxito de una PMO

¿Qué es una PMO? ¿Qué tareas puede realizar?

La Oficina de Gestión de Proyectos (PMO) u oficina de proyectos es una oficina central de la empresa que sirve de apoyo a los proyectos, a los jefes de proyecto y a la gestión de múltiples proyectos. Ayuda, en particular, en las tareas relacionadas con la preparación, planificación, control, documentación y seguimiento de los proyectos, y mantiene una visión general de todos ellos. Por tanto, puede asumir diferentes tareas:

• Tareas estratégicas: Una PMO tiene una buena visión de conjunto de la cartera de proyectos y, al mismo tiempo, conoce la estrategia corporativa. Por tanto, puede seleccionar y priorizar los proyectos que ayudarán a su empresa a cumplir su estrategia. Además, una PMO puede hacerse cargo de la gestión central de oportunidades y riesgos de todos los proyectos.
  Además, la PMO puede encargarse de establecer directrices, desarrollar normas o introducir nuevas herramientas y métodos. Así se garantizan normas PM uniformes y una calidad constante.
• Tareas de apoyo: Asesorar sobre la ejecución de proyectos y proporcionar información, apoyo técnico o plantillas, así como entrenar y formar al personal en métodos de gestión de proyectos también pueden formar parte de las tareas de una PMO. Una PMO también puede ayudarle a reservar salas de reuniones, organizar el equipo de trabajo, preparar y hacer el seguimiento de las reuniones, y registrar y mantener los datos del proyecto.
• Tareas de control: El control del proyecto en cuanto a plazos, consecución de objetivos, costes y calidad también puede ser una tarea de la PMO, al igual que comprobar si se cumplen las normas especificadas.
• Tareas de control: Las PMO operativas también intervienen directamente en los proyectos. Por ejemplo, coordina el uso de recursos entre distintos proyectos, asigna jefes de proyecto y miembros de equipo o proporciona personal de su propio equipo para ejecutar un proyecto.

¿Cuándo tiene sentido introducir una PMO?

Puesto que introducir una PMO no sólo es costoso, sino que también lleva mucho tiempo, debe considerar detenidamente si tiene sentido en su caso. Cuantos más proyectos diferentes haya que gestionar y más recursos se utilicen en distintos departamentos, ubicaciones o incluso países, más útil será una Oficina de Gestión de Proyectos como interfaz de coordinación. También es útil cuando hay que tomar decisiones rápidas y establecer prioridades en función de la estrategia corporativa, así como cuando numerosas partes interesadas quieren estar informadas con precisión sobre los proyectos en curso.

Desventajas de una PMO

(en función de su orientación y tareas)

• Costes elevados
• Introducción costosa y lenta
• Puede suponer un aumento del trabajo administrativo y una ralentización de los procesos.
• No siempre se da la aceptación dentro de la empresa

Introducción de una PMO – un proyecto

Dado que las tareas y responsabilidades de una PMO deben adaptarse a las necesidades de su empresa, la introducción de una PMO se estructura como un proyecto: en primer lugar, se prepara un análisis de la situación actual, a partir del cual se deriva un concepto personalizado que luego se introduce y se traslada al funcionamiento regular.

1. análisis tal cual:

Para definir de forma óptima los objetivos y las áreas de responsabilidad de la PMO en lo sucesivo, primero debe crear una lista de proyectos. Si ya utiliza un software de gestión de proyectos con función de gestión de carteras, puede consultar allí la lista completa. También debe analizar el estado actual de su panorama de gestión de proyectos. Pregúntese esto:

• ¿Qué procesos, métodos y herramientas se utilizan actualmente? ¿Son eficaces y eficientes?
• ¿Cómo se forma a los equipos de proyecto?
• ¿Cuándo se trata un proyecto como tal?
• ¿Cuáles son los proyectos actuales y cuál es su prioridad?
• ¿Qué utilidad tienen los informes de situación anteriores?
• ¿Dónde hay problemas o puntos débiles?

Además de este análisis, también debe mantener conversaciones con cada una de las partes interesadas para comprender qué se espera de una PMO. Así que aclare quiénes son las partes interesadas y qué beneficios prevén.
Compare los deseos con los resultados del análisis del estado actual y podrá obtener recomendaciones para su futura PMO.

2ª concepción:

Ahora debe determinar qué tareas, derechos y competencias deben asignarse a su nueva PMO y dónde debe centrarse. La base para ello es el análisis del estado actual con los requisitos identificados. En esta fase, también debe considerar en qué parte de la jerarquía de su empresa debe integrarse la PMO y qué empleados son necesarios.
Nuestro consejo: Las partes interesadas suelen tener expectativas muy diferentes de una nueva PMO. Sin embargo, pasa mucho tiempo antes de que esto sea realmente aceptado por todos los empleados y pueda funcionar eficazmente. Por lo tanto, es más fácil concentrarse en unas pocas tareas esenciales al principio y ampliar gradualmente el alcance de las tareas. Esto aumenta la aceptación y la comprensión dentro de su empresa.

3. aplicación:

Ahora puede iniciar la implantación de su PMO, contratar al responsable de la PMO y a su equipo y formar al equipo. A la hora de contratar, busque muchos años de experiencia en gestión de proyectos, así como orientación al servicio, pero también asertividad.
También debe garantizar una buena comunicación con las partes interesadas y el personal durante la aplicación. El marketing interno le ayuda a dar a conocer a todo el mundo las tareas y servicios que ofrece el nuevo departamento.
Ahora prepare también las tareas de la PMO: Por ejemplo, se pueden establecer criterios para la selección de un método de gestión de proyectos, diseñar procesos o elaborar una lista de recursos disponibles con sus actividades.

4. funcionamiento regular:

Tras la implantación, sigue el funcionamiento regular, es decir, el equipo de su Oficina de Gestión de Proyectos asume ahora todas las tareas de forma independiente. Es importante que las tareas y las áreas de responsabilidad de la PMO también se cuestionen una y otra vez durante las operaciones regulares. De este modo, la PMO puede optimizarse y adaptarse mejor a su empresa y a sus necesidades actuales.

Consejos para la introducción de una PMO

• Victorias rápidas: Unas pocas victorias rápidas inmediatamente después de la introducción de la PMO pueden crear entusiasmo y aumentar la aceptación en la empresa. Así que, ya en la fase de concepción, piense en qué aspectos puede lograr un éxito rápido o en qué problemas puede simplemente apoyar a los equipos de proyecto. Para ello, es importante un análisis preciso y honesto de los puntos débiles de la actual gestión de proyectos.
• Implique a las partes interesadas: Asegúrese de comunicarse de forma transparente con todas las partes interesadas en una fase temprana. De este modo, todo el mundo está informado exactamente de por qué se introduce la PMO y dónde puede prestar su ayuda. Si las ventajas de la Oficina de Gestión de Proyectos se ponen repetidamente en conocimiento de las partes interesadas, es más probable que trabajen de forma constructiva con usted. Según nuestra experiencia, todavía puede ocurrir que algunos empleados se muestren inicialmente escépticos ante una nueva PMO. Por ello, es especialmente importante que la dirección respalde firmemente este nuevo departamento.
• Definir claramente las tareas: Una PMO puede asumir innumerables tareas diferentes y hacerlo simultáneamente en distintos departamentos y ubicaciones. Sin embargo, sobre todo al principio, esto puede generar confusión y sobrecarga. Por lo tanto, tiene sentido empezar con unas pocas tareas esenciales definidas con precisión y a pequeña escala, y luego ampliar la PMO según sea necesario.

Conclusión

Cada Oficina de Gestión de Proyectos es diferente, ya que debe adaptarse a las necesidades individuales de una empresa. Por lo tanto, también puede asumir muchas tareas diferentes, desde meras funciones de apoyo hasta la gestión de proyectos enteros. Sin embargo, una PMO sólo puede funcionar realmente bien si todas las partes interesadas comprenden el valor añadido de este departamento y cooperan con él. Pero entonces puede contribuir mucho al éxito de la empresa.

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