Wie führt man ein Project Management Office (PMO) ein?

In wenigen Schritten zum erfolgreichen PMO

Was ist ein PMO? Welche Aufgaben kann es erfüllen?

Das Project Management Office (PMO) oder Projektbüro ist eine zentrale Stelle im Unternehmen, die der Unterstützung von Projekten, Projektleitenden und dem Multiprojektmanagement dient. Es hilft insbesondere bei Aufgaben rund um die Projektvorbereitung, -planung, -kontrolle, -dokumentation und -nachbereitung und bewahrt einen Überblick über sämtliche Projekte. Daher kann es unterschiedliche Aufgaben übernehmen:

• Strategische Aufgaben: Ein PMO hat einen guten Überblick über das Projektportfolio und kennt gleichzeitig die Unternehmensstrategie. Daher kann es die Projekte auswählen und priorisieren, die Ihrem Unternehmen bei der Erfüllung seiner Strategie helfen. Zusätzlich kann ein PMO das zentrale Chancen- und Risikomanagement für sämtliche Projekte übernehmen.
  Zudem kann das PMO dafür verantwortlich sein, Richtlinien festzulegen, Standards zu entwickeln oder neue Werkzeuge und Methoden einzuführen. Auf diese Weise werden einheitliche PM-Standards und eine gleichbleibende Qualität gewährleistet.
• Unterstützende Aufgaben: Beratung bei der Durchführung von Projekten und Bereitstellung von Informationen, technischem Support oder Vorlagen, sowie Coaching und Training der Mitarbeitenden in Projektmanagement-Methoden können ebenfalls zu den Aufgaben eines PMOs gehören. Ein PMO kann Sie aber auch bei der Buchung von Besprechungsräumen, der Organisation von Arbeitsmitteln, der Vor- und Nachbereitung von Meetings sowie der Erfassung und Pflege von Projektdaten unterstützen.
• Überwachende Aufgaben: Auch das Projektcontrolling hinsichtlich Zeit, Zielerreichung, Kosten und Qualität kann eine Aufgabe des PMO sein, ebenso wie die Überprüfung, ob vorgegebene Standards eingehalten werden.
• Steuernde Aufgaben: Operative PMOs übernehmen greifen zudem direkt in Projekte ein. So koordinieren Sie beispielsweise den Ressourceneinsatz zwischen verschiedenen Projekten, weisen Projektmanager und Teammitglieder zu oder stellen aus dem eigenen Team Personal zur Verfügung, um ein Projekt umzusetzen.

Wann ist es sinnvoll ein PMO einzuführen?

Da es nicht nur kostspielig ist, sondern auch viel Zeit braucht, ein PMO einzuführen, sollten Sie genau überlegen, ob es in Ihrem Fall sinnvoll ist. Je mehr verschiedene Projekte gesteuert werden müssen und je mehr dabei abteilungs-, standort- oder sogar länderübergreifend Ressourcen eingesetzt werden, umso nützlicher ist ein Project Management Office als koordinierende Schnittstelle. Ausserdem ist es sinnvoll, wenn schnelle Entscheidungen und Prioritäten aufgrund der Unternehmensstrategie getroffen werden sollen, sowie wenn zahlreiche Stakeholder genau über die laufenden Projekte informiert werden wollen.

Nachteile eines PMO

(je nach dessen Ausrichtung und Aufgaben)

• Hohe Kosten
• Einführung aufwändig und zeitintensiv
• Es kann zu erhöhtem administrativen Aufwand und langsameren Prozessen führen
• Akzeptanz im Unternehmen nicht immer gegeben

Einführung eines PMO – ein Projekt

Da die Aufgaben und Verantwortlichkeiten eines PMO angepasst an die Bedürfnisse Ihres Unternehmens sein sollten, gestaltet sich die Einführung eines PMO wie ein Projekt: Zunächst erstellen Sie eine Analyse der aktuellen Situation, aus der Sie dann ein massgeschneidertes Konzept ableiten, das Sie anschliessend einführen und in den Regelbetrieb überführen.

1. Ist-Analyse:

Um im Folgenden die Ziele und Aufgabenbereiche des PMO optimal festzulegen, sollten Sie zunächst eine Projektliste erstellen. Nutzen Sie bereits eine Projektmanagementsoftware mit Portfoliomanagement-Funktion, können Sie die vollständige Liste dort einsehen. Ausserdem sollten Sie den aktuellen Status Ihrer Projektmanagementlandschaft analysieren. Fragen Sie sich dazu:

• Welche Prozesse, Methoden und Werkzeuge werden aktuell verwendet? Sind diese effektiv und effizient?
• Wie sind die Projektteams ausgebildet?
• Wann wird ein Projekt als solches behandelt?
• Welche Projekte gibt es aktuell und wie ist ihre Priorität?
• Wie sinnvoll sind bisherige Statusberichte?
• Wo gibt es Probleme oder Schwachstellen?

Neben dieser Analyse sollten Sie auch Gespräche mit den einzelnen Stakeholdern führen, um zu verstehen, was von einem PMO erwartet wird. Klären Sie also, wer die Interessensgruppen sind und welchen Nutzen sich diese vorstellen.
Vergleichen Sie die Wünsche mit den Ergebnissen aus der Ist-Analyse, können Sie Empfehlungen für Ihr zukünftiges PMO ableiten.

2. Konzeption:

Nun sollten Sie festlegen, welche Aufgaben, Rechte und Kompetenzen Ihrem neuen PMO übertragen werden sollen und wo seine Schwerpunkte liegen. Als Grundlage dient Ihnen hierbei die Ist-Analyse mit den identifizierten Anforderungen. Zudem sollten Sie sich in dieser Phase überlegen, an welcher Stelle in Ihrer Unternehmenshierarchie das PMO eingegliedert werden soll, und welche Mitarbeitenden gebraucht werden.
Unser Tipp: Häufig haben die Stakeholder viele verschiedene Erwartungen an ein neues PMO. Bis dieses aber wirklich von allen Mitarbeitenden angenommen wird und effektiv arbeiten kann, braucht es eine lange Zeit. Daher ist es einfacher, sich zunächst auf wenige, essenzielle Aufgaben zu konzentrieren und den Aufgabenbereich nach und nach auszuweiten. Das erhöht die Akzeptanz und das Verständnis innerhalb Ihres Unternehmens.

3. Implementierung:

Nun können Sie mit der Einführung Ihres PMOs starten, den PMO-Manager und sein Team einstellen und das Team schulen. Achten Sie bei der Einstellung auf langjährige Erfahrung im Projektmanagement sowie Dienstleistungsorientierung, aber auch Durchsetzungskraft.
Ausserdem sollten Sie während der Implementierung auf eine gute Kommunikation mit Stakeholdern und Mitarbeitenden achten. Internes Marketing hilft Ihnen dabei, allen die Aufgaben und die angebotenen Dienstleistungen der neuen Abteilung klarzumachen.
Bereiten Sie nun auch die Aufgaben des PMO vor: So können beispielsweise Kriterien für die Auswahl einer Projektmanagement-Methode aufgestellt werden, Prozesse gestaltet werden oder eine Liste der verfügbaren Ressourcen mit Ihren Tätigkeiten zusammengestellt werden.

4. Regelbetrieb:

Nach der Implementierung folgt der Regelbetrieb, d. h. das Team Ihres Project Management Office übernimmt nun sämtliche Aufgaben eigenständig. Wichtig ist, dass die Aufgaben und Verantwortungsbereiche des PMO auch im Regelbetrieb immer wieder hinterfragt werden. Auf diese Weise kann das PMO optimiert und besser an Ihr Unternehmen sowie dessen aktuelle Bedürfnisse angepasst werden.

Tipps zur Einführung eines PMO

• Schnelle Erfolge: Einige Quick Wins direkt nach der Einführung des PMO können für Begeisterung sorgen und die Akzeptanz im Unternehmen erhöhen. Überlegen Sie sich also bereits in der Konzeptionsphase, wo Sie einen schnellen Erfolg erzielen können oder bei welchen Problemen Sie Projektteams einfach unterstützen können. Wichtig ist hierfür eine genaue und ehrliche Analyse der Schwachstellen im aktuellen Projektmanagement.
• Stakeholder einbinden: Achten Sie darauf, schon frühzeitig transparent mit sämtlichen Stakeholdern zu kommunizieren. So ist jeder genau darüber informiert, warum das PMO eingeführt wird und wo es Hilfestellung leisten kann. Werden die Vorteile des Project Management Office den Stakeholdern immer wieder ins Bewusstsein gerufen, ist die Wahrscheinlichkeit grösser, dass Sie konstruktiv mit Ihnen zusammenarbeiten. Unserer Erfahrung nach, kann es trotzdem vorkommen, dass einige Mitarbeitende einem neuen PMO zunächst skeptisch gegenüberstehen. Daher ist es besonders wichtig, dass das Management fest hinter dieser neuen Abteilung steht.
• Aufgaben klar definieren: Ein PMO kann unzählige verschiedene Aufgaben übernehmen und dies gleichzeitig in verschiedenen Abteilungen und Standorten. Gerade in der Anfangszeit kann dies aber zu Verwirrung und zu Überlastungen führen. Daher ist es sinnvoll, zunächst mit wenigen essenziellen Aufgaben, die exakt definiert werden, und in kleinem Rahmen zu starten und das PMO dann je nach Bedarf auszubauen.

Fazit

Jedes Project Management Office ist anders, da es an die individuellen Bedürfnisse eines Unternehmens angepasst sein sollte. Daher kann es auch zahlreiche verschiedene Aufgaben übernehmen – von reinen Unterstützungsfunktionen bis hin zum Managen ganzer Projekte. Allerdings kann ein PMO nur dann wirklich gut arbeiten, wenn alle Stakeholder den Mehrwert dieser Abteilung verstehen und mit ihr zusammenarbeiten. Dann kann es jedoch viel zum Unternehmenserfolg beitragen.

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