Projektmanagement-ABC: S wie SCRUM

Effiziente Teamarbeit mit SCRUM: Prinzipien, Rollen und Zeremonien

Was ist SCRUM?

SCRUM ist ein agiles Rahmenwerk, das Teams dabei unterstützt, komplexe Projekte in kleinen, überschaubaren Schritten zu entwickeln und zu liefern. Es basiert auf iterativen und inkrementellen Prozessen, die eine kontinuierliche Verbesserung und Anpassung ermöglichen. SCRUM wird hauptsächlich in der Softwareentwicklung eingesetzt, hat jedoch auch in anderen Bereichen an Bedeutung gewonnen.
SCRUM wurde in den frühen 1990er Jahren von Jeff Sutherland und Ken Schwaber entwickelt. Beide suchten nach einem flexiblen und effektiven Ansatz, um die Herausforderungen in der Softwareentwicklung zu bewältigen. Ihr Ziel war es, ein Framework zu schaffen, das Teams dabei hilft, schneller und besser auf sich ändernde Anforderungen und komplexe Projekte zu reagieren.
Der Begriff „SCRUM“ selbst stammt aus dem Rugby und bezieht sich auf eine Formation, bei der das Team eng zusammenarbeitet, um den Ball voranzutreiben. Diese Metapher verdeutlicht den kollaborativen und iterativen Ansatz von SCRUM, bei dem das gesamte Team gemeinsam daran arbeitet, ein Projekt erfolgreich abzuschliessen.

Die drei Säulen von SCRUM

SCRUM basiert auf der Idee, ein Projekt in wiederkehrenden Iterationen (Sprints) abzuwickeln, statt alles im Vorhinein zu planen. In jeder der Iterationen werden Erkenntnisse gewonnen, die im nächsten Zyklus verwendet werden. Daher bilden drei Säulen die Grundlagen von SCRUM:

• Transparenz: Alle Aspekte des Prozesses müssen sichtbar und verständlich für alle Beteiligten sein. Transparente Prozesse und Ziele fördern das Vertrauen und die Zusammenarbeit im Team.
• Inspektion: Regelmässige Überprüfungen der Arbeit und des Fortschritts sind entscheidend, um Probleme frühzeitig zu erkennen und zu lösen. SCRUM-Zeremonien wie Daily SCRUM und Sprint Review bieten hierfür die passenden Gelegenheiten.
• Adaption: Basierend auf den Ergebnissen der Inspektion passt das Team seine Arbeitsweise kontinuierlich an. Dies ermöglicht eine schnelle Reaktion auf Veränderungen und neue Erkenntnisse.

Die Rollen im SCRUM-Team

In SCRUM gibt es drei wesentliche Rollen, die jeweils spezifische Aufgaben und Verantwortlichkeiten haben: den SCRUM Master, den Product Owner und das Entwicklungsteam. Diese Rollen sind klar definiert, um sicherzustellen, dass alle Aspekte des Projektes effektiv gemanagt und umgesetzt werden.

1. SCRUM Master

Der SCRUM Master ist dafür verantwortlich, dass der Prozess eingehalten wird. Er funktioniert als Prozesscoach, Mentor und Moderator. Als Servant-Leader dient er dem Team, indem er Hindernisse aus dem Weg räumt. Ausserdem fördert er die kontinuierliche Verbesserung, leitet die SCRUM-Zeremonien und schult die Teammitglieder in den Prinzipien von SCRUM. Dabei kann er keine inhaltliche Kontrolle über das Projektteam ausüben und gibt keine Anweisungen, sondern sorgt nur dafür, dass das Team produktiv arbeiten kann du vor Einflüssen von aussen geschützt wird, sodass ein produktiver Arbeitsfluss aufrechterhalten werden kann.

2. Product Owner

Der Product Owner ist verantwortlich für den Projektinhalt und ist zentraler Ansprechpartner für alle Belange der Produktentwicklung. Daher übernimmt er das Anforderungsmanagement, in dem er die Produktanforderrungen im Product Backlog definiert und priorisiert. Der Product Owner agiert so gleichzeitig als Bindeglied zwischen dem Entwicklungsteam und den Stakeholdern. So stellt er sicher, dass das Produkt den Erwartungen und Bedürfnissen der Kunden entspricht. Er entwickelt und kommuniziert die Produktvision und sorgt dafür, dass das Team auf die langfristigen Ziele hinarbeitet. Ausserdem trifft der Product Owner Entscheidungen über den Umfang und Priorität der Arbeit, die im jeweiligen Sprint umgesetzt werden soll.

3. Developer

Das Entwicklungsteam ist verantwortlich für die Umsetzung der Projektinhalte. Ein solches Team sollte multidisziplinär (cross-functional) besetzt sein. Das bedeutet, es sollte aus Fachleuten mit verschiedenen Fähigkeiten bestehen, die gemeinsam an der Umsetzung der Aufgaben arbeiten. Daher besteht das Team meist aus drei bis neun Mitgliedern, damit es einerseits klein genug ist, um Kommunikationsaufwände zu reduzieren und gleichzeitig gross genug, um alle nötigen Qualifikationen abzudecken. Das ist wichtig, da das Entwicklungsteam sich selbst organisiert und eigenständig entscheidet, wie die anstehende Arbeit am besten erledigt wird. Dieses Team liefert am Ende jedes Sprints ein fertiges, potenziell auslieferbares Produktinkrement. Ausserdem reflektiert das Team regelmässig die eigenen Arbeitsprozesse und Ergebnisse, um diese kontinuierlich zu optimieren.

Die Zusammenarbeit zwischen den Rollen ist entscheidend für den Erfolg eines SCRUM-Teams. Der SCRUM Master sorgt für eine reibungslose Durchführung der Prozesse, der Product Owner definiert klare Ziele und Prioritäten, und das Entwicklungsteam setzt diese effizient um. Durch regelmässige Kommunikation und Zusammenarbeit stellen sie sicher, dass das Produkt kontinuierlich verbessert und an die Bedürfnisse der Kunden angepasst wird.

Artefakte in SCRUM

In SCRUM gibt es drei zentrale Artefakte, die den Entwicklungsprozess unterstützen und sicherstellen, dass alle Beteiligten über den aktuellen Stand und die Fortschritte informiert sind. Diese Artefakte sind der Product Backlog, der Sprint Backlog und das Inkrement.

1. Product Backlog

Der Product Backlog ist eine geordnete Liste von Anforderungen und Aufgaben, die für die Entwicklung des Produktes notwendig sind. Er umfasst alle Funktionen, Verbesserungen und Fehlerbehebungen, die am Produkt vorgenommen werden sollen. Im Gegensatz zu einem Anforderungskatalog im klassischen Projektmanagement ist der Product Backlog dynamisch, d. h. es werden kontinuierliche neue Anforderungen hinzugefügt und bestehende können geändert oder entfernt werden. Die Einträge sind gemäss ihrer Wichtigkeit basierend auf dem Geschäftswert und den Anforderungen der Stakeholder priorisiert. Dabei sind die obersten Einträge mit hoher Priorität in der Regel klar detailliert beschrieben, da sie in naher Zukunft umgesetzt werden sollen, während Einträge weiter unten in der Liste erst im Laufe der Zeit konkretisiert werden.

2. Sprint Backlog

Der Sprint Backlog ist eine Liste von Aufgaben, die das Entwicklungsteam während eines Sprints umsetzen will. Er wird zu Beginn jedes Sprints im Sprint Planning Meeting erstellt und basiert auf den höchstpriorisierten Einträgen des Product Backlogs. Der Sprint Backlog enthält also nur die Aufgaben, die das Team im aktuellen Sprint umsetzen will, um das Sprint-Ziel zu erreichen. Ergänzt wird er durch einen Plan, wie die Aufgaben umgesetzt werden sollen, wofür diese in Teilaufgaben zerlegt werden. Er kann während des Sprints bei Bedarf angepasst und aktualisiert werden, um sicherzustellen, dass das Sprint-Ziel erreicht wird.

3. Inkrement

Ein Inkrement ist das Ergebnis der Arbeit aller während eines Sprints erledigten Aufgaben plus der Inkremente der vorherigen Sprints. So stellt es einen weiteren Schritt in Richtung des endgültigen Produkts dar und zeigt, dass das Produkt mit jedem Sprint wertvoller und umfangreicher wird. Egal, ob ein Inkrement später tatsächlich produktiv eingesetzt wird, es muss funktionsfähig und potenziell auslieferbar sein. Am Ende eines jeden Sprints wird das Inkrement im Sprint Review präsentiert und überprüft, um sicherzustellen, dass es den Anforderungen entspricht und wertvollen Input für die Weiterentwicklung liefert.

Die Artefakte in SCRUM sind eng miteinander verknüpft und spielen zusammen eine entscheidende Rolle für den Erfolg des Projekts. Der Product Backlog liefert die Grundlage für die Arbeit im Sprint Backlog, und die Umsetzung dieser Arbeit führt zu einem neuen Inkrement. Diese Struktur ermöglicht eine iterative und inkrementelle Entwicklung, die Flexibilität und kontinuierliche Verbesserung fördert.

Ereignisse im SCRUM-Framework

Im Gegensatz zum klassischen Projektmanagement gibt es im agilen Projektmanagement keine vorher festgelegten Phasen, sondern zyklisch ablaufende Iterationen. Diese Iterationen heissen in SCRUM Sprints und bilden das Herzstück aller SCRUM-Projekte. Jedes Projekt besteht aus mehreren Sprints, die maximal einen Monat lang sein sollten und in denen ein definiertes Ziel erreicht werden soll. In jedem Sprint finden die Ereignisse Sprint Planning, Daily SCRUM, Sprint Review und Sprint Retrospective statt. Zusätzlich gibt es das Refinement (Backlog Refinement) Meeting. Diese Meetings, auch Zeremonien genannt, dienen dazu sicherzustellen, dass das Team effektiv zusammenarbeitet, der Fortschritt regelmässig überprüft und die Arbeit sowie das Produkt kontinuierlich verbessert werden.

1. Sprint Planning

Das Sprint Planning dient dazu, die Arbeit für den kommenden Sprint zu planen. Hier legt das Team fest, welche Aufgaben aus dem Product Backlog im nächsten Sprint bearbeitet werden sollen. Die Dauer liegt bei maximal 8 Stunden für einen 4-wöchigen Sprint, wobei die Dauer bei kürzeren Sprints entsprechend kürzer ausfallen sollte. In diesem Meeting werden die Ziele für den nächsten Sprint gesetzt, indem der Product Owner die höchsten Prioritäten aus dem Backlog präsentiert und darauf basierend die Ziele für den Sprint erklärt. Anschliessend diskutiert das Team und wählt die Backlog Items aus, die es im Sprint umsetzen kann. Danach erstellt es einen detaillierten Plan, wie diese Items in funktionierende Inkremente umgesetzt werden können.

2. Daily SCRUM

Das Daily SCRUM ist ein kurzes tägliches Meeting, um den Fortschritt zu überprüfen und den Plan für die nächsten 24 Stunden zu aktualisieren. Das Meeting wird oft auch als Daily Standup bezeichnet, da es meist im Stehen abgehalten wird und maximal nur 15 Minuten dauern sollte. In der Praxis haben sich drei Fragen etabliert, die in dem Meeting von jedem Teammitglied beantwortet werden sollten:

• Was habe ich seit dem letzten Daily SCRUM getan?
• Was werde ich bis zum nächsten Daily SCRUM tun?
• Welche Hindernisse stehen mir im Weg?

3. Sprint Review

Am Ende jedes Sprints wird ein Sprint Review durchgeführt, in dem das Inkrement vorgestellt wird und das Team Feedback von den Stakeholdern erhält. Basierend auf den Erkenntnissen des Sprints, dem erhaltenen Feedback und möglichen Änderungen des Marktes wird dann der Product Backlog angepasst. Dieses Meeting sollte für einen 4-wöchigen Sprint maximal 4 Stunden dauern und ist ein sehr wichtiges Ereignis, weil hier direkte Kommunikation zwischen den Developern und den Stakeholdern stattfindet.

4. Sprint Retrospective

Gemäss dem Grundsatz des Überprüfens und Anpassens reflektiert das Team in der Sprint Retrospektive den vergangenen Sprint und identifiziert Verbesserungsmöglichkeiten für zukünftige Sprints. In dem maximal 3 Stunden langen Meeting werden die positiven Aspekte des vergangenen Sprints (Was lief gut?) sowie die Herausforderungen und Probleme (Was lief nicht gut?) analysiert. Darauf basierend werden Aktionspläne für Verbesserungen der Arbeitsweise, Zusammenarbeit und Prozesse entwickelt.

5. Backlog Refinement (auch Backlog Grooming)

Das einzige SCRUM Meeting, das keiner definierten Struktur folgt, ist das Backlog Refinement-Meeting. Es dient dazu, den Product Backlog zu aktualisieren und sicherzustellen, dass die Einträge gut verstanden und priorisiert sind. Die bestehenden Einträge werden überprüft und aktualisiert. Höher priorisierte Einträge werden detaillierter beschrieben, um sie bereit für die zukünftigen Sprints zu machen und der Aufwand für die neuen oder aktualisierten Einträge wird geschätzt.

Fazit

SCRUM bietet eine bewährte Methodik für das Management komplexer Projekte, indem es Teams ermöglicht, effizienter und flexibler zu arbeiten. Durch die klare Struktur der Rollen, Artefakte und Zeremonien fördert SCRUM eine transparente und kollaborative Arbeitsweise, die auf kontinuierliche Verbesserung ausgerichtet ist. Dies führt nicht nur zu einer höheren Produktivität und grösseren Zufriedenheit innerhalb des Teams, sondern auch zu besseren und schnelleren Ergebnissen für Kunden und Stakeholder. Ob als Neueinsteiger oder erfahrener Anwender, bietet SCRUM wertvolle Ansätze und Werkzeuge, um die Herausforderungen moderner Projekte erfolgreich zu meistern.

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