Projektmanagement-ABC: S wie Stakeholder Mapping
Der Schlüssel zu effektiver Kommunikation und Zusammenarbeit
Der Vorgesetzte drängt, das Projekt schnell fertigzustellen, damit es im festgelegten zeitlichen Rahmen bleibt. Der Geldgeber möchte gleichzeitig, dass das Projekt das Budget nicht überschreitet, und der Kunde verlangt eine möglichst hohe Qualität. Es kann schwierig sein, als Projektleitender die oft entgegengesetzten Interessen verschiedener Stakeholder im Blick zu behalten und ein Projekt entsprechend umzusetzen. Das Stakeholder Mapping kann dabei helfen, den Überblick über die verschiedenen Interessensgruppen und ihre Erwartungen zu behalten, sowie passende Strategien für den Umgang mit den einzelnen Stakeholdern abzuleiten.
Was ist Stakeholder-Mapping?
Als Projektleitender ist es unerlässlich, die Bedeutung der Stakeholder für den Erfolg eines Projekts zu verstehen. Stakeholder sind die Personen oder Gruppen, die ein berechtigtes Interesse an einem Projekt haben, bzw. die von einem Projekt betroffen oder davon beeinflusst werden. Das können interne Stakeholder, wie z. B. Mitarbeitende oder ein interner Auftraggeber, aber auch externe Stakeholder wie Kunden, Lieferanten, Regulierungsbehörden, Medien, die Öffentlichkeit oder Investoren sein.
Die Identifizierung und Einbindung der richtigen Stakeholder in das Projekt sind von entscheidender Bedeutung, um eine effektive Kommunikation und Zusammenarbeit mit allen Interessensgruppen sicherzustellen. Nur wenn die Bedürfnisse, Sorgen und Erwartungen aller Stakeholder bekannt sind und berücksichtigt werden, können Konflikte vermieden werden und die Akzeptanz des Projektes wird erhöht.
Das Stakeholder-Mapping ist ein Prozess der Projektleitende dabei unterstützt, alle relevanten Stakeholder eines Projektes zu identifizieren und zu analysieren, um ihren Einfluss auf das Projekt zu verstehen. Es ermöglicht Projektleitenden, ein klares Bild davon zu bekommen, welche Stakeholder vom Projekt am meisten betroffen sind und wie sie am besten darin eingebunden werden können.
Vorteile des Stakeholder Mappings
Die Vorteile von Stakeholder-Mapping sind vielfältig. Erstens hilft es dabei, die Bedürfnisse und Erwartungen der Stakeholder besser zu verstehen. Dies ermöglicht es dem Projektleitenden, die Kommunikation und Zusammenarbeit gezielt auf die Bedürfnisse der einzelnen Stakeholder abzustimmen.
Zweitens ermöglicht Stakeholder-Mapping die frühzeitige Identifizierung potenzieller Konflikte oder Widerstände. Indem man die unterschiedlichen Interessen und Machtverhältnisse der Stakeholder berücksichtigt, kann man gezielte Massnahmen ergreifen, um Konflikte zu vermeiden oder zu lösen. So hilft das Stakeholder Mapping dabei, das Scheitern des Projektes zu verhindern.
Der Stakeholder Mapping Prozess
Der Prozess des Stakeholder-Mappings besteht aus fünf Schritten:
1. Stakeholder identifizieren:
Zunächst müssen alle relevanten Stakeholder identifiziert werden – von Investoren und Mitarbeitenden, über Kunden und Lieferanten, bis hin zu Medien oder sogar Politikern. Dabei darf keine relevante Interessensgruppe übersehen werden. Je nach Projekt kann dazu eine umfassende Stakeholder-Analyse durchgeführt werden. Aber auch folgende Fragen können helfen, alle Stakeholder zu identifizieren:
- Wer hat Interesse am Projekt und dessen Ergebnis?
- Wer profitiert von dem Projekt? Wer könnte durch das Projekt Nachteile haben?
- Wer ist finanziell an dem Projekt beteiligt?
- Wer ist fachlich daran beteiligt?
- Wen könnte das Projekt stören?
2. Stakeholder verstehen und bewerten:
Nach der Identifizierung der Stakeholder ist es wichtig, ihre Interessen, Bedürfnisse und Erwartungen zu verstehen. Dies kann durch Interviews, Umfragen oder andere Formen der Stakeholder-Analyse erreicht werden. Die Informationen sollten in einer strukturierten Art und Weise gesammelt und dokumentiert werden, um eine spätere Auswertung und die Ableitung einer Strategie zu ermöglichen. Ausserdem hilft diese Analyse beim Verständnis, welche Stakeholder besonders wichtig sind, denn nicht jede Interessensgruppe hat den gleichen Einfluss oder ist dem Projekt gegenüber positiv eingestellt. Als Kriterien zur Bewertung der Stakeholder haben sich Einfluss, bzw. Macht, und Konfliktwahrscheinlichkeit bewährt.
| Einfluss / Macht | Konfliktwahrscheinlichkeit |
| Hat der Stakeholder die Macht… … das Projekt zu fördern? … das Projekt scheitern zu lassen? … die Meinung anderer Stakeholder zu beeinflussen? |
Hat der Stakeholder… … einen Vor- oder Nachteil durch das Projekt? … Ziele, die denen des Projektes entsprechen oder widersprechen? … kommuniziert, dass er dem Projekt positiv oder negativ gegenüber eingestellt ist? |
3. Erstellen der Stakeholder-Matrix:
Die Stakeholder-Matrix hilft dabei, die Ergebnisse der Analyse zu visualisieren. Diese Matrix besteht aus vier Feldern, in denen die Stakeholder anhand der Kriterien eingetragen werden. So können Projektleitende schnell erkennen, welche Stakeholder für das Projekt am wichtigsten sind und wie sie am besten eingebunden werden sollten.
4. Strategie ableiten:
Die Stakeholder-Matrix dient als Grundlage für die Priorisierung der Stakeholder und die Entwicklung von passenden Kommunikations- und Zusammenarbeitsstrategien. Folgende Strategien haben sich bewährt:
| VIEL MACHT, GERINGE KONFLIKTWAHRSCHEINLICHKEIT: Informieren und Einbeziehen |
VIEL MACHT, HOHE KONFLIKTWAHRSCHEINLICHKEIT: Engagement und Konfliktmanagement |
| Bei diesen Stakeholdern ist eine regelmässige, transparente Kommunikation entscheidend. Informieren Sie sie frühzeitig über relevante Entwicklungen und beziehen Sie sie aktiv in Entscheidungsprozesse ein. Ausserdem können Sie die Expertise dieser Stakeholder konstruktiv nutzen oder sie um Unterstützung bitten, andere Stakeholder vom Projekt zu überzeugen. | Diese Stakeholder können das Projekt zum Scheitern bringen, daher ist hier eine intensive Kommunikation und eine proaktive Konfliktbewältigung erforderlich. Stellen Sie sicher, dass diese Stakeholder frühzeitig involviert werden, versuchen Sie ihre Bedenken, bzw. ihre Perspektive, zu verstehen und arbeiten Sie gemeinsam an Lösungen. Kommunizieren Sie möglichst persönlich und regelmässig mit dieser Gruppe, um Konflikte zu vermeiden, Vertrauen aufzubauen und sie möglichst für das Projekt zu begeistern. |
| GERINGE MACHT, NIEDRIGES KONFLIKTPOTENZIAL: Standardkommunikation |
GERINGE MACHT, ABER HOHES KONFLIKTPOTENZIAL: Proaktive Kommunikation / Beziehungsaufbau |
| Stakeholder mit geringer Macht und niedriger Konfliktwahrscheinlichkeit benötigen regelmässige, aber standardisierte Informationen. Eine klare und einfache Kommunikation ist wichtig, um sie auf dem Laufenden zu halten, ohne unnötige Unruhe zu verursachen. Allerdings ist es wichtig, diese Stakeholdergruppe zu beobachten, falls sich ihr Einfluss und Konfliktpotenzial im Laufe des Projektes ändert. | Trotz geringer Macht kann diese Gruppe erhebliche Auswirkungen auf das Projekt haben. Um potenzielle Konflikte frühzeitig zu erkennen und zu verhindern, sollten Sie versuchen, eine starke Beziehung zu diesen Stakeholdern aufzubauen. Schneiden Sie Informationen auf diese Gruppe zu, zeigen Sie Empathie und informieren Sie regelmässig. |
5. Stakeholder beobachten:
Das Stakeholder Mapping sollte keine einmalige Tätigkeit sein. Vielmehr sollte während der Umsetzung eines Projektes immer wieder überprüft werden, ob es noch auf dem aktuellen Stand ist. Führt beispielsweise Ihre Kommunikationsstrategie dazu, dass das Konfliktpotenzial eines Stakeholders sinkt, sollte Ihre Stakeholder-Matrix daran angepasst werden. Umgekehrt kann es aber auch vorkommen, dass eine Interessensgruppe beispielsweise an Einfluss gewinnt, weil sie medial wirksam ist. Auch in solchen Fällen sollte die Stakeholder-Matrix und damit die Kommunikationsstrategie angepasst werden.
Fazit
Das Stakeholder Mapping ist ein wichtiges Instrument für Projektleitende, da es dazu beitragen kann, den Erfolg eines Projektes sicherzustellen. Indem die Interessen, Bedürfnisse und Erwartungen der Stakeholder identifiziert und berücksichtigt werden, können Konflikte vermeiden oder proaktiv angegangen werden.
Eine Projektmanagementsoftware wie myPARM ProjectManagement kann Sie hierbei unterstützen, indem die verschiedenen Stakeholder in der Software verwaltet und den Projekten gemäss Ihrer Rolle zugeordnet werden können. So kann auch die Kommunikation optimal gesteuert werden.
Darüber hinaus können die Stakeholder in myPARM ProjectManagement auch bewertet und analysiert werden.
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