Aufgaben priorisieren mit der Eisenhower-Matrix

Auf einfache Art die wichtigsten Aufgaben finden

Was ist die Eisenhower-Matrix?

Die Eisenhower-Matrix ist ein Werkzeug zur Priorisierung von Aufgaben, das auf einer einfachen Vier-Felder-Matrix basiert. Es wurde von US-Präsident Dwight D. Eisenhower entwickelt, der bekannt dafür war, seine Zeit effektiv zu nutzen und wichtige Entscheidungen schnell zu treffen.
Die Eisenhower-Matrix hilft dabei, Aufgaben nach ihrer Dringlichkeit und Wichtigkeit zu kategorisieren, indem sie sie in Quadranten einteilt. Die Idee dahinter ist, dass man sich zunächst auf die wichtigen und dringenden Aufgaben konzentrieren sollte. Anschliessend kann man sich auf die wichtigen, aber nicht dringenden Aufgaben konzentrieren, um langfristige Ziele zu erreichen und potenzielle Dringlichkeiten in der Zukunft zu vermeiden.

Wie erstellt man eine Eisenhower-Matrix?

Die Erstellung einer Eisenhower-Matrix ist ein einfacher Prozess, der aus den folgenden Schritten besteht:

Schritt 1: Alle anstehenden Aufgaben sammeln

Um eine Eisenhower-Matrix zu erstellen, sollten Sie zunächst alle anstehenden Aufgaben sammeln, die auf Ihrer To-Do-Liste oder in Ihrem Kalender stehen. Achten Sie darauf, die Aufgaben möglichst an einer Stelle zusammenzutragen und neue Aufgaben sofort dort einzutragen, wenn sie an Sie herangetragen werden. Auf diese Weise sollte keine der Aufgaben in Vergessenheit geraten.

Schritt 2: Kriterien für die Priorisierung definieren

Als nächstes sollten Sie die Kriterien festlegen, nach denen Sie Ihre Aufgaben priorisieren möchten. Die gängigsten Kriterien sind „Wichtigkeit“ und „Dringlichkeit“. „Wichtigkeit“ bezieht sich auf die Bedeutung einer Aufgabe für Ihre langfristigen Ziele, während „Dringlichkeit“ sich auf die Zeit bezieht, die zur Erledigung einer Aufgabe zur Verfügung steht. Alternativ können Sie auch andere Kriterien festlegen, wie zum Beispiel „Komplexität“ oder „Risiko“.

Schritt 3: Matrix erstellen

Nun erstellen Sie eine Matrix auf einem Blatt Papier oder in einem Tabellenkalkulationsprogramm. Diese Matrix wird anhand der von Ihnen definierten Kriterien in vier Felder aufgeteilt. Im Beispiel der am häufigsten verwendeten Kriterien «Wichtigkeit» und «Dringlichkeit» entstehen folgende Felder:

Schritt 4: Ordnen Sie die Aufgaben den Quadranten zu

Im nächsten Schritt ordnen Sie jede Ihrer Aufgaben einem der vier Quadranten zu, indem Sie sie nach den festgelegten Kriterien bewerten. Wichtig hierbei ist, dass Sie ehrlich zu sich selbst sind und die Aufgaben objektiv bewerten. Achten Sie auch darauf, dass Sie die Aufgaben in einzelne konkrete Arbeitsschritte unterteilen, um sie besser einordnen zu können.
Im oben genannten Beispiel sollten Sie sich also zunächst für jede einzelne Aufgabe die Fragen stellen:

• Wie wichtig ist es, die Aufgabe zu erledigen? Dient sie einem langfristigen Ziel? Muss ich die Aufgabe unbedingt selbst erledigen?
• Wie eilig ist die Fertigstellung der Aufgabe? Entstehen Probleme, wenn sie erst zu einem späteren Zeitpunkt fertig wird?

Anschliessend werden die Aufgaben folgendermassen eingeteilt:

• Quadrant 1 – wichtig und dringend: Aufgaben, die in diesem Quadranten enthalten sind, sind wichtig für Ihre Ziele und haben eine klare Deadline oder Frist. Daher sollten sie sofort erledigt werden, damit Sie Schwierigkeiten bezüglich der Deadline zu bekommen.
  Beispiele: Akute Probleme oder Krisen innerhalb eines Projektes oder der Projektabschluss zu einem fixen Termin, beispielsweise wenn eine Konventionalstrafe droht, falls der Termin nicht eingehalten wird
• Quadrant 2 – wichtig, aber nicht dringend: Aufgaben, die in diesem Quadranten enthalten sind, sind wichtig für Ihre langfristigen Ziele oder Projekte. Sie erfordern ausreichend Planung und Zeit für die Umsetzung, aber keine sofortige Aufmerksamkeit.
  Beispiele: Planung einer Weiterbildung oder Planung von Karrierezielen.
• Quadrant 3 – dringend, aber nicht wichtig: Aufgaben in diesem Quadranten sind dringend, aber nicht wirklich wichtig. Das bedeutet, sie erfordern sofortige Aufmerksamkeit, tragen aber nicht unbedingt zum Erreichen Ihrer langfristigen Ziele bei.
  Beispiele: Überprüfung des Posteingangs und Beantwortung von E-Mails, Routine-Besprechungen oder das Erstellen von Berichten, die nicht unbedingt wichtig für den Erfolg Ihrer Arbeit sind.
• Quadrant 4 – weder dringend noch wichtig: Solche Aufgaben, die weder dringend noch wichtig sind, sind Ablenkungen von der eigentlichen Arbeit und gelten als Zeitverschwendung. Daher sollten sie vermieden werden, um produktiv zu bleiben. Es kann allerdings auch vorkommen, dass einzelne Aufgaben aktuell weder dringend noch wichtig sind, sie dies in Zukunft aber werden.
  Beispiele: Viele E-Mails können zu diesem Bereich gezählt werden, beispielsweise irrelevante Newsletter oder Werbemails, auch das Scrollen durch soziale Medien, wenn Sie nicht für das Social Media Management verantwortlich sind, das Surfen im Internet oder das Lesen von irrelevanten Artikeln zählen zu diesem Bereich.

Sind die Aufgaben in die entsprechenden Quadranten eingeordnet, können Sie in den folgenden Schritten Ihre Prioritäten besser bestimmen und sicherstellen, dass Sie Ihre Zeit und Energie auf die Aufgaben konzentrieren, die wirklich wichtig und dringend sind.

Schritt 5: Aufgaben priorisieren

Sobald Sie alle Aufgaben den Quadranten zugeordnet haben, ist es Zeit, sie innerhalb jedes Quadranten zu priorisieren. Legen Sie dabei fest, welche Aufgaben die höchste Priorität haben und welche später erledigt werden können. Verwenden Sie hierfür die von Ihnen festgelegten Kriterien und überlegen Sie, welche Aufgaben Ihnen am meisten Nutzen bringen werden. Naht die Deadline einer bestimmten Aufgabe, so werden Sie ihr in aller Regel eine höhere Priorität einräumen als einer Aufgabe, für deren Fertigstellung noch mehr Zeit vorhanden ist. Andererseits kann es auch vorkommen, dass Ihnen eine Aufgabe wichtiger als andere erscheint, obwohl Ihre Frist noch weiter in der Zukunft liegt. Zudem kann es vorkommen, dass einzelne Aufgaben voneinander abhängig sind. 

Schritt 6: Mit der Arbeit beginnen

Sobald Sie Ihre Aufgaben priorisiert haben, sollten Sie mit der Arbeit an den wichtigsten und dringendsten Aufgaben beginnen. Arbeiten Sie sich von Quadrant 1 zu Quadrant 4 vor und erledigen Sie die Aufgaben in der von Ihnen festgelegten Reihenfolge. Folgende Empfehlungen können Sie dabei berücksichtigen:

• Wichtig und dringend: Aufgaben in diesem Quadranten sollten Sie selbst sofort erledigen, da sie unmittelbar und wichtig sind. Es ist jedoch auch wichtig, die Ursachen für diese Aufgaben zu identifizieren und zu versuchen, sie zu minimieren, um zukünftige Dringlichkeit zu reduzieren. So kann es beispielsweise sein, dass es Aufgaben gibt, die zwar wichtig sind, die Sie aber generell vor sich herschieben, weil Sie sie nicht gerne erledigen.
• Wichtig, aber nicht dringend: Aufgaben in diesem Quadranten sollten umgehend priorisiert und in den Zeitplan integriert werden, um sicherzustellen, dass sie erledigt werden, bevor sie dringend werden. Dabei ist es wichtig, Zeit für die Planung und Umsetzung von langfristigen Zielen und strategischen Initiativen zu reservieren.
• Dringend, aber nicht wichtig: Aufgaben in diesem Quadranten sollten delegiert, ausgelagert oder automatisiert werden. So kann beispielsweise eine Projektmanagementsoftware Standardberichte automatisch zu festgelegten Zeitpunkten erstellen. Wenn dies nicht möglich ist, können Sie auch versuchen, sie auf einen späteren Zeitpunkt zu verschieben, um sich zunächst auf wichtigere Aufgaben konzentrieren zu können. Falls das ebenfalls nicht möglich ist, sollten Sie die Aufgaben gleich nach Fertigstellung im ersten Quadranten erledigen.
• Nicht wichtig und nicht dringend: Aufgaben in diesem Quadranten sollten möglichst eliminiert oder minimiert werden, da sie keine Priorität haben und Zeit von wichtigeren Aufgaben abziehen. Fragen Sie sich daher, ob diese Aufgaben tatsächlich so unwichtig sind, dass sie gelöscht werden können. In manchen Fällen ist es sinnvoll, diese Aufgaben nur temporär auszublenden, und beispielsweise nach einem halben Jahr wieder zu überprüfen.

So formulieren Sie die Aufgaben richtig

Beim Formulieren der Aufgaben für eine Eisenhower-Matrix ist es wichtig, dass sie konkret und präzise sind. Vermeiden Sie allgemeine oder vage Beschreibungen, die zu Verwirrung oder Missverständnissen führen können. Hier sind einige Tipps, die Ihnen bei der Formulierung Ihrer Aufgaben helfen können:

• Stellen Sie sicher, dass jede Aufgabe eindeutig beschrieben ist und einen klaren Zweck hat.
• Verwenden Sie klare und präzise Verben, um zu beschreiben, was genau getan werden soll.
• Formulieren Sie die Aufgaben so, dass sie in kleinere, handhabbare Schritte unterteilt werden können, um ihre Priorität besser bestimmen zu können.
• Definieren Sie den Zeitrahmen, innerhalb dessen eine Aufgabe erledigt werden kann, damit Sie die Aufgaben einfacher einplanen können.
• Vermeiden Sie es, mehrere Aufgaben zu einer einzelnen zusammenzufassen, da dies dazu führen kann, dass Sie Schwierigkeiten haben, ihre Priorität richtig zu bewerten.
  Ein Beispiel für eine gut formulierte Aufgabe könnte wie folgt lauten: „Erstelle einen Bericht über den Projektfortschritt bis zum Ende der Woche“. Diese Aufgabe ist klar formuliert und hat eine klare Deadline, die es Ihnen ermöglicht, sie in den Quadranten der Eisenhower-Matrix einzuschätzen.

Tipps und Tricks

Hier sind einige praktische Tipps, wie man die Eisenhower-Matrix im Arbeitsalltag nutzen kann:

• Erstellung einer täglichen To-Do-Liste: Verwenden Sie die Matrix, um Ihre Aufgaben für den Tag zu priorisieren. Ordnen Sie Ihre Aufgaben den entsprechenden Quadranten zu und beginnen Sie mit den Aufgaben in Quadrant 1, um sicherzustellen, dass Sie die dringendsten und wichtigsten Aufgaben zuerst erledigen.
• Festlegung von Prioritäten für langfristige Ziele: Benutzen Sie die Matrix, um Ihre langfristigen Ziele zu priorisieren und in einzelne, handhabbare Schritte zu unterteilen. Legen Sie fest, welche Schritte dringend und wichtig sind, und beginnen Sie mit diesen, um sicherzustellen, dass Sie Fortschritte bei der Erreichung Ihrer Ziele machen.
• Vermeidung von Ablenkungen: Mit Hilfe der Matrix können Sie Ablenkungen identifizieren und damit zukünftig vermeiden. Aufgaben, die Sie im vierten Quadranten eingeteilt haben, sollten Sie zukünftig minimieren, um Ihre Produktivität zu steigern.
• Überprüfung der Prioritäten: Überprüfen Sie Ihre Prioritäten regelmässig, um sicherzugehen, dass Sie noch auf dem richtigen Weg sind. Im Laufe der Zeit können sich Änderungen ergeben, die eine Anpassung Ihrer Prioritäten erfordern.
• Delegation von Aufgaben: Sind Sie berechtigt, Aufgaben zu delegieren, können Sie die Matrix verwenden, um solche Aufgaben zu identifizieren. Dies betrifft vor allem Aufgaben im dritten Quadranten.

Anpassungen der Methode

Die Eisenhower-Matrix mit den oben beschriebenen vier Quadranten ist nicht für jeden und in jeder Situation hilfreich. Daher kann sie einfach an individuelle Bedürfnisse und Arbeitsstile angepasst werden, um effektiv und effizient arbeiten zu können:

• Ändern der Kriterien: Die Eisenhower-Matrix basiert auf der Priorisierung von Aufgaben aufgrund ihrer Dringlichkeit und Wichtigkeit. Sie können jedoch andere Kriterien verwenden, die besser zu Ihren Bedürfnissen passen, wie z.B. Aufgaben, die mehr oder weniger Ressourcen erfordern oder Aufgaben, die zu bestimmten Zielen oder Projekten gehören.
• Anpassung der Quadranten: Die vier Quadranten der Eisenhower-Matrix können ebenfalls an Ihre Bedürfnisse angepasst werden, indem Sie sie in Kategorien aufteilen, die besser zu Ihren Aufgaben passen. Ausserdem können Sie zusätzliche Quadranten hinzufügen, um beispielsweise Aufgaben nach ihrem Zeitaufwand oder ihrer Komplexität zu priorisieren.
• Kombination mit anderen Methoden: Es ist auch einfach, die Eisenhower-Matrix mit anderen Zeitmanagement-Methoden zu kombinieren, um Ihre Produktivität zu steigern. Zum Beispiel können Sie die Pomodoro-Technik verwenden, um Ihre wichtigen und dringenden Aufgaben in Intervallen zu erledigen und Pausen zwischen den Arbeitsblöcken einzulegen. Sie können die Eisenhower-Matrix auch mit Timeboxing kombinieren, um Aufgaben im zweiten Quadranten zu terminieren. Stellen Sie fest, dass einzelne Aufgaben immer wieder im ersten Quadranten landen, obwohl sie zunächst im zweiten Quadranten waren? Dann könnte die Eat-That-Frog-Methode Ihnen helfen, solche Aufgaben zukünftig frühzeitiger zu erledigen.
  Unser Tipp: Experimentieren Sie mit verschiedenen Anpassungen, um herauszufinden, was für Sie am besten funktioniert.

Anwendung im Projektmanagement

Die Eisenhower-Matrix kann im Projektmanagement auf verschiedene Weise angewendet werden. Hier sind einige Anwendungsbeispiele:

• Priorisierung von Aufgaben: Projektleitende können die Eisenhower-Matrix verwenden, um die Aufgaben von ihnen und ihrem Team innerhalb eines Projekts zu priorisieren. Werden die Aufgaben nach ihrer Wichtigkeit und Dringlichkeit kategorisiert, wird sichergestellt, dass der Fokus auf den wichtigsten Projektaufgaben liegt und diese innerhalb des vorgegebenen Zeitrahmens erledigt werden.
• Risikomanagement: Die Eisenhower-Matrix kann im Risikomanagement eines Projektes eingesetzt werden. So hilft die Matrix dabei, potenzielle Risiken zu identifizieren und sie nach ihrer Wichtigkeit und Dringlichkeit zu bewerten, so dass die dringendsten und wichtigsten Risiken sofort angegangen werden können.
• Projektplanung: Bei der Projektplanung kann die Eisenhower-Matrix ebenfalls verwendet werden, um verschiedene Aufgaben und Meilensteine innerhalb des Projekts nach ihrer Priorität zu planen. Auf diese Weise liegt der Fokus eines Projektes auf den Aspekten, die für den Projekterfolg kritisch sind.
• Entscheidungsfindung: Die Eisenhower-Matrix kann bei der Entscheidungsfindung innerhalb eines Projektes hilfreich sein. Indem man die Entscheidungsmöglichkeiten in die verschiedenen Kategorien der Matrix einordnet, kann man schnell und effektiv entscheiden, welche Entscheidungen am wichtigsten und dringlichsten sind.
• Ressourcenmanagement: Zudem hilft die Eisenhower-Matrix dabei, die Ressourcenplanung und -verwaltung eines Projektes zu optimieren, indem die Ressourcen den am höchsten priorisierten Aufgaben zugewiesen werden können.

Vorteile

• Einfach und leicht zu verstehen: Die Eisenhower-Matrix ist eine einfache und übersichtliche Methode, um Aufgaben nach festgelegten Kriterien zu priorisieren. Da sie keinerlei Ressourcen bedarf, ausser evtl. Papier und Stift, kann Sie jederzeit angewendet werden.
• Schnell anzuwenden: Steht Ihre To-Do-Liste fest, ist es mit einiger Übung sehr einfach und schnell, die Aufgaben den verschiedenen Quadranten zuzuordnen.
• Klarheit bei Prioritäten: Sie hilft dabei, Prioritäten klar zu definieren und Aufgaben zu identifizieren, die nicht dringend oder wichtig sind, um Zeit für wichtigere Dinge zu schaffen.
• Effektive Zeitplanung: Durch die Verwendung der Eisenhower-Matrix können Sie Ihre Zeit effektiv planen, indem Sie sicherstellen, dass Sie Ihre wichtigsten Aufgaben zuerst erledigen und Sie Ihre Zeit nicht für unwichtige Aufgaben verschwenden. Gleichzeitig werden aktuell nicht dringliche, aber wichtige Aufgaben frühzeitig terminiert, sodass sie weder vergessen werden, noch zu einem späteren Zeitpunkt dringlich werden. Ausserdem wirkt diese Terminierung dem Parkinson’schen Gesetz entgegen.
• Steigerung der Produktivität: Durch eine bessere Zeitplanung und Priorisierung kann die Eisenhower-Matrix Ihre Produktivität und Effizienz verbessern.

Nachteile

• Subjektivität: Die Einschätzung von Dringlichkeit und Wichtigkeit kann subjektiv sein, da jeder Mensch unterschiedliche Prioritäten und Werte hat. So kann es vorkommen, dass Sie eine Aufgabe als wenig wichtig betrachten, diese aber grosse Auswirkungen auf einen Kollegen hat. Ausserdem kann es vorkommen, dass Sie eine Aufgabe mit geringer Priorität als wichtig oder dringlich betrachten, wenn für Sie persönlich unangenehme Konsequenzen drohen oder Sie sich persönliche Vorteile durch die Erledigung versprechen.
• Keine Abstufungen: Die Einteilung in nur vier Quadranten ist recht grob. In manchen Fällen kann es daher notwendig sein, die Quadranten feiner zu unterteilen, um Abstufungen der Wichtigkeit und Dringlichkeit darstellen zu können.
• Agilität: Bei einer agilen Arbeitsweise oder im agilen Projektmanagement kommen kontinuierlich neue Aufgaben hinzu oder entstehen aus bestehenden Aufgaben. Dadurch können sich auch die Wichtigkeit oder Dringlichkeit einzelner Aufgaben ändern. In solchen Fällen ist die Eisenhower-Matrix also nur bedingt als Werkzeug zur Priorisierung von Aufgaben zu gebrauchen.
• Fokus: Die Matrix legt den Fokus ganz klar auf Aufgaben im ersten Quadranten. Allerdings kann es schwierig sein, den ganzen Tag an solchen Aufgaben zu arbeiten, beispielsweise, wenn diese Aufgaben sehr anstrengend sind. Daher kann es sinnvoll sein, zwischenzeitlich weniger wichtige Aufgaben zu bearbeiten, um anschliessend motivierter und entspannter an den wichtigen und dringlichen Aufgaben weiterzuarbeiten.
• Aufwand: Die Eisenhower-Matrix kann sehr schnell angewendet werden. Müssen Sie allerdings sehr viele kleine Aufgaben einordnen, wächst der Aufwand erheblich. Daher kann es in solchen Fällen sinnvoll sein, Aufgaben zu grösseren Aufgabenpaketen zusammenzufassen, auch wenn dies eigentlich nicht empfohlen wird.
• Überlastung: Wenn Sie zu viele Aufgaben in Ihrem wichtigsten Quadranten haben, kann es schwierig sein, alles innerhalb eines Tages oder einer Woche zu erledigen. Dies kann zu Stress und Überlastung führen. Gleichzeitig kann es dann passieren, dass zuvor terminierte Aufgaben aus dem zweiten Quadranten nicht erledigt werden können, wenn sie terminiert sind. Es kommt also zu einem Konflikt oder Aufgabenstau.
• Flexibilität: Mit der Eisenhower-Methode werden Aufgaben gemäss ihrer Priorität terminiert. Das sorgt allerdings dafür, dass der Terminplan bei unvorhergesehenen Ereignissen komplett geändert werden muss. Daher ist diese Methode nicht sehr flexibel.

Fazit

Die Eisenhower-Matrix ist eine einfache, aber effektive Methode, um Aufgaben zu priorisieren und zu organisieren. Sie hilft dabei, den Fokus auf die wichtigsten Aufgaben zu legen und sicherzustellen, dass sie innerhalb des vorgegebenen Zeitrahmens erledigt werden. Mit der richtigen Anwendung kann die Matrix dazu beitragen, Zeit und Ressourcen effektiv zu nutzen und das Erreichen von langfristigen Zielen zu ermöglichen. Es gibt jedoch auch einige Nachteile, wie die mögliche Vernachlässigung von Aufgaben, die nicht als wichtig oder dringend eingestuft werden, sowie die mangelnde Flexibilität bei unvorhergesehenen Ereignissen. Daher ist es wichtig, die Eisenhower-Matrix als Werkzeug zu betrachten, das angepasst sowie in Kombination mit anderen Zeitmanagement-Methoden eingesetzt werden kann, um die besten Ergebnisse zu erzielen.

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