Principi guida nella gestione dei progetti: la Legge di Brooks

Perché le risorse aggiuntive non sono sempre utili

Che cos’è la legge di Brooks?

Frederick (Fred) Philips Brooks è un informatico americano che ha coniato questa frase nel suo libro “The Mythical Man-Month: Essays on Software Engineering”:

„Adding manpower to a late software project makes it later. “

In italiano: “Aggiungere manodopera a un progetto software in ritardo lo rende più tardivo. “

Questa frase, che a prima vista sembra contro intuitiva per qualsiasi project manager e che Brooks ha imparato dalla sua esperienza di ingegnere del software all’IBM, è diventata nota come Legge di Brooks.

Perché i progetti continuano a ritardare quando si aggiungono risorse?

Secondo Brooks, diverse ragioni sono responsabili dell’ulteriore ritardo di un progetto:

1. Integrazione del nuovo personale:
La ragione principale dell’ulteriore ritardo è il tempo di formazione dei nuovi dipendenti fino a quando non potranno contribuire in modo produttivo al progetto. Per preparare in modo ottimale i nuovi dipendenti ai loro compiti nel progetto, è opportuno che siano i dipendenti attuali a occuparsi della formazione, in quanto dispongono delle competenze necessarie. Tuttavia, mentre introducono i nuovi colleghi al progetto, né i dipendenti attuali né quelli nuovi possono lavorare attivamente al progetto. In questo modo, prima che tutti siano produttivi passa molto tempo, che difficilmente potrà essere recuperato in seguito. Inoltre, nel primo periodo i nuovi dipendenti possono commettere errori dovuti alla mancanza di conoscenze, che devono essere corretti in seguito, rallentando così l’avanzamento del progetto.
Inoltre, i nuovi colleghi devono prima essere integrati nel team, il che significa che le fasi di team-building che si sono già svolte all’inizio del progetto devono essere ripetute.

2. Aumento dello sforzo di coordinamento:
Se si aggiungono altri dipendenti al progetto, aumenta anche lo sforzo di coordinamento all’interno del team, poiché ogni individuo deve coordinarsi con più colleghi. Questo riduce la produttività dei membri del team e può portare a ulteriori ritardi nel progetto. Per illustrare l’aumento dello sforzo di comunicazione, Brooks ha spiegato questo punto nel suo libro con una semplice formula. Se n dipendenti lavorano a un progetto, ci sono (n²-n)/2 interfacce di comunicazione. Ciò significa che 2 persone hanno un’interfaccia, 3 persone hanno 3 interfacce, 4 persone hanno 6 interfacce e con 10 persone ci sono già 45 interfacce di comunicazione. Si capisce subito perché lo sforzo di comunicazione aumenta in modo esponenziale. In poche parole, pochi dipendenti possono coordinarsi mentre camminano verso la macchinetta del caffè, mentre i grandi team devono organizzare riunioni programmate per condividere le informazioni importanti. Poiché il tempo di comunicazione non è tempo di lavoro produttivo, in questo modo si spreca ulteriore capacità.

3. Compiti che non possono essere suddivisi:
A un certo punto, i compiti non possono più essere ulteriormente distribuiti a diversi dipendenti, o solo con un grande sforzo di coordinamento, poiché i compiti devono essere ordinatamente divisi e i risultati successivamente riassemblati. Pertanto, se sono disponibili più persone rispetto ai compiti che possono essere assegnati, il personale aggiuntivo non può contribuire al lavoro e questo impedisce un rapido progresso attraverso ulteriori compiti di coordinamento.

4. Altri effetti:
Bisogna anche considerare che i dipendenti aggiuntivi possono indebolire la produttività del team, ad esempio perché i dipendenti non sentono più la responsabilità dei compiti o sono generalmente meno motivati.

Generalizzazione della legge di Brooks

La Legge di Brooks si applicava originariamente solo ai progetti software. Tuttavia, poiché le ragioni sopra citate non si applicano solo a questi progetti, ma sono valide in generale, la Legge di Brooks può essere applicata universalmente – e non solo ai dipendenti, ma anche ad altre risorse come il budget o il tempo. Ad esempio, si può affermare che un budget aggiuntivo non significa necessariamente che un progetto sarà completato più velocemente se il problema di fondo non viene risolto con il denaro aggiuntivo.
Inoltre, la legge può essere applicata non solo ai ritardi in un progetto, ma a tutti i risultati negativi. Ad esempio, l’aggiunta di più persone può esacerbare i conflitti all’interno del team o portare a una minore qualità del prodotto.
In generale, si può dire che aggiungere più risorse a un progetto a volte non è utile, ma addirittura controproducente.

Preoccupazioni sulla legge di Brooks

Lo stesso Brooks descrive il suo concetto come una semplificazione estrema, in quanto non tiene conto di un’ampia gamma di fattori che giocano anch’essi un ruolo, ad esempio:

• I dipendenti attuali, ad esempio, in termini di capacità e disponibilità a formare nuovi colleghi.
• I nuovi dipendenti, ad esempio, in termini di esperienza in progetti simili o di disponibilità o capacità di apprendimento: ad esempio, un nuovo collega con molta esperienza può lavorare in modo produttivo più rapidamente di un nuovo arrivato che ha bisogno di più tempo per la formazione e quindi tiene occupati più a lungo i dipendenti esistenti.
• Il numero di collaboratori da aggiungere e le dimensioni complessive del team.
• Le dinamiche sociali all’interno del gruppo.
• Il tipo di comunicazione all’interno del team.
• I compiti del progetto e la loro suddivisione: ad esempio, può essere utile inserire nuovo personale che affianchi quello esistente e si occupi di compiti più semplici come la documentazione del progetto.
• Il motivo per cui è necessario aggiungere nuove risorse.
• Altre misure di supporto al progetto che possono essere adottate oltre all’aggiunta di risorse.
  Inoltre, la Legge di Brooks si applica solo ai progetti già in ritardo. Ciò significa che se il ritardo è imminente, l’aggiunta di risorse può avere un effetto positivo. Inoltre, la legge non tiene conto delle ragioni del ritardo. Ad esempio, può essere che lo sforzo del progetto sia stato generalmente stimato in modo troppo ottimistico all’inizio del progetto.

In che modo la legge di Brooks aiuta nella gestione dei progetti

La legge di Brooks ti fornisce un’importante intuizione: aggiungere più risorse a un progetto non è sempre utile. Con questa intuizione, puoi scoprire se l’aggiunta di più risorse a un progetto lo aiuta davvero e determinare quante risorse dovrebbero essere aggiunte e in che modo dovrebbero supportare il progetto. Tieni presente, tuttavia, che la legge di Brooks non si applica sempre. Se un progetto è stato pianificato fin dall’inizio con troppe poche risorse o se comporta attività di volume su cui è possibile lavorare in parallelo, risorse aggiuntive saranno effettivamente utili.
Quindi, prima di aggiungere risorse a un progetto, dovresti chiederti:

• Quali obiettivi devono essere raggiunti con risorse aggiuntive?
• In che modo risorse aggiuntive possono sostenere il raggiungimento degli obiettivi?
• In che modo risorse aggiuntive possono compromettere il raggiungimento degli obiettivi?
• Quanto saranno efficaci allora queste e le attuali risorse?
• Quanto saranno efficienti queste e le attuali risorse allora?

Considera attentamente i tuoi obiettivi utilizzando le domande di cui sopra. Ad esempio, è possibile che il personale aggiuntivo riduca la produttività dei singoli membri del gruppo di progetto, ma si traduca comunque in una maggiore produttività complessiva. Potresti anche scoprire che l’aggiunta di molte più risorse non ha senso, ma alcune risorse selezionate aiuterebbero il progetto.
Inoltre, dovresti sempre considerare altri modi per raggiungere i tuoi obiettivi. Ad esempio, se il superamento del budget è imminente, puoi adottare misure diverse dall’aumento del budget per completare il progetto con successo. Puoi leggere le diverse opzioni nel post del blog “Budget del progetto superato – e ora?” Lo stesso vale se noti che è probabile un ritardo: oltre a risorse aggiuntive, potrebbe anche essere possibile estendere la durata del progetto o, ad esempio, ridurne l’ambito.
Il nostro consiglio: con un’analisi di questo tipo puoi anche verificare se il tuo progetto attuale viene svolto in modo ottimale o se stai utilizzando le risorse disponibili in modo efficiente ed efficace.
Se conosci la legge di Brooks, può anche aiutarti a comunicare con le parti interessate. Nella nostra esperienza, se un ritardo è imminente, la richiesta di maggiori risorse verrà effettuata rapidamente. In tal caso, puoi usare la legge di Brooks per spiegare perché più risorse non sono utili e poi lavorare insieme per trovare una soluzione migliore. Se tuttavia vengono aggiunte più risorse al progetto, è possibile identificare più rapidamente le difficoltà coinvolte e cercare di contrastarle. Ad esempio, potresti essere in grado di insistere su nuovi membri del team che hanno già molta esperienza in progetti simili o che hanno già lavorato con gli altri membri del team.

Conclusione

Secondo la Legge di Brooks, aggiungere altre risorse a un progetto già in ritardo può peggiorare il ritardo per una serie di motivi. Se ne siete consapevoli, potete valutare attentamente se è possibile utilizzare nuove risorse in modo saggio per raggiungere i vostri obiettivi quando il progetto è in difficoltà e, in caso affermativo, di quante risorse avete bisogno e come dovrebbero essere utilizzate. Questa visione aiuta a trovare una soluzione ottimale per il progetto e a comunicarla alle parti interessate.

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