Obeya dans la gestion de projet : La collaboration redéfinie

En quoi consiste le concept Obeya ?

Obeya, qui signifie « grand espace » en japonais, est plus qu’un simple lieu physique. C’est un concept qui porte la transparence, l’efficacité et le travail d’équipe à un nouveau niveau. Obeya trouve ses racines dans la philosophie lean et a été initialement développé par Toyota dans les années 1990. Le concept a vu le jour dans le cadre du Toyota Production Systems (TPS), qui vise à maximiser l’efficacité et à minimiser les déchets.
L’idée derrière Obeya était de créer un espace centralisé où toutes les informations pertinentes sur un projet sont visibles et accessibles. Dans cet espace, les équipes se réunissent régulièrement pour suivre les progrès, identifier les problèmes et prendre des décisions rapides. La proximité physique et la représentation visuelle des données améliorent considérablement la communication et la collaboration. Obeya peut être utilisé non seulement pour le reporting de l’état des projets, mais aussi pour les réunions stratégiques, les sessions de planification ou la résolution de problèmes.
L’espace Obeya a été utilisé pour la première fois lors du développement de la Toyota Prius pour gérer la nature complexe et innovante de ce projet. La mise en œuvre réussie a conduit à transférer le concept à d’autres domaines et projets. Aujourd’hui, Obeya est utilisé dans de nombreuses industries à travers le monde pour gérer les projets plus efficacement et promouvoir le travail d’équipe.

Avantages d’Obeya

Obeya offre une variété d’avantages qui peuvent améliorer considérablement la gestion de projet. Par exemple, Obeya aide à la communication car les membres de l’équipe se réunissent régulièrement dans la salle Obeya pour discuter des progrès et résoudre les problèmes. La mise à jour continue de la salle et la conception visuelle soutiennent également la compréhension et le flux d’informations au sein de l’équipe, assurant une plus grande transparence. En même temps, la disponibilité constante de toutes les données nécessaires et la collaboration étroite dans la salle permettent de prendre des décisions bien fondées rapidement, de sorte que les problèmes peuvent être résolus rapidement, efficacement et de manière orientée vers les résultats.

Installation d’une salle Obeya

Avant de pouvoir commencer avec Obeya, il est d’abord important d’aménager l’espace pour cela. Cela peut être un espace physique situé de manière centrale et suffisamment grand pour accueillir tous les membres de l’équipe. Si cela n’est pas possible, cela peut également être une salle virtuelle. Cependant, il faut dire qu’Obeya fonctionne mieux lorsque tous les employés se réunissent en un seul endroit. Pour installer parfaitement la salle Obeya, vous devez d’abord définir le but pour lequel elle doit être utilisée afin de pouvoir ensuite équiper la salle de manière optimale avec des contenus importants. La salle est souvent divisée selon le cycle PDCA. Cela signifie qu’elle est divisée en quatre zones : Planifier (Plan), Faire (Do), Vérifier (Check) et Agir (Act). Cependant, les différentes zones doivent être adaptées au but défini de la salle Obeya et aux exigences respectives. Il se peut qu’une division complètement différente avec plus de quatre zones soit nécessaire. Cela pourrait, par exemple, impliquer des contenus tels que les objectifs, l’état du projet, la gestion des tâches, la mesure de la performance, la gestion des risques ou la résolution des problèmes et la prise de décisions.
Dans chacune de ces zones, toutes les informations requises pour l’étape respective sont ensuite visualisées dans des zones prévues ou des sections murales. Si ces zones sont parcourues lors de la réunion Obeya, les informations préparées sont partagées et les participants peuvent effectuer les actions nécessaires.

Contenus clés

Chacune des zones doit présenter visuellement toutes les informations, faits et chiffres nécessaires. En gestion de projet, par exemple, cela peut être fait à l’aide de calendriers de projet et de jalons, des indicateurs clés de performance les plus importants (KPI), d’une vue d’ensemble des risques ou de protocoles de résolution de problèmes et de prise de décisions. Ceux-ci peuvent être ajoutés à la zone respective sur des affichages numériques, des affiches, des étiquettes ou même des notes autocollantes et peuvent être présentés sous forme de diagrammes, d’infographies, de graphiques à barres, de feuilles de route ou de parcours clients, par exemple. Si vous souhaitez également permettre aux participants de noter des réflexions ou des solutions proposées pour la zone respective, il est utile de fournir un tableau blanc ou des notes autocollantes supplémentaires.

Rôles dans Obeya

• Obeya Master : L’Obeya Master est un rôle clé dans la salle Obeya, comparable à celui de Scrum Master dans les équipes agiles. Cette personne installe la salle Obeya, anime les réunions, s’assure qu’un processus structuré est en place et que toutes les informations et visualisations nécessaires sont disponibles. Ce rôle est souvent également assumé par le chef de projet.
• Membres du studio : Les membres du studio sont les membres de l’équipe qui travaillent régulièrement dans la salle Obeya et participent aux réunions Obeya. Ils peuvent être des fournisseurs d’informations, des décideurs, des membres de l’équipe projet ou des experts. Les membres du studio apportent des informations pertinentes, aident à résoudre les problèmes et mettent en œuvre les mesures décidées dans la salle Obeya.

En gestion de projet, une équipe Obeya est généralement composée du chef de projet et de son équipe principale. En outre, d’autres parties prenantes peuvent également participer régulièrement pour apporter des informations et être informées sur le projet en même temps. En fonction des besoins, des experts techniques peuvent également être consultés pour discuter de sujets spécifiques avec eux.

Réunions Obeya

Une fois la salle équipée de toutes les informations nécessaires et toutes les personnes concernées invitées, les premières réunions peuvent commencer. Environ une heure peut être prévue pour un parcours Obeya. Cependant, il est important de tenir ces réunions régulièrement. Selon le projet, elles peuvent donc avoir lieu une fois par trimestre, une fois par mois ou une fois par sprint. Selon les besoins du projet, il peut également être judicieux de tenir des réunions courtes quotidiennes, hebdomadaires ou ad hoc pour discuter de l’état actuel et résoudre immédiatement les petits problèmes.
Lors de la première réunion, l’Obeya master doit expliquer les bases, les règles et le processus afin que tous les membres de l’équipe comprennent la méthode. L’Obeya master guide ensuite les participants à travers les différentes zones de la salle. Les informations respectives sont présentées et, si nécessaire, discutées, ou des décisions sont prises.

Exemple

Dans une disposition de salle basée sur le cycle PDCA, la première section, « Planifier », contient par exemple les objectifs stratégiques, et l’équipe, les clients ou les clients sont présentés. Dans la section « Faire », l’état actuel du projet peut être évalué. La troisième section, « Vérifier », compare les objectifs avec la mise en œuvre afin d’identifier les écarts et de résoudre les problèmes, prendre des décisions et définir des mesures dans la quatrième étape, « Agir ».

Conclusion

La salle Obeya révolutionne la gestion de projet en redéfinissant la transparence, l’efficacité et la collaboration. La présentation visuelle des informations et la proximité physique des membres de l’équipe permettent de prendre des décisions plus rapidement et de résoudre les problèmes promptement. Cette approche, enracinée dans la philosophie lean et éprouvée en pratique, permet aux équipes de gérer les projets plus efficacement et de s’améliorer continuellement.

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