Projektmanagement-ABC: R wie Roadmapping
Strategische Navigationshilfe für Ihr Projekt- und Portfoliomanagement
Eine klare strategische Ausrichtung ist entscheidend für den Erfolg eines Unternehmens. Allerdings kann es schwer sein, die langfristige Vision in kurzfristig umsetzbare Tätigkeiten herunterzubrechen. Roadmapping hilft dabei, einen klaren Fahrplan zu erstellen, der Ziele und Prioritäten definiert, und diese mit konkreten Handlungsplänen verknüpft. So ist beispielsweise in der Produktentwicklung, im Technologiemanagement oder in der Unternehmensstrategie das Roadmapping ein unverzichtbares Instrument, um auch komplexe Herausforderungen zu strukturieren und visuell darzustellen. Wir erklären, was genau sich hinter diesem Konzept verbirgt und wie Unternehmen es als Navigationshilfe nutzen können, um ihre Ziele zu erreichen.
Was ist eine Roadmap?
Eine Roadmap ist eine strategische Planungsdokumentation, die dazu dient, Ziele, Prioritäten und den zeitlichen Ablauf beispielsweise von der Umsetzung einer Produktentwicklung, des Projektmanagements oder der Unternehmensstrategie darzustellen. Sie bietet einen leicht verständlichen und gut strukturierten visuellen Fahrplan und hilft so dabei, Teams oder Stakeholder zu informieren.
Meist umfasst eine Roadmap folgende Elemente:
- Ziele, Vision und Themenbereiche: Die Roadmap beginnt oft mit der Darstellung der übergeordneten Ziele und der langfristigen Vision des Projektes, Produktes oder Portfolios. Dies bietet einen Kontext für die nachfolgenden Schritte.
- Termine: Auch die wichtigsten Meilensteine oder Etappen auf dem Weg zur Zielerreichung sind typischerweise ein Teil der Roadmap. Sie werden in zeitlicher Reihenfolge angeordnet und markieren wichtige Fortschrittspunkte.
- Projekte, Aufgabenblöcke, Prioritäten und Features: Darüber hinaus werden in der Roadmap die verschiedenen Projekte, Aufgabenblöcke, Features oder Funktionen angegeben und priorisiert. So kann die Roadmap in sinnvolle Abschnitte unterteilt werden.
- Zeitplan, Verantwortlichkeiten und Ressourcen: Die Roadmap enthält in der Regel auch einen Zeitplan, der angibt, wann bestimmte Aufgaben oder Meilensteine erreicht werden sollen. Eine detailliertere Roadmap kann zusätzlich auch Informationen über die Verantwortlichkeiten sowie die benötigten Ressourcen, wie z.B. Personal oder Budget, enthalten.
- Risiken und Abhängigkeiten: Wenn nötig, werden auch potenzielle Risiken oder Abhängigkeiten in der Roadmap dargestellt, um auf mögliche Hindernisse oder Engpässe hinzuweisen, die den Fortschritt beeinträchtigen könnten.
Der Unterschied zur Projektplanung
Roadmapping und Projektplanung sind zwei verschiedene Konzepte, die jedoch eng miteinander verbunden sind und sich gegenseitig ergänzen können. Dies sind die wichtigsten Unterschiede:
| Roadmapping | Projektplanung | |
| Perspektive | Strategisches Instrument zur Planung der langfristigen Richtung und Entwicklung von Produkten, Projekten oder Unternehmen | Detaillierte Festlegung von Phasen, Aufgaben, Ressourcen, Zeitplänen und Budgets, um ein spezifisches Projekt umzusetzen |
| Fokus | Planung auf strategischer Ebene mit Fokus auf die Definition von Zielen, Prioritäten, Meilensteinen und Zeitrahmen. Meist projektübergreifend. | Planung auf einer operativen Ebene in Bezug auf ein konkretes Projekt mit klar definiertem Start- und Enddatum |
| Zeitrahmen | Planung meist über einen längeren Zeitraum hinweg – oft mehrere Quartale oder Jahre | Meist kurzfristigere Planung als bei einer Roadmap, da sie nur auf die Projektdauer beschränkt ist |
| Zweck | Übersichtliche und visuelle Darstellung der Strategie, um einen Gesamtüberblick zu erhalten, eine gemeinsame Vision zu kommunizieren und Stakeholder einzubinden | Detaillierte Handlungspläne zur Umsetzung eines Projektes, beispielsweise mit Hilfe eines Gantt-Diagramms |
Obwohl Roadmapping und Projektplanung unterschiedliche Schwerpunkte haben, können sie sich gegenseitig ergänzen, um eine umfassende Planung und Steuerung von Aktivitäten zu ermöglichen. Gerade im Projektmanagement ist eine Roadmap ein guter Ausgangspunkt, um weitere wichtige Dokumente für die Projektplanung wie etwa einen Projektzeitplan zu erstellen.
Die Arten von Roadmaps
Roadmaps können ein ganzes Unternehmen aus einer sehr hohen Perspektive betrachten, oder auch sehr detailliert, beispielsweise für ein konkretes Projekt, erstellt werden. Daher gibt es verschiedene Arten von Roadmaps, die je nach Anwendungsfall und Kontext verwendet werden. Dies sind einige der gängigsten Arten von Roadmaps:
- Produkt-Roadmap: Eine Produkt-Roadmap zeigt die strategische Ausrichtung eines Produktes, bzw. einer Produktentwicklung über einen bestimmten Zeitraum hinweg. Sie umfasst typischerweise geplante Funktionen, Releases oder Verbesserungen und dient dazu, die Produktentwicklung zu lenken.
- Technologie-Roadmap: Die Technologie-Roadmap visualisiert die geplante Entwicklung von Technologien oder Technologieplattformen über einen definierten Zeitraum. Sie kann beispielsweise die Einführung neuer Technologien, die Aktualisierung bestehender Systeme oder die Integration von externen Tools oder Lösungen umfassen.
- Release-Roadmap: Eine Release-Roadmap zeigt die geplanten Veröffentlichungen oder Versionen eines Produktes oder einer Software über einen bestimmten Zeitraum hinweg. Sie legt fest, welche Funktionen oder Verbesserungen in jeder Version enthalten sein sollen und wann sie voraussichtlich verfügbar sein werden.
- Marketing-Roadmap: Die Marketing-Roadmap skizziert die geplanten Marketingaktivitäten und -initiativen eines Unternehmens. Sie kann beispielsweise den Launch neuer Produkte, Kampagnen, Veranstaltungen oder Inhalte umfassen und dient dazu, die Marketingstrategie zu planen und zu koordinieren.
- Strategische Roadmap: Eine strategische Roadmap zeigt die langfristige Ausrichtung und Entwicklung eines Unternehmens oder einer Organisation. Sie umfasst typischerweise strategische Ziele, Initiativen und Meilensteine und hilft dabei, die strategische Vision zu kommunizieren. So wird sichergestellt, dass alle unternehmerischen Aktivitäten darauf ausgerichtet sind.
- Portfolio-Roadmap: Eine Portfolio-Roadmap bietet eine Übersicht über das gesamte Projektportfolio eines Unternehmens oder einer Organisation. Sie zeigt typischerweise die Prioritäten, Ressourcenallokation und Abhängigkeiten zwischen verschiedenen Projekten und dient dazu, die Portfoliostrategie zu planen und zu steuern.
Vorteile von Roadmapping
Nicht für jedes Projekt ist eine Roadmap notwendig. Allerdings kann sie insbesondere bei grossen, unübersichtlichen Projekten dabei unterstützen, alle Beteiligten über die wichtigsten Ziele in Kenntnis zu setzen und auf dem Laufenden zu halten.
- Klare strategische Ausrichtung: Roadmaps helfen dabei, eine klare und einheitliche Richtung für Produkte, Projekte oder Unternehmen festzulegen. Auch wenn sie keine konkreten Details darüber enthalten müssen, wie die Ziele erreicht werden sollen, beschreiben sie die langfristige Vision und ermöglichen so allen Beteiligten, diese zu verstehen, darauf hinzuarbeiten und Prioritäten abzuleiten.
- Bessere Entscheidungsfindung: Durch die Visualisierung von geplanten Aktivitäten, deren Verknüpfungen, Meilensteine und Ressourcen können Roadmaps die Entscheidungsfindung erleichtern. Sie bieten eine Grundlage für die Priorisierung von Aufgaben und die Zuweisung von Ressourcen.
- Fördert Kommunikation und Stakeholder-Engagement: Ausserdem dienen Roadmaps als wirksames Kommunikationsmittel, um Teams oder Stakeholder über die geplante Entwicklung zu informieren und sie einzubeziehen. Sie bieten eine gemeinsame Plattform für Diskussionen und Abstimmungen.
- Vereinfacht Ressourcenoptimierung: Durch die frühzeitige Identifizierung von Ressourcenbedarf und -engpässen können Roadmaps helfen, Ressourcen effizienter zu planen, zu nutzen und Engpässe zu vermeiden. Dies kann dazu beitragen, die Produktivität zu steigern und Kosten zu senken.
So erstellen Sie eine Roadmap
Roadmaps können sehr flexibel sein – nicht nur, weil es verschiedene Arten von Roadmaps gibt, sondern auch weil der Detaillierungsgrad frei festgelegt werden kann. Die Erstellung einer Roadmap funktioniert unabhängig davon aber immer ähnlich:
1. Definition von Zielen und Vision:
Der erste Schritt besteht darin, die übergeordneten Ziele und die langfristige Vision des Unternehmens oder Projektes zu definieren. Klären Sie also zunächst die strategischen Prioritäten und legen Sie klare, messbare Ziele fest, die in der Roadmap abgebildet werden sollen. Dies beinhaltet auch, dass Sie die aktuelle Situation genau verstehen, da dies die Basis für die Roadmap bildet.
2. Planungsschritte, Initiativen und Meilensteine:
Basierend auf den definierten Zielen und der Analyse der aktuellen Situation werden nun die wichtigsten Schritte, Initiativen und Meilensteine identifiziert, die zur Erreichung der Ziele erforderlich sind. Dies können z. B. inhaltliche Aspekte wie Produktfunktionen, Phasen eines Projektes oder Aufgabenblöcke sein.
3. Priorisierung:
Die identifizierten Initiativen und Meilensteine werden anschliessend priorisiert, um sicherzustellen, dass die wichtigsten und strategischsten Aktivitäten den grössten Fokus und die meisten Ressourcen erhalten. Dies kann basierend auf Kriterien wie strategischer Bedeutung, ROI (Return on Investment), Kundenbedürfnissen, Abhängigkeiten oder technischen Anforderungen erfolgen.
4. Erstellung des Roadmap-Formats:
Als nächstes wird das Format und die Struktur der Roadmap festgelegt. Dies umfasst die Entscheidung über die Art der Roadmap (z.B. Produkt-Roadmap, Technologie-Roadmap), die zeitliche Darstellung (z.B. Quartale, Jahre), die visuelle Gestaltung sowie die Einbindung von relevanten Metriken oder Kennzahlen.
5. Ausarbeitung der Roadmap:
Aufbauend auf den priorisierten Initiativen und Meilensteinen wird nun die eigentliche Roadmap erstellt. Geplante Aktivitäten, Releases, Meilensteine und deren Zeitrahmen werden also in die Roadmap übertragen. Es ist wichtig sicherzustellen, dass die Roadmap realistisch ist und sowohl kurzfristige als auch langfristige Ziele berücksichtigt.
6. Überprüfung, Abstimmung und Kommunikation:
Im nächsten Schritt ist es wichtig, die erstellte Roadmap mit relevanten Stakeholdern zu überprüfen und gegebenenfalls anzupassen. So wird sichergestellt, dass sie die Bedürfnisse und Erwartungen aller Beteiligten angemessen berücksichtigt. Dies beinhaltet oft Diskussionen über Prioritäten, Ressourcenallokation und Zeitrahmen. Nach Abschluss der Überprüfung wird die finalisierte Roadmap kommuniziert und veröffentlicht, um alle relevanten Stakeholder zu informieren.
7. Aktualisierung und Anpassung:
Roadmaps sollten regelmässig überprüft und aktualisiert werden, um sicherzustellen, dass sie mit den sich ändernden Anforderungen, Marktbedingungen und strategischen Zielen des Unternehmens Schritt halten. Bleiben Sie also flexibel und nehmen Sie bei Bedarf Anpassungen vor.
Fazit
In einer Welt, die sich so schnell dreht wie die des Unternehmertums, ist es entscheidend, den Blick auf das Ziel gerichtet zu behalten, selbst wenn der Weg dorthin ungewiss ist. Hier kommt das Roadmapping ins Spiel, denn wie ein Navigationsgerät für Unternehmen bietet es eine klare Route durch die Herausforderungen und Chancen des Geschäftslebens. Von der Vision zur Realität, vom Plan zur Umsetzung hilft Roadmapping, strategische Ziele in greifbare Meilensteine zu verwandeln und den Erfolg zu sichern.
Projekt- und Portfoliomanagementsoftware wie myPARM kann Sie dabei unterstützen, Roadmaps zu erstellen, zu verwalten und zu beobachten. So können Sie beispielsweise Ihr Projektportfolio bewerten, planen, Abhängigkeiten darstellen oder Ressourcen zuweisen.
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