Projektmanagement-ABC: M wie Meilenstein(trendanalyse)

Termintreue eines Projektes überprüfen und beurteilen

Warum sind Meilensteine wichtig?

• Struktur: Meilensteine geben einem Projekt Struktur. Jeder Mitarbeitende des Projektes weiss so, welche Punkte erreicht werden müssen, um ein Projekt erfolgreich abzuschliessen. Auf diese Weise wirken sie auch motivierend auf das Projektteam.
• Projektsteuerung: Meilensteine helfen dabei, die Termintreue eines Projektes zu beurteilen. Wird ein Meilenstein zum geplanten Zeitpunkt erreicht, ist Ihr Projekt im Plan. Zeigt sich jedoch, dass ein Meilenstein nicht rechtzeitig erreicht wird, können Sie prüfen, warum das so ist und welche Auswirkungen es auf weitere Projektphasen hat. So können Sie auf die Verspätung reagieren.
• Entscheidungspunkte: Meilensteine können als Entscheidungspunkte dienen, beispielsweise, wenn an einem bestimmten Punkt im Projekt entschieden werden muss, ob oder wie es weitergeführt wird. Ein Meilenstein kann also einen Punkt markieren, an dem der weitere Projektverlauf umgeplant wird, Alternativen gewählt und Freigaben erteilt werden.
• Qualitätssicherung: Durch festgelegte Meilensteine wird auch während des Projektes regelmässig überprüft, ob die erarbeiteten Ergebnisse auch den Vorgaben entsprechen.

Was sollte bei der Festlegung von Meilensteinen beachtet werden?

• Dauer: Ein Meilenstein soll nur als Prüfpunkt dienen. Daher hat er keine Zeitdauer.
• Formulierung: Da eine ungenaue Formulierung zu Missverständnissen führen kann, sollten Sie darauf achten, wie Sie die Meilensteine benennen. Dabei sollte klar werden, was genau zu diesem Zeitpunkt erreicht sein soll und wie ein Beleg hierfür aussieht. Beispielsweise kann der Meilenstein „Kick-Off abgeschlossen“ mit einem Protokoll des Meetings belegt werden.
• Anzahl: In der Regel gibt es mindestens einen Meilenstein für den Projektstart und jeweils einen für abgeschlossene Projektphasen. Allerdings kann es sinnvoll sein, weitere Meilensteine zu definieren. Daher kann ein Projekt so viele Meilensteine beinhalten, wie Sie für sinnvoll halten. Übertreiben Sie es jedoch nicht – nicht jede Arbeitsaufgabe muss mit einem Meilenstein abgeschlossen werden, da sonst die vielen Meilensteine das Projekt bremsen könnten.

Was ist die Meilensteintrendanalyse?

Die Meilensteintrendanalyse (MTA) ist eine Methode zur Überprüfung und Überwachung der Termintreue von Projekten. Hierbei wird zu vorab definierten Berichtszeitpunkten eines Projektes für jeden Meilenstein abgefragt, wann er erreicht werden kann, bzw. ob er schon erreicht worden ist. Diese Daten werden in ein Diagramm übertragen, sodass der Verlauf der Prognoselinien zeigt, ob ein Projekt voraussichtlich im Plan abgeschlossen werden kann.

Ablauf und Aufbau der MTA

1. Festlegen der Meilensteine und Berichtszeitpunkte

Voraussetzung für die MTA sind einerseits eindeutig festgelegte Meilensteine mit fixen Terminen. Andererseits müssen aber auch die Berichtszeitpunkte, also die Stichtage, an denen eine Überprüfung der Meilensteine stattfinden soll, festgelegt werden. Dies geschieht meist vor Projektstart, bzw. vor Beginn einer neuen Projektphase.

2. MTA-Diagramm erstellen

Nun wird ein Diagramm erstellt.

• Auf der x-Achse (waagrecht) tragen Sie die Berichtszeitpunkte ein
• Auf der y-Achse (senkrecht) tragen Sie die geplanten Termine der Meilensteine ein.

3. Bestandsaufnahme zum Berichtszeitpunkt

Zu den definierten Berichtszeitpunkten wird nun geklärt, zu welchem Termin jeder Meilenstein voraussichtlich erreicht werden kann. Häufig findet diese Bestandsaufnahme in einem Meeting statt, bei dem möglichst alle Teammitglieder teilnehmen, die für einen Meilenstein die Verantwortung tragen.

Klären Sie hierbei die folgenden Fragen:

• Welche Meilensteine wurden bereits erreicht?
• Gab es seit dem letzten Berichtszeitpunkt Schwierigkeiten oder Probleme?
• Konnten Probleme, die es zum vorigen Berichtszeitpunkt gab, zwischenzeitlich gelöst werden?
• Welcher Aufwand muss noch erledigt werden, um einen Meilenstein zu erreichen?
• Muss der prognostizierte Termin des Meilensteins verschoben werden? Wenn ja, was ist der neue Termin?

Dieser prognostizierte Termin wird anschließend zum Berichtszeitpunkt in das Diagramm übertragen.

4. Interpretation der Ergebnisse

Nach einigen Berichtszeitpunkten ergibt sich aus den verschiedenen Terminen für jeden Meilenstein ein Trend. Dem Projektleitenden fällt nun die Aufgabe zu, diesen Trend zu interpretieren.

Im obigen Beispiel sind diese grundlegenden Interpretationen möglich:

• Die rote Linie zeigt einen Meilenstein, bei dem sich der prognostizierte Termin im Projektverlauf nicht verschoben hat. Der Meilenstein wurde planmässig erreicht.
• Der Zick-Zack-Verlauf der blauen Linie zeigt, dass ein Termin häufig verschoben wurde. Dies weist darauf hin, dass es generell eine grosse Unsicherheit in den Terminaussagen gab. Daher musste der Termin mehrfach vor- und zurückverlegt werden. Wurde ein Termin zunächst nach hinten verlegt, anschliessend aber wieder vorverlegt, spricht das allerdings auch dafür, dass zu einem Berichtszeitpunkt Probleme erkannt wurden, die anschliessend durch Gegenmassnahmen gelöst wurden.
• Der stark ansteigende Verlauf der grünen Linie zeigt, dass der Termin zunächst zu optimistisch geplant wurde und er daher nicht eingehalten werden kann. Zusätzlich können hier noch Probleme oder Schwierigkeiten hinzugekommen sein, die dafür sorgen, dass der Meilenstein immer weiter nach hinten verschoben werden muss. Das kann der Ausfall von wichtigen Ressourcen sein, eine Aufgabe, die sich als sehr viel komplexer herausstellt als geplant, oder Lieferengpässe eines Lieferanten.
• Das Gegenteil ist bei der gelben Linie der Fall: Der immer weiter fallende Verlauf deutet darauf hin, dass die Planung zu pessimistisch und mit zu grossen Puffern gemacht wurde. Das Streichen von Aufgaben, eine schnellere Lieferung oder auch eine Aufgabe, die einfacher war als gedacht, können hierfür Gründe sein. Daher wird dieser Meilenstein deutlich früher erreicht als geplant. Was sich zunächst sehr gut anhört hat aber auch eine negative Seite, denn so konnten beispielsweise im Vorfeld Ressourcen nicht optimal eingeplant und auf andere Aufgaben verteilt werden.
• Abstand zwischen den Linien: Neben den eigentlichen Trends der Meilensteine ist zudem auch der Abstand zwischen den Meilensteinen interpretierbar. Wird der Abstand kleiner, verkürzt sich die verfügbare Zeit zwischen den Meilensteinen. Dies ist insbesondere dann wichtig, wenn einzelne Meilensteine voneinander abhängig sind.
• Kombination mehrerer Linien:
  •  Zeigt sich, dass sämtliche oder ein Grossteil der Meilensteine gleichzeitig nach hinten verschoben werden müssen, so sollte das dringend hinterfragt werden, denn hier liegen wahrscheinlich Schwierigkeiten beim Projektteam vor. Sei es, dass dem Projekt selbst nicht die notwendige Priorität eingeräumt wurde, es Streitigkeiten oder Unklarheiten im Team gibt oder die Termine generell nicht akzeptiert werden. Hier ist eine genaue Analyse notwendig, um Gegenmassnahmen zu ergreifen.
  • Bleiben die Termine zunächst gleich, aber sobald sich ihr Abschlusstermin nähert, werden sie immer weiter nach hinten verschoben, befindet sich das Projekt ebenfalls in einer Krise und eventuell fühlt sich niemand für die Einhaltung der Termine verantwortlich. In diesem Fall werden unter Umständen Ressourcen unnötig verschwendet und es kann sinnvoll sein, das Projekt ganz abzubrechen.

Nachteile der MTA

• Die Meilensteintrendanalyse zeigt keine Abhängigkeiten zwischen einzelnen Meilensteinen. Insbesondere der kritische Pfad, der den Terminverzug des ganzen Projektes bestimmt, wird bei der MTA nicht abgebildet.
• Die Interpretation der Meilensteintrendanalyse ist subjektiv und hängt von der Erfahrung des Projektleitenden ab. Daher ist die MTA zwar gut, um einen schnellen Überblick zu gewinnen. Soll mit der Interpretation gearbeitet werden, sollte sie allerdings kommentiert werden.
• Meilensteine bergen die Gefahr, dass verschwenderisch mit ihnen umgegangen wird und sie aus reinen Controllingzwecken eingerichtet werden. In dem Fall können Sie den Projektverlauf bremsen.

Einsatzbereiche

Meilensteintrendanalysen bieten einen guten Überblick über die Termintreue des Projektes. Daher werden Sie häufig in Statusreports verwendet, die den aktuellen Stand eines Projektes sehr komprimiert darstellen. So können sie beispielsweise genutzt werden, um Auftraggeber oder Vorgesetzte zu informieren. Gleichzeitig kann die MTA dazu dienen, gerade bei grossen Projekten alle Teammitglieder über Ihre eigene Arbeit hinaus auf dem Laufenden zu halten. Zudem sollte eine MTA in keinem Projektabschlussbericht fehlen, wo sie nicht nur das früheste Erkennen von Terminverschiebungen verdeutlicht, sondern auch ermöglicht, im Rahmen von Lessons Learned über die eingeleiteten Gegenmassnahmen und deren Auswirkungen zu sprechen.

Fazit

Meilensteine und die Meilensteintrendanalyse können wichtige Instrumente im Projektcontrolling sein. Mit ihnen gelingt nicht nur ein schneller Überblick über die Termintreue eines Projektes. Insbesondere Projektleitende mit viel Erfahrung können den Verlauf der Meilensteintrendanalyse interpretieren und so wichtige Erkenntnisse für den weiteren Projektverlauf gewinnen sowie Massnahmen ableiten.

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