Projektmanagement-ABC: I wie Ideenmanagement

So nutzen Sie das Potential Ihrer Mitarbeitenden

Vorteile des Ideenmanagements

• Kontinuierliche Verbesserung von Produkten, Prozessen, Qualität usw.
• Steigerung der Wirtschaftlichkeit, bzw. Einsparungen bei Ressourcen, Zeit und Geld durch effizientere Prozesse und Produkte
• Vorschläge für neue Produkte
• Systematisches und transparentes Management von Ideen
• Beteiligung aller Mitarbeitenden und dadurch Motivation sowie Förderung einer Wertschätzungskultur
• Verbesserte Kommunikation und Kollaboration zwischen Mitarbeitenden und Abteilungen

Wie funktioniert Ideenmanagement?

Die Ideengenerierung funktioniert über eine Vielzahl unterschiedlicher Methoden spontan oder auch zielgerichtet. Dabei entscheidend ist, dass die Kreativität der Mitarbeitenden genutzt wird, um Ideen für Verbesserungen oder Innovationen zu entwickeln, und der Prozess des Ideenmanagements transparent ist.
Dieser Prozess besteht aus folgenden Schritten:

1. Dokumentation einer Idee

Die Mitarbeitenden werden gebeten, Ideen zu sammeln. Das kann auf unterschiedliche Arten erfolgen, z. B. über einen Aufruf im Intranet. Um die Mitarbeitenden zu motivieren kann beispielsweise ein Bonussystem oder ein Wettbewerb genutzt werden, bei dem die beste Idee prämiert wird.
Nun sollten die Mitarbeitenden ihre Ideen dokumentieren, d. h. ihre Vorschläge erfassen und an einer zentralen Stelle, z. B. bei einem Ideenmanager oder über eine Ideenmanagement-Software einreichen.
Eine Idee besteht dabei in der Regel aus drei Teilen:
a. Die Beschreibung eines Problems
b. Ein möglicher Lösungsweg
c. Der Nutzen der vorgeschlagenen Lösung

2. Beurteilung der Idee

aufgrund von Machbarkeit und Nutzen, sowie Entscheidung für oder gegen eine Idee.
Nun sollten die verschiedenen Vorschläge gesichtet werden. Wägen Sie ab, ob die Ideen sinnvoll sind, bzw. welches Potential in ihnen steckt und ob sie machbar sind. Wählen Sie dann diejenigen Ideen aus, die Sie umsetzen wollen.

3. Umsetzung

Die Ideen, die umgesetzt werden sollen, können Sie nun an die jeweils zuständigen Stellen weitergeben oder ein Projekt zur Umsetzung erstellen. Eine Ideenmanagement-Software ermöglicht Ihnen hierbei, jederzeit den Status der Umsetzung und die Ergebnisse zu überprüfen. 

4. Nachverfolgung der Idee

in Bezug auf ihren Nutzen und Abschlussbericht
Zum Ideenmanagement gehört auch, die erfolgreiche Umsetzung zu überprüfen und einen Abschlussbericht zu erstellen. Da ein Belohnungs- oder Bonussystem häufig ein fester Bestandteil des Ideenmanagements ist, hilft der Abschlussbericht, die Sonderprämie für den Mitarbeitenden festzulegen, der die Idee eingereicht hat. Die Prämie kann dann beispielsweise 10 Prozent der durch die Idee realisierten Einsparungen betragen.

Schwierigkeiten beim Ideenmanagement

Auch wenn Ideenmanagement zahlreiche Vorteile hat, können Sie bei der Umsetzung vor einige Herausforderungen gestellt werden:

• Ideenbürokratie: Der Prozess des Ideenmanagements und die Dokumentation der Ideen könnten dazu verleiten, Statistiken über Ideen zu erstellen, beispielsweise von welcher Abteilung oder von welchem Mitarbeitenden in welchem Zeitraum wie viele Ideen kamen. Was zunächst als gute Idee klingt, um das Ideenmanagement messbar zu machen, kann aber schnell dazu führen, dass Mitarbeitende und Abteilungen versuchen, ihre Quote zu erfüllen. So werden dann schnell Ideen weitergegeben, die wenig bis gar keinen Effekt erzielen, um eine gewisse Anzahl an Vorschlägen eingereicht zu haben. Das sollten Sie vermeiden und daher vermitteln, dass die Anzahl der Ideen nicht relevant ist, sondern Sie auf deren Qualität Wert legen.
• Fehlende Ideen: Auch das Gegenteil der Ideenbürokratie kann der Fall sein, nämlich dann, wenn Mitarbeitende gar keine Ideen einreichen. Neben fehlender Motivation kann hierfür auch ein Grund sein, dass die Mitarbeitenden sich davor fürchten, dass ihre Idee keinen Zuspruch finden könnte oder sie durch eine schlechte Idee blossgestellt werden. Ein Mitarbeitender, der einmal erlebt hat, wie eine gute Idee einfach abgetan wurde, beispielsweise mit den Worten „das machen wir aber schon immer so“, wird in Zukunft keine weiteren Ideen vorschlagen. Daher sollten Sie sich um eine offene und angstfreie Unternehmenskultur bemühen, die Innovationen fördert. Es ist auch möglich, dass das Ideenmanagement anonym gestaltet wird. Auf diese Weise brauchen unsichere Mitarbeitende keine Ablehnung fürchten. Allerdings sollten Sie bedenken, dass dadurch kein Belohnungssystem eingesetzt werden kann, wodurch die Motivation teilzunehmen geringer ist.

Tipps zur Einführung

• Um Unsicherheiten zu vermeiden und das Optimum aus den Ideen Ihrer Mitarbeitenden zu generieren, sollte der Prozess des Ideenmanagements klar und transparent sein
• Wie bei allen Veränderungen in Unternehmen und Organisationen, ist es auch bei der Einführung des Ideenmanagements wichtig, dass Ihre Mitarbeitenden sich hierfür engagieren und einen Vorteil für sich darin erkennen. Sorgen Sie also für Anreize am Ideenmanagement teilzunehmen.
• Begegnen Sie Ideen mit Wertschätzung, auch wenn sie abgelehnt werden. Mitarbeitende können schnell demotiviert werden, wenn sie beispielsweise keine Rückmeldung zu ihren Ideen erhalten oder Vorgesetzte die Ideen blockieren, weil sie keine Zeit haben, sich damit auseinander zu setzen, oder sie keine Veränderungen wollen.

Fazit

Ideenmanagement kann Ihnen auf einfache Weise dabei helfen, Ihr Unternehmen oder Ihre Organisation, seine Prozesse und Produkte kontinuierlich zu verbessern. Um Ihre Mitarbeitenden zur Teilnahme zu motivieren, sollten Sie Anreize schaffen und den Prozess so klar und transparent wie möglich gestalten. Helfen kann Ihnen dabei eine Ideenmanagement-Software oder -App. Damit können Ihre Mitarbeitenden einfach Ideen einreichen, Sie können diese Ideen bewerten und Ihren Umsetzungsstatus verwalten.

Berechnen Sie den finanziellen Nutzen der Ideen Ihrer Mitarbeitenden: