Gestione progetti ABC – P per PM²
La scelta della giusta metodologia di gestione dei progetti può avere un impatto significativo sul successo di un progetto. Di conseguenza, i project manager dovrebbero essere familiari con approcci differenti e capire come e quando possono essere utilizzati efficacemente. Una metodologia che ha guadagnato importanza negli ultimi anni è PM² (Project Management Squared), sviluppata dalla Commissione Europea per fornire un approccio comune alla gestione dei progetti tra diverse organizzazioni e settori.
Cos’è PM²?
PM² non è stata sviluppata come un metodo isolato, ma come risposta ai requisiti e alle sfide specifiche della Commissione Europea. Nei primi anni 2000, la Commissione ha riconosciuto la necessità di creare un quadro standardizzato per la gestione dei progetti al fine di aumentare l’efficienza e l’efficacia dei suoi progetti. L’obiettivo era integrare le migliori pratiche provenienti da diverse fonti.
Lo sviluppo di PM² è quindi iniziato come un processo interno in cui esperti provenienti da vari dipartimenti e progetti della Commissione Europea hanno contribuito con la propria esperienza e conoscenza. L’obiettivo era creare un metodo sufficientemente flessibile da poter essere applicato in contesti diversi, ma che allo stesso tempo fornisce strutture e linee guida chiare per garantire il successo del progetto. Una caratteristica chiave di PM² è quindi la sua adattabilità alla cultura e alla struttura di diverse organizzazioni. Pertanto, il metodo non è destinato solo alla pubblica amministrazione, ma può essere applicato con successo anche in aziende private e organizzazioni non-profit. Questo approccio integrativo aiuta a promuovere la cooperazione nei progetti e facilitare lo scambio delle migliori pratiche.
Principi fondamentali e valori di PM²
PM² è caratterizzata da un certo numero di chiari principi fondamentali e valori che servono da fondamento per una gestione efficace dei progetti. Questi principi sono stati sviluppati per promuovere flessibilità, trasparenza ed efficienza nei progetti.
- Approccio olistico: PM² adotta una visione olistica dei progetti e riconosce le interazioni tra diversi aspetti del progetto. Ciò favorisce una visione completa che include tutte le dimensioni di un progetto, dalla pianificazione all’implementazione.
- Adattabilità e flessibilità: PM² non è un metodo rigido, ma si concentra sull’adattabilità a diversi contesti di progetto. Ciò consente ai project manager di adattare il metodo ai requisiti specifici del loro progetto e dell’organizzazione senza trascurare i principi fondamentali.
- Orientamento ai risultati: PM² si concentra sui risultati. Impostando obiettivi chiari e criteri di performance, il metodo aiuta a garantire che i progetti forniscano i risultati desiderati e soddisfino le aspettative degli stakeholder.
- Trasparenza e comunicazione: PM² attribuisce grande importanza anche alla trasparenza in tutte le fasi del progetto. Si incoraggia la comunicazione aperta tra tutti gli stakeholder. Ciò assicura che le informazioni siano condivise in modo efficace e che tutti coloro coinvolti siano sulla stessa lunghezza d’onda.
- Responsabilità e accountability: Ruoli e responsabilità chiaramente definiti sono un principio centrale di PM². Ciò assicura che i membri del gruppo comprendano esattamente quali aree sono responsabili e favorisce una collaborazione efficace.
- Miglioramento continuo: PM² promuove anche il miglioramento continuo. Valutando e adattando regolarmente i processi, l’esperienza dei progetti passati viene utilizzata per aumentare l’efficienza e l’efficacia dei progetti futuri.
- Gestione dei rischi: La gestione sistematica dei rischi è anche un principio centrale di PM². Il metodo riconosce che incertezze e rischi sono una parte naturale dei progetti e quindi offre strumenti per identificare, valutare e gestire i rischi.
- Cultura della collaborazione: PM² promuove anche una cultura della collaborazione e della condivisione delle conoscenze. Il lavoro di squadra è incoraggiato e il metodo include meccanismi per utilizzare le conoscenze e l’esperienza collettive di tutti i partecipanti.
Questi principi e valori fondamentali costituiscono il quadro di PM² e consentono alle organizzazioni di migliorare le loro pratiche di gestione dei progetti e affrontare con fiducia le sfide dei progetti complessi.
Differenze tra PMI, PRINCE2 e Scrum
| PM² (Project Management Squared) | PMI (Project Management Institute) | PRINCE2 (Projects IN Controlled Environments) | Scrum | |
| Flessibilità e adattabilità | Adattabile a una vasta gamma di progetti e organizzazioni | Standardizzato e orientato ai processi | Strutturato e orientato ai processi | Altamente personalizzabile grazie allo sviluppo iterativo |
| Processo | Inizio, Pianificazione, Esecuzione, Monitoraggio, Completamento | Inizio, Pianificazione, Esecuzione, Monitoraggio, Completamento | Iniziazione, Controllo, Esecuzione, Chiusura | Sprint, Eventi Scrum (Pianificazione Sprint, Revisione, Retrospezione) |
| Ruoli e responsabilità | Sottolinea ruoli chiari, ma personalizzabili | Ruoli standardizzati, ad esempio project manager, sponsor, ecc. | Ruoli definiti come project manager, fornitore senior, utente senior | Ruoli chiaramente definiti come Scrum Master, Product Owner, Team di sviluppo |
| Aree di applicazione | Può essere utilizzato in varie | Applicabile in generale, specialmente nel settore industriale | Spesso utilizzato in progetti IT, ma può essere personalizzato | Originariamente per lo sviluppo software, ma può essere utilizzato flessibilmente in altre aree |
| Classico o agile? | Può essere adattato all’agile, ma non è principalmente agile | Non è principalmente agile, ma esiste un Practitioner Agile Certificato PMI (PMI-ACP) per la gestione agile dei progetti | Sottolinea il modello a cascata strutturato, ma può essere adattato all’agile se necessario | Agile, enfatizza lo sviluppo iterativo, la collaborazione e la flessibilità |
Il processo di PM²
Il metodo PM² si basa su cinque principali gruppi di processi che coprono l’intero ciclo di vita di un progetto:
1. Inizio:
In questa fase vengono definiti i fondamenti del progetto, inclusi lo scopo, gli obiettivi, gli stakeholder e le condizioni quadro.
Attività: Definizione dell’idea del progetto, identificazione degli stakeholder, studio di fattibilità, redazione di una carta del progetto.
2. Pianificazione:
La fase di pianificazione mira a identificare tutti i passaggi e le risorse necessarie per raggiungere gli obiettivi del progetto.
Attività: Creazione di un programma, pianificazione delle risorse, gestione dei rischi, budgeting, pianificazione della comunicazione.
3. Esecuzione:
In questa fase vengono effettivamente eseguite le attività definite nel piano del progetto.
Attività: gestione del gruppo, assegnazione dei compiti, monitoraggio del progresso del progetto, comunicazione con gli stakeholder, gestione della qualità.
4. Monitoraggio:
La fase di monitoraggio si occupa del monitoraggio continuo del progetto per garantire che rimanga in carreggiata.
Attività: Monitoraggio del progresso, valutazione e gestione dei rischi, aggiustamento del piano del progetto, comunicazione con gli stakeholder.
5. Chiusura:
In questa fase finale, tutte le attività vengono completate e il progetto viene formalmente chiuso.
Attività: Documentazione dei risultati, scambio di esperienze, conclusione di contratti, rilascio di risorse, rapporto finale.
Ruoli e responsabilità
In PM², ci sono vari ruoli con responsabilità chiaramente definite. Questi ruoli sono destinati a garantire che il progetto sia gestito in modo efficace e che siano soddisfatte le esigenze degli stakeholder.
1. Project Manager:
- Responsabilità generale della gestione del progetto
Pianificazione, esecuzione e monitoraggio del progetto - Comunicazione con gli stakeholder e report sul progresso del progetto
- Gestione dei rischi e risoluzione dei problemi
2. Sponsor del progetto:
- Ha la responsabilità primaria per il successo del progetto
- Consente la fornitura di risorse e approva il piano del progetto
- Agisce come persona di contatto per le decisioni strategiche
3. Membri del gruppo del progetto:
- Svolgono compiti specifici secondo il piano del progetto
- Comunicano regolarmente con il project manager sul progresso
- Contribuiscono alle valutazioni dei rischi e alla risoluzione dei problemi
- Condividono la propria esperienza e prospettive all’interno della squadra
4. Quality Manager:
- Monitora il rispetto degli standard di qualità durante tutto il progetto
- Sviluppa controlli e misure di qualità
- Assiste nell’identificazione e risoluzione dei problemi di qualità
- Riporta regolarmente al project manager
5. Risk Manager:
- Identifica i rischi potenziali per il progetto
- Valuta l’impatto e la probabilità dei rischi
- Sviluppa ed implementa strategie per evitare o ridurre al minimo i rischi
- Mantiene aggiornato il registro dei rischi e ne rende rapporto
6. Change Manager:
- Monitora i cambiamenti allo scope o ai requisiti del progetto
- Valuta l’impatto dei cambiamenti sul progetto
- Assicura che i cambiamenti siano documentati e comunicati in modo appropriato
- Coordina l’approvazione dei cambiamenti con gli stakeholder pertinenti
PM² e gestione agile dei progetti
A prima vista, PM² e la gestione agile dei progetti sembrano perseguire approcci diversi. Tuttavia, uno sguardo più attento rivela numerose somiglianze e possibili combinazioni.
1. Punti in comune:
- Flessibilità e adattabilità: Entrambi gli approcci riconoscono che i progetti si svolgono in un ambiente in costante cambiamento. Sia PM² che la gestione agile dei progetti consentono quindi l’adattamento a nuovi requisiti e circostanze per promuovere il successo del progetto.
- Coinvolgimento degli stakeholder: Sia PM² che agile incoraggiano la comunicazione aperta e la collaborazione trasparente con gli stakeholder per garantire che le loro esigenze siano comprese e soddisfatte.
- Miglioramento continuo: Il miglioramento continuo è un principio centrale di entrambi i metodi. Entrambi gli approcci incoraggiano l’apprendimento dall’esperienza, ottimizzando i processi e aumentando il successo del progetto con ogni iterazione.
2. Combinazione di PM² e gestione agile dei progetti:
La combinazione di principi PM² e agili consente di sfruttare i vantaggi di entrambi i metodi creando un approccio completo alla gestione dei progetti. Ecco alcuni modi in cui questa sinergia può essere creata:
- Personalizzazione agile di PM²: PM² può essere adattato in modo agile per incorporare la flessibilità e l’iterazione dei metodi agili. Questo può significare, ad esempio, che backlog, sprint o user stories vengano utilizzati all’interno della struttura di PM².
- Approcci ibridi: In progetti complessi, può essere adottato un approccio ibrido in cui le strutture PM² vengono utilizzate per la pianificazione e il monitoraggio complessivi, ad esempio, mentre le pratiche agili vengono utilizzate nelle singole fasi in cui lo sviluppo iterativo e la flessibilità sono particolarmente importanti.
- Gruppi agili in contesti PM²: Un altro modo per combinare entrambi i metodi è utilizzare team agili in contesti PM². Ciò consente di sfruttare i vantaggi della collaborazione agile mantenendo la struttura generale di PM².
Vantaggi di PM²
- Approccio olistico: L’approccio olistico consente una visione e una pianificazione comprensive dei progetti.
- Adattabilità: Il metodo è flessibile in modo da poter essere adattato a progetti, organizzazioni e settori diversi.
- Integrazione delle migliori pratiche: Il metodo utilizza le migliori pratiche di varie metodologie e standard di gestione dei progetti, fornendo una solida base per una gestione efficace dei progetti.
- Trasparenza e comunicazione: Canali di comunicazione chiari e processi trasparenti promuovono una collaborazione efficace e aiutano a garantire che tutti gli stakeholder siano ben informati.
- Gestione dei rischi: Il metodo enfatizza la gestione sistematica dei rischi, che aiuta a identificare potenziali problemi in una fase precoce e ad adottare misure appropriate.
- Miglioramento continuo: L’attenzione al miglioramento continuo consente di imparare dall’esperienza e aumentare l’efficienza dei progetti nel tempo.
Svantaggi di PM²
- Troppo complesso per piccoli progetti: La struttura e i processi di PM² possono essere considerati eccessivi per progetti più piccoli.
- Curva di apprendimento: L’adozione di PM² richiede una curva di apprendimento per i membri del gruppo e i project manager, specialmente se non sono ancora familiari con il metodo.
- Agilità: Anche se PM² è adattabile, potrebbe essere troppo rigidamente strutturato per le organizzazioni che si basano pesantemente sulle pratiche agili.
- Adozione limitata: Rispetto a metodologie di gestione dei progetti consolidate come PMI o PRINCE2, PM² è meno conosciuto. È quindi probabile che la maggior parte dei membri del gruppo in un progetto non sia familiare con il metodo.
Conclusione
PM² è un metodo versatile con un approccio olistico che promuove flessibilità, trasparenza e orientamento ai risultati. I principi e i valori fondamentali di PM², come adattabilità, orientamento agli obiettivi e miglioramento continuo, costituiscono una solida base per il successo del progetto. Il metodo è caratterizzato dalla sua applicabilità in settori e organizzazioni diversi, il che porta a una collaborazione efficace e all’uso delle migliori pratiche.
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