Stima degli sforzi nella gestione dei progetti
Questi sono i metodi più comuni
La stima degli sforzi è probabilmente una delle attività più comuni di un project manager, ma non una delle più facili. A causa delle molte incertezze, è difficile dire quanto sforzo sarà richiesto per un compito, e spesso si verifica in modo diverso rispetto alle aspettative. Esempi noti di stime errate degli sforzi sono la Filarmonica dell’Elba ad Amburgo o l’aeroporto di BER a Berlino. Mentre la stima può essere ancora fatta in modo relativamente accurato per progetti simili, la situazione è completamente diversa per nuovi tipi di progetti. Tuttavia, le cattive valutazioni non sono pericolose solo per i grandi progetti, ma possono anche causare il fallimento dei progetti più piccoli.
Cosa è una stima dello sforzo?
Una stima dello sforzo viene utilizzata per determinare l’efforto probabile di un progetto. Aiuta anche a valutare la fattibilità di un progetto e quindi a prendere una decisione a favore o contro un progetto. Parti importanti di questo sono la capacità, la pianificazione delle risorse, del tempo e dei costi. Una procedura di stima dello sforzo dovrebbe essere semplice da eseguire, user-friendly e il più accurata possibile.
Perché sono necessarie le stime dello sforzo?
Le stime dello sforzo sono generalmente imprecise e possono essere molto fallaci. Tuttavia, almeno una stima approssimativa dello sforzo è importante per un progetto, ad esempio per stabilire e richiedere il budget del progetto e per definire un quadro temporale approssimativo per il progetto.
>>La nostra esperienza dimostra che in pratica ha senso effettuare la stima degli sforzi solo fino a un certo livello di dettaglio, ma rivederla e adattarla regolarmente.<<
Walter Epple, consulente senior
I metodi di stima
Per ottenere la stima più accurata possibile, è possibile utilizzare diversi metodi di stima. Ad esempio, i metodi di stima possono differire nella gestione di progetti agili e classici. È importante che la stima dello sforzo non avvenga solo all’inizio di un progetto, ma venga continuamente aggiornata, poiché ciò rende la stima sempre più accurata nel corso del progetto.
1. Top-Down
Nel metodo top-down, il cliente fa una stima approssimativa all’inizio di un progetto, che la squadra del progetto dovrebbe seguire. Questo metodo si basa sull’esperienza del cliente ed è molto facile da eseguire. Tuttavia, le stime di solito sono molto inaccurate perché il cliente non può avere una panoramica di ogni passo necessario del lavoro.
2. Bottom-Up
Il metodo bottom-up è più complesso e significativo rispetto al metodo top-down. Qui, i singoli compiti vengono valutati e viene determinata la durata prevista e le risorse necessarie. Questo rende il metodo più accurato. Tuttavia, è possibile che coloro che sono responsabili del progetto pianifichino la durata e i costi un po’ più generosamente in anticipo e che il progetto venga quindi stimato in modo errato.
3. Stima degli esperti
Come responsabile del progetto, di solito non conosci bene ogni argomento rilevante per il progetto. Pertanto, puoi ottenere una stima da qualcuno che è un esperto nel campo specifico e può quindi stimare bene lo sforzo di un compito.
Consiglio: nella stima degli esperti, ha senso chiedere a diversi esperti, da cui si prende una media delle stime. Per migliorare la qualità della stima, uno degli esperti dovrebbe lavorare sul progetto, se possibile.
Altre varianti della stima degli esperti sono:
- Stima dei tre punti PERT
In questo metodo, tre valori vengono stimati sulla base dell’esperienza: un valore ottimistico, un valore pessimistico e un valore probabile. Il valore atteso viene quindi determinato da questi valori. Poiché questo è un metodo molto semplice e veloce, è particolarmente utile nelle prime fasi del progetto. - Metodo Delphi
Il metodo Delphi si basa sul metodo bottom-up. Tuttavia, vengono consultati diversi esperti per la stima. Non discutono i risultati in anticipo e forniscono le loro stime in modo segreto. Se i risultati differiscono molto, vengono discussi al fine di trovare un consenso. Successivamente, stimano e discutono nuovamente i risultati. In questo modo, la stima è relativamente accurata, ma richiede diversi esperti nel corso di un periodo di tempo più lungo. - Planning Poker
Planning Poker è simile al metodo Delphi. Anche qui, gli esperti danno stime nascoste. Tuttavia, se le stime differiscono molto, non c’è alcuna discussione successiva. Invece, gli esperti con le stime più alte e più basse spiegano le ragioni delle rispettive decisioni. Successivamente, tutti gli esperti danno una nuova stima fino a raggiungere un consenso tra gli esperti.
4. Metodo dell’analogia
Nel metodo dell’analogia, lo sforzo viene derivato da progetti simili che sono già stati completati.
Una variante di questo è il metodo di relazione:
Il metodo di relazione si basa anche su valori empirici di progetti simili. Inoltre, tuttavia, vengono definiti linee guida e fattori fissi che vengono anche inclusi nel calcolo. Questi possono essere, ad esempio, requisiti specifici per un prodotto o l’esperienza dei dipendenti.
5. Metodo di moltiplicazione
Nel metodo di moltiplicazione, vengono formati pacchetti di attività che vengono eseguiti più volte. Lo sforzo totale viene quindi determinato moltiplicando il numero di pacchetti per lo sforzo stimato. Questo metodo è particolarmente adatto se determinate attività di un progetto vengono ripetute frequentemente.
6. Metodo di ponderazione
Questo metodo determina quali fattori hanno quale influenza su un progetto. Lo sforzo totale viene quindi determinato con le diverse ponderazioni.
7. Metodo percentuale
Con il metodo percentuale, lo sforzo attuale per un progetto viene preso come base per calcolare lo sforzo per le fasi successive. In alternativa, lo sforzo per una fase del progetto stimato con un altro metodo può essere utilizzato come base per il calcolo. Questo rende il metodo applicabile in una fase precoce.
8. Metodi di stima algoritmici
I metodi di stima algoritmici vengono spesso utilizzati nelle fasi successive dei progetti, poiché è necessaria una conoscenza dettagliata del progetto per la loro applicazione. Questi metodi includono:
- Punti funzione
- Punti dati
- Punti oggetto
- Cocomo (Modello di costo costruttivo)
Selezione del metodo di stima appropriato
Quale metodo di stima viene utilizzato dipende da diversi fattori, tra cui lo stato di avanzamento attuale del progetto, il tempo a disposizione e gli esperti disponibili. Pertanto, la scelta di un metodo di stima appropriato dovrebbe essere sempre fatta individualmente. Per stime iniziali e approssimative, i metodi dell’analogia, della relazione e percentuale sono adatti. I metodi di ponderazione e moltiplicazione, d’altra parte, sono più adatti se i fattori influenti di un progetto sono conosciuti in modo preciso. Se sono disponibili esperti adeguati, una stima degli esperti può essere fatta in qualsiasi momento. Tuttavia, a seconda del metodo utilizzato, richiede più tempo per essere eseguita. I metodi algoritmici sono particolarmente adatti nelle fasi successive del progetto, poiché richiedono una conoscenza dettagliata.
Conclusione
Le stime dello sforzo richiedono tempo, spesso sono imprecise e dipendono principalmente dall’esperienza. Tuttavia, sono necessarie per poter stimare almeno approssimativamente quanto complesso sarà un progetto e quanto tempo richiederà la sua realizzazione. In questo modo, è anche possibile controllare durante l’implementazione del progetto se i compiti verranno completati secondo il piano o se il progetto supererà lo sforzo pianificato.
Un software di gestione dei progetti tiene traccia di tutti i compiti di un progetto, indipendentemente dal fatto che si pianifichi in modo classico con un diagramma di Gantt o si utilizzi una scheda Kanban. È possibile assegnare uno sforzo pianificato a questi compiti e registrare gli sforzi già compiuti durante l’implementazione del progetto. Con un confronto tra la pianificazione e i risultati effettivi o con un’analisi del valore guadagnato, è possibile determinare rapidamente se lo sforzo pianificato è stato superato e in questo modo fare una previsione sullo sviluppo futuro del progetto. In questo modo, le stime diventano più accurate durante l’implementazione del progetto.
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