Opter pour le meilleur logiciel BI

Quelques étapes vers la solution optimale

Sept étapes vers le meilleur logiciel BI

1. Démarrage

Lors d’une réunion initiale avec votre équipe centrale, vous déterminez non seulement quelles étapes doivent être entreprises pour sélectionner le bon logiciel, mais aussi qui, en dehors de votre équipe centrale, devrait être impliqué dans la sélection du logiciel. Une telle équipe centrale est généralement composée des utilisateurs commerciaux les plus importants ainsi que des collègues nécessaires du service informatique. Dans l’équipe, déterminez si les exigences pour le logiciel doivent être collectées lors de workshops ou d’entretiens, et qui doit y participer. Les entretiens présentent l’avantage que tous les participants ont le temps de formuler précisément leurs besoins et exigences. Les workshops, en revanche, génèrent souvent des idées supplémentaires en raison de la dynamique de groupe.

2. Analysez l’état actuel et définissez les exigences

Ensuite, prenez le temps d’analyser l’état actuel de votre entreprise et de recueillir toutes les exigences que le nouveau logiciel doit remplir. Discutez de la manière dont les données sont actuellement collectées et analysées, où se situent les difficultés et comment le logiciel BI peut aider. De cette manière, vous pouvez élaborer un catalogue d’exigences. Il existe quatre catégories :

• Exigences fonctionnelles :
  Recueillez toutes les fonctions requises. La gamme de fonctions que le logiciel devrait finalement avoir est également dictée par son domaine d’application ultérieur. De nombreux systèmes BI peut être utilisés de manière flexible mais se concentrent sur des domaines ou des fonctions spécifiques. Clarifiez également quelles fonctions sont essentielles et lesquelles sont facultatives.
• Exigences techniques :
  Les exigences techniques concernent des sujets tels que la sécurité des données, la protection des données, les performances nécessaires, les plates-formes, les systèmes d’exploitation et la technologie des bases de données. Les interfaces nécessaires vers les systèmes actuellement utilisés doivent également être prises en compte pour que le logiciel sélectionné puisse être intégré de manière optimale dans votre paysage informatique.
• Exigences organisationnelles :
  Ce point traite, par exemple, de la question des autorisations. Tous les utilisateurs doivent-ils avoir accès à toutes les fonctions et données, ou devrait-il y avoir différentes autorisations pour différents groupes d’utilisateurs ? Comment les autorisations doivent-elles être gérées ?
• Exigences générales :
  En outre, il peut y avoir des exigences générales, par exemple, il peut être important que le support logiciel soit proposé dans une certaine langue, que vous souhaitiez un fournisseur de votre pays d’origine ou que des références de secteurs d’activité similaires vous soient présentées. La pérennité du fournisseur ou le temps de mise en œuvre attendu peuvent également être des critères importants.

Il est important d’inclure toutes les parties prenantes à cette étape. Par conséquent, vous ne devriez pas seulement considérer les futurs principaux utilisateurs du logiciel, mais également inclure la direction ou les utilisateurs qui ont besoin occasionnellement d’informations du logiciel BI ou qui reçoivent des rapports préfabriqués. C’est la seule façon d’obtenir une vue d’ensemble complète des exigences.
Tenez également compte du fait que les exigences peuvent évoluer au fil du temps. Il peut donc être utile d’analyser les exigences dans un processus itératif et de modifier la liste si nécessaire.

3. Définir des critères

Une fois que vous avez rassemblé toutes les exigences, vous pouvez les transformer en critères de sélection du logiciel. Réfléchissez à l’importance de chaque critère afin de déterminer quels sont les critères principaux que votre futur logiciel BI devrait avoir en tout cas.
Le catalogue final de critères doit ensuite être approuvé par toutes les parties impliquées.

4. Recherche de produits

Vous pouvez maintenant commencer à rechercher des solutions BI adaptées. Ce n’est pas une tâche facile, car il y a d’innombrables options sur le marché et leur nombre ne cesse de croître. Cependant, en vous basant sur vos critères principaux, vous pouvez rapidement déterminer si une solution est généralement éligible ou non. De cette manière, vous obtenez une longue liste d’un maximum de 20 à 30 solutions logicielles. Vous pouvez ensuite réduire la liste à une courte liste de trois à cinq solutions en utilisant les autres critères.

5. Évaluer la pertinence

Afin de comparer plusieurs solutions BI entre elles et de sélectionner le logiciel optimal pour votre entreprise, vous devriez désormais organiser des rendez-vous de démonstration avec les fournisseurs de votre liste restreinte. De cette manière, vous pouvez savoir exactement dans quelle mesure la solution proposée correspond à vos besoins et la voir en action. Vous pouvez peut-être réduire davantage votre liste de cette manière.
Ensuite, les solutions restantes doivent être examinées en détail. Ici, non seulement les différentes fonctions sont importantes, mais aussi la convivialité. De nombreux fournisseurs offrent un test gratuit ou un essai pilote. Vous pouvez également utiliser un proof of concept (PoC). Dans ce cas, le fournisseur de logiciel utilise une tâche de votre entreprise pour montrer comment les fonctions requises sont mises en œuvre dans le logiciel.
Notre conseil : prenez suffisamment de temps pour cette étape et testez autant d’options que possible. Préparez des tâches pour cela qui vous soutiennent dans les tests ou que vous transmettez aux fournisseurs pour le PoC. Un tableau d’évaluation basé sur les critères initialement sélectionnés peut également vous aider à évaluer les options.

6. Estimation des efforts de la mise en œuvre et des coûts

Les efforts nécessaires pour mettre en œuvre le logiciel et les coûts engendrés par le logiciel jouent également un rôle important dans le processus de sélection. Par conséquent, clarifiez les points suivants pour toutes les options :

• Temps nécessaire pour mettre en œuvre le logiciel
• Coûts pour le matériel, l’hébergement éventuel du logiciel ou son utilisation dans le cloud
• Temps nécessaire pour l’installation éventuelle du logiciel
• Coûts de licence
• Coûts de maintenance
• Coûts des services de conseil
• Coûts et temps nécessaires pour les ajustements éventuellement nécessaires au logiciel
• Coûts et temps nécessaires pour la formation des responsables et des employés
• Coûts d’intégration du logiciel dans votre environnement informatique

7. Sélection

Vous et votre équipe centrale pouvez maintenant prendre une décision éclairée sur l’une des solutions logicielles. Réfléchissez soigneusement et en détail à l’option qui convient le mieux à votre entreprise.

Conclusion

La décision en faveur d’un logiciel BI doit être prise avec précaution, car votre entreprise devrait travailler avec le même logiciel à long terme pour tirer le plus grand bénéfice possible du logiciel. Pour ce faire, toutes les exigences fonctionnelles, techniques, organisationnelles et générales nécessaires, ainsi que les efforts qui en découlent, doivent être évalués de manière critique, et toutes les parties prenantes doivent être incluses dans le processus de sélection. Il convient également de garder à l’esprit que les exigences peuvent évoluer avec le temps et qu’il devrait donc être possible d’adapter le logiciel à celles-ci à l’avenir.

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