L’ABC de la gestion des projets : C pour la gestion des connaissances dans les Projets

La clé de l’efficacité et de l’innovation

Qu’est-ce que la connaissance et la gestion des connaissances ?

Pour comprendre précisément comment la connaissance peut être gérée, il faut avoir une clarté sur la façon dont la connaissance est définie : La connaissance fait référence aux informations, faits, concepts, expériences et compétences qu’une personne ou une organisation possède et comprend sur un sujet ou un domaine spécifique. La connaissance va au-delà des simples données et informations, car elle englobe une signification plus profonde et une interprétation des faits. Elle résulte du processus de compréhension, de connexion et d’application d’informations pour résoudre des problèmes, prendre des décisions et réaliser des actions.
Une telle connaissance peut exister sous différentes formes, souvent appelées « types de connaissances » ou « dimensions de connaissances ». Les formes les plus courantes de connaissances comprennent :

• Connaissance explicite : Il s’agit de connaissances formalisées qui peuvent être exprimées dans un langage facilement compréhensible et sont souvent enregistrées dans des documents, des livres, des bases de données ou des manuels. La connaissance explicite est facile à transférer et à partager.
• Connaissance implicite : La connaissance implicite est difficile à exprimer par des mots et est souvent intuitive ou basée sur l’expérience. C’est la connaissance que les gens acquièrent grâce à des expériences pratiques sans la formuler consciemment. Des exemples incluent faire du vélo ou savoir comment résoudre un problème spécifique.
• Connaissance tactique : La connaissance tactique est la connaissance de la manière de réaliser avec succès certaines tâches ou activités dans des situations spécifiques. Elle se concentre sur la gestion pratique de défis concrets.
• Connaissance stratégique : Contrairement à la connaissance tactique, la connaissance stratégique fait référence à la compréhension des objectifs à long terme, des visions et des orientations d’une organisation ou d’un projet. Elle implique la connaissance de la manière dont différentes parties d’un système collaborent pour atteindre les objectifs fixés.
• Connaissance des processus : La compréhension des processus, des procédures et des flux de travail est désignée comme connaissance des processus. Elle englobe la connaissance de la manière dont les choses sont faites et comment les différentes étapes sont interconnectées.
• Connaissance sociale : La connaissance sociale concerne les relations, les réseaux et les interactions sociales, y compris les informations sur la manière de communiquer avec les autres, de construire des relations et de travailler en équipe.
• Métacognition : Il s’agit de la connaissance de sa propre connaissance et de la capacité à surveiller, contrôler et adapter ses processus de réflexion.
• Connaissance contextuelle : Cette connaissance fait référence au contexte ou à l’environnement spécifique dans lequel la connaissance est appliquée. Elle prend en compte les nuances et les subtilités qui peuvent influencer l’application de la connaissance.

Ces différentes formes de connaissances sont souvent interconnectées et se complètent mutuellement pour permettre une compréhension globale et des capacités d’action.

La gestion des connaissances fait référence au processus systématique d’identification, de capture, d’organisation, de stockage, de diffusion et d’application des connaissances au sein d’une organisation ou d’un contexte. Son objectif est d’utiliser efficacement les connaissances existantes pour améliorer les performances, favoriser l’innovation, résoudre les problèmes et soutenir la prise de décision. La gestion des connaissances englobe l’ensemble du cycle de vie des connaissances, de la création et de la collecte à la distribution et aux mises à jour, afin de garantir que les informations précieuses sont facilement accessibles et contribuent en permanence à l’amélioration. Ce processus peut impliquer à la fois des outils technologiques et des interactions humaines pour préserver et maximiser les connaissances collectives.

Pourquoi la gestion des connaissances est-elle particulièrement importante dans la gestion de projets ?

La gestion des connaissances joue un rôle crucial dans la gestion de projets car elle contribue à rendre les projets plus efficaces, plus efficaces et plus réussis. Chaque projet est unique et constitue donc un défi complexe souvent associé à des incertitudes, des risques et des exigences changeantes. Voici quelques raisons pour lesquelles la gestion des connaissances revêt une grande importance dans la gestion de projets :

• Évitement des erreurs répétitives : En accédant aux connaissances recueillies à partir de projets passés, les équipes peuvent éviter de répéter des erreurs et appliquer plus rapidement les meilleures pratiques.
• Augmentation de l’efficacité : La gestion des connaissances permet l’utilisation efficace de procédures éprouvées et de connaissances établies, réduisant ainsi le temps et l’allocation des ressources.
• Amélioration de la qualité : L’expérience et les meilleures pratiques peuvent contribuer à améliorer la qualité du travail et à réduire la probabilité d’erreurs.
• Promotion de l’innovation : L’accès aux connaissances internes et externes peut favoriser l’innovation, facilitant ainsi le développement et la mise en œuvre de nouvelles idées ou approches.
• Atténuation des risques : La connaissance des projets passés et de leurs défis peut aider à identifier les risques ainsi que les opportunités tôt et à développer des stratégies d’atténuation des risques.
• Continuité lors des transitions du personnel : Lorsque les membres de l’équipe quittent le projet, une gestion appropriée des connaissances assure que l’équipe de projet conserve les connaissances. Cela permet des transitions fluides d’un membre de l’équipe à un autre ainsi qu’une exécution cohérente du projet.
• Amélioration de la prise de décision : Une connaissance bien documentée facilite la prise de décisions éclairées, car les équipes peuvent accéder aux expériences et aux informations précédentes.

De quelle manière la gestion des connaissances peut-elle être efficacement appliquée dans la gestion de projet ?

La gestion des connaissances peut être appliquée à différentes étapes de la gestion de projets pour obtenir des résultats optimaux :

• Lancement du projet : La gestion des connaissances peut être utilisée lors du lancement du projet pour identifier les meilleures pratiques et les idées issues de projets précédents et les intégrer dans la planification.
• Planification du projet : La collecte, la documentation et le transfert des connaissances sur les ressources, les plannings, les budgets et les risques peuvent améliorer la précision de la planification du projet.
• Exécution du projet : Les équipes peuvent s’appuyer sur des connaissances documentées sur les flux de travail, les processus et les techniques pour rendre l’exécution du projet efficace et fluide.
• Résolution de problèmes et prise de décision : Les connaissances recueillies peuvent aider à résoudre les problèmes émergents et à prendre des décisions éclairées.
• Collecte d’expérience : À la fin d’un projet, les idées, les expériences et les leçons apprises peuvent être capturées pour enrichir les projets futurs.
• Amélioration continue : La gestion des connaissances permet également une amélioration continue, car les équipes peuvent constamment se référer à leurs expériences de travail pour optimiser les processus et les résultats.

Le processus de gestion des connaissances

Le processus de gestion des connaissances implique plusieurs étapes qui visent à capturer, organiser, partager et appliquer des connaissances au sein d’une organisation. Voici les étapes fondamentales du processus de gestion des connaissances :

1. Identification des connaissances :

La première étape consiste à identifier les connaissances pertinentes qui existent ou sont nécessaires au sein de l’organisation. Les équipes de projet peuvent générer des connaissances à partir de diverses sources, y compris les expériences des projets précédents, la littérature spécialisée, les experts au sein de l’équipe et les connaissances d’experts externes. L’intégration de ces sources peut élargir les connaissances des équipes et optimiser leur approche.

2. Génération et capture des connaissances :

La génération de nouvelles connaissances peut être réalisée grâce au brainstorming, aux entretiens d’experts ou à la formation interne. Cependant, ces connaissances générées doivent être documentées pour éviter leur perte. En enregistrant les idées, les approches de solution et les décisions, les futures équipes peuvent y accéder et construire des projets sur une base solide dès le départ. Les connaissances reconnues sont capturées et documentées de manière compréhensible, sous forme de textes, de diagrammes, de vidéos ou d’autres médias. Vous pouvez également créer des manuels complets, des guides, des documents de bonnes pratiques ou des rapports de projet. Pour recueillir les connaissances nécessaires à de tels documents, vous pouvez réaliser des entretiens, des enquêtes, des sessions de brainstorming ou analyser la progression d’un projet, par exemple.

3. Organisation et structuration des connaissances :

Les connaissances capturées doivent être structurées et organisées pour assurer une accessibilité facile. Cela peut être réalisé par la catégorisation, l’indexation ou l’ajout de balises. Les connaissances peuvent être triées par thèmes, projets, départements ou autres critères pertinents. De cette manière, une grande quantité de connaissances peut être efficacement recherchée pour obtenir les bonnes informations.

4. Stockage des connaissances :

Par la suite, les connaissances organisées doivent être stockées dans des solutions de stockage appropriées telles que des bases de données, des wikis ou des systèmes de gestion de documents. Cela garantit que les connaissances collectées restent sécurisées et accessibles à long terme.

5. Partage et diffusion des connaissances :

Cependant, collecter et stocker les connaissances ne suffit pas. Au contraire, les connaissances stockées doivent être activement partagées et diffusées pour s’assurer que ceux qui en ont besoin puissent y accéder. Pour cela, il est important de favoriser une culture d’échange de connaissances et de collaboration entre les employés et les équipes. Cela encourage les employés à partager leurs connaissances et à apprendre les uns des autres. La mise en place de plateformes de communication, ainsi que la fourniture de formations ou d’ateliers, peuvent contribuer à un échange actif de connaissances.

6. Utilisation des connaissances :

Les meilleures connaissances sont inutiles si elles ne sont pas appliquées. Par conséquent, les équipes devraient utiliser activement des mécanismes tels que la formation, le mentorat et les outils de collaboration pour s’assurer que les connaissances ne sont pas seulement présentes, mais aussi appliquées dans la pratique. Cela leur permet de prendre de meilleures décisions, de résoudre des problèmes et d’effectuer des tâches efficacement. Fournissez des lignes directrices et des ressources pour encourager les employés à accéder aux connaissances.

7. Mise à jour des connaissances :

Les connaissances stockées doivent également être régulièrement examinées et mises à jour pour garantir leur pertinence et leur actualité. De nouvelles idées et expériences peuvent être continuellement intégrées. Examinez les documents, mettez à jour les bonnes pratiques et ajoutez de nouvelles informations.

8. Rétroaction et amélioration :

L’efficacité de la gestion des connaissances elle-même doit également être régulièrement évaluée et optimisée. Cela s’applique à l’ensemble du processus. Pour ce faire, recueillez les commentaires des membres de l’équipe pour optimiser et ajuster le processus de gestion des connaissances.

9. Mesure de l’utilisation des connaissances :

Le succès de la gestion des connaissances peut également être mesuré pour s’assurer que les connaissances contribuent à accroître l’efficacité, à favoriser l’innovation et à améliorer la qualité des résultats.
Le processus de gestion des connaissances est cyclique et continu. Une organisation doit adapter le processus à ses besoins pour s’assurer que les connaissances sont activement utilisées et contribuent à l’amélioration des projets et de l’entreprise.

Méthodes de gestion des connaissances

Il existe différentes méthodes et approches de gestion des connaissances que les organisations peuvent utiliser pour soutenir la collecte, l’organisation, le partage et l’application des connaissances. Voici quelques méthodes courantes :

• Ateliers sur les leçons apprises : Des ateliers réguliers après la fin d’un projet aident à recueillir et à documenter les expériences, les idées ainsi que les meilleures pratiques.
• Bases de données de connaissances : Les plateformes numériques de stockage et d’organisation des connaissances permettent aux employés de rechercher facilement des informations.
• Wikis : Il s’agit de plates-formes collaboratives où les membres de l’équipe peuvent créer et modifier collectivement des connaissances.
• Répertoires d’experts : Une liste d’experts au sein de l’organisation qui ont une expertise dans des domaines spécifiques et peuvent être consultés en cas de besoin.
• Documentation des meilleures pratiques : Documenter les méthodes et les procédures réussies du passé pour les appliquer dans les projets futurs.
• Mentorat et coaching : Affecter des employés expérimentés à des collègues moins expérimentés pour transmettre leurs connaissances et leurs expériences. Cela peut être particulièrement utile lors de l’intégration de nouveaux collègues.
• Outils de collaboration en ligne : Les plates-formes de collaboration permettent aux équipes d’échanger des connaissances sur de longues distances et de collaborer en temps réel.
• Récits : La création d’histoires peut transmettre des connaissances, des expériences et des leçons de manière engageante et facilement compréhensible.
• Examens après l’action : Des évaluations structurées après des activités ou des projets aident à analyser ce qui s’est bien passé et ce qui peut être amélioré. Des connaissances précieuses pour les projets futurs peuvent être générées à partir de cela.
• Communauté de pratique : Des groupes informels d’employés partageant un intérêt ou une expertise commune et échangeant régulièrement des connaissances.
• Audits de connaissances : Des évaluations systématiques des sources de connaissances existantes et des pratiques aident à identifier les lacunes en matière de connaissances et les opportunités d’amélioration.
• Gamification : L’intégration d’éléments ludiques incite les employés à partager et à étendre leurs connaissances.
• Gestion de l’innovation : La gestion de l’innovation se concentre sur l’utilisation des connaissances pour développer et mettre en œuvre des idées innovantes.
• Formation en ligne et apprentissage : Les plateformes d’apprentissage numériques offrent aux employés la possibilité d’étendre continuellement leurs connaissances et de s’adapter aux nouveaux défis.

Ces méthodes peuvent être adaptées et combinées en fonction de vos besoins, de vos objectifs ou de votre culture organisationnelle pour créer un système de gestion des connaissances sur mesure qui correspond le mieux aux besoins de votre organisation.

Conclusion

La gestion des connaissances s’avère être un moteur essentiel de l’efficacité, de l’innovation et de l’amélioration continue dans la gestion de projets. Grâce à la capture, à l’organisation et à l’application systématiques des connaissances, les projets peuvent être mis en œuvre de manière plus réussie en exploitant les meilleures pratiques, en évitant les erreurs et en prenant des décisions éclairées.

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