Mitä sinun tulisi tehdä projektinhallinnassa ennen kuin uusi vuosi alkaa
Näin valmistelet projektiputkesi tulevalle vuodelle
Joka vuosi joulukuussa valmistaudumme uuteen vuoteen ja katsomme taaksepäin kuluneisiin kuukausiin. Yrityksissä työntekijät myös pyrkivät suorittamaan tehtävänsä vuoden loppuun mennessä, järjestelemään asioita ja tekemään suunnitelmia tulevaa vuotta varten. Projektinhallinnassa tämä merkitsee, että vuoden lopussa tulee useita uusia projekti-aloitteita, kun taas vanhoja aloitteita ei ehkä ole vielä aikataulutettu. Siksi projektinhallinnassa on tärkeää katsoa taaksepäin ja varata aikaa projektiputken järjestämiseen Yleisesti ottaen täysi projektiputki ei ole ongelma, mutta riskinä on, että yksittäiset projektityöt voivat vanhentua tai menettää hyödyllisyytensä, kun projektia ympäröivät olosuhteet muuttuvat. Tässä muutamia vinkkejä projektiputken siivoamiseen:
>> Tarkista projektit, jotka ovat jo useita kertoja siirtyneet, ja varmista, ovatko ne edelleen tarpeellisia ja toteutuskelpoisia.<<
1. Selvitä puite-ehdot
- kirjaa kaikki projektisi yhteen paikkaan saadaksesi yleiskuvan
- ymmärrä nykyiset liiketoimintatavoitteesi, jotta voit sovittaa projektialoitteet niihin
- tarkista, mitä kapasiteettia sinulla on käytettävissä, esimerkiksi henkilöstön, pätevyyden ja taitojen suhteen
2. Tarkista projektit
Nyt kun puite-ehdot ovat määritelty ensimmäisessä vaiheessa, on aika arvioida projektit. Ensimmäinen kysymys, jonka sinun tulisi kysyä itseltäsi, onko projekti ehdottomasti toteutettava. Asiakkaille tai yrityksellesi välttämättömät projektit on aikataulutettava ja niitä ei saa jättää putkeen liian pitkäksi aikaa. Jos projekti on odottanut pitkään työstettäväksi ja on toistuvasti siirretty muiden projektien edelle, se saattaa olla vähemmän tärkeä – erityisesti jos se ei tue nykyistä liiketoimintastrategiaa, ei tuo merkittäviä hyötyjä tai ei täytä yrityksen tavoitteita. Tarkista myös, ovatko projektin resurssivaatimukset, riskit tai kustannukset muuttuneet ja onko se edelleen toteutettavissa nykyisillä resursseilla. Jos kyseessä on välttämätön projekti, selvitä, miten tarvittavat lisäresurssit voidaan hankkia.
3. Lopeta projektit
Poista kaikki projektisi putkesta, jotka eivät täytä kriteereitäsi. Projektit, joista et voi vielä luopua, voidaan tallentaa projektisi ulkopuolelle ja tarkistaa säännöllisesti seuraavan vuoden aikana.
4. Priorisoi projektit
Nyt on aika priorisoida jäljellä olevat projektisi niiden tärkeyden mukaan ja aikatauluttaa ne sen perusteella. Mikäli jotain ei voida vielä aikatauluttaa, mutta se on tärkeää, sen voi jättää odottamaan projektiputkeen ja aikatauluttaa heti, kun siihen on mahdollisuus.
5. Käytä käyttöön portfolionhallintajärjestelmä
Mikäli kamppailet projektisalkkusi hallinnassa pitämisessä ja projektiputkesi siistinä pitämisessä, portfolionhallintajärjestelmä voi tarjota sinulle tarvitsemasi kokonaiskuvan. Sopiva työkalu auttaa sinua keräämään, analysoimaan ja arvioimaan projekteja liiketoimintatavoitteiden, riskien ja resurssien näkökulmasta.
Haluatko oppia lisää portfolionhallintaohjelmistosta tai saada esittelyn siitä, miten tällainen ohjelmisto voi auttaa sinua? Ota sitten rohkeasti yhteyttä tiimiimme!
Lisätietoja myPARM-projekti- ja portfolionhallintaohjelmistosta:
Haluaisitko tutustua myPARMiin demoesityksessä? Siinä tapauksessa voit varata ajan tapaamiseen vaikka samantien!