Projektien sijaistaminen onnistuneesti

Ole rennollisin mielin lomalla tietäen, että projektisi on hyvissä käsissä

1. Määritä sijainen

Loma-aikana tehtäviäsi tulisi hoitaa sijainen. Useimmissa yrityksen osastoissa on selkeä järjestely siitä, kuka edustaa ketä, mutta projektityössä näin ei aina ole. Projekteissa tarvitaan pikemminkin sijainen, joka on mahdollisuuksien mukaan jo ennestään perehtynyt projektityöskentelyyn ja juuri sinun projektiisi. Näin vältät kriittiset virheet, jotka johtuvat tietojen puutteesta poissa ollessasi. Siksi saattaakin olla järkevää nimetä joku projektiryhmästäsi sijaiseksi. Jos haluamallasi sijaisella ei omien tehtäviensä vuoksi ole riittävästi aikaa ottaa hoitaakseen kaikkia tehtäviäsi, voit myös nimetä useita sijaisia eri vastuualueille.
On joka tapauksessa tärkeää, että kommunikoit tehtävät ja vastuut selkeästi projektiryhmässäsi.

2. Luovuta projekti

Luo yleiskatsaus projektin nykytilanteesta. Siihen tulisi sisällyttää seuraavat seikat:

• nykyiset avoimet tehtävät ja ongelmat
• tyypilliset ongelmat
• prioriteetit ja lykätyt tehtävät
• tärkeät päivämäärät ja välitavoitteet
• nykyiset riskit
• kokouksia, prosesseja ja dokumentointia koskevat ohjeet
• yhteyshenkilöt ja vastuualueet

Tämä lista auttaa sinua varsinaisessa lomien sijaistuksessa. Käytä aikaa siihen, että kerrot yksityiskohtaisesti lomasijaisellesi projektista ja selität, mitä odotat häneltä. Anna etukäteen laadittu yleiskatsaus, jotta sijaisesi voi milloin tahansa loman aikana tarkistaa, onko hanke edelleen oikealla tiellä ja onko kaikki tärkeät asiat otettu huomioon. Luota kuitenkin myös lomaedustajasi kykyihin: Sinun ei tarvitse suunnitella jokaista prosessia pienintä yksityiskohtaa myöten. Samalla projektin luovutuksen yhteydessä kannattaa myös suunnitella päivämäärä, jolloin vastuu on tarkoitus palauttaa. Näin voit palata palattuasi ottaa projektin jälleen rennosti haltuun ja saada kaikki tärkeät tiedot edustajaltasi.

Projektin luovutuksessa sijaiselle kannattaa ottaa huomioon seuraavat seikat:

• Sijaistuksen rakenne: Näin varmistat, että tärkeimpiin asioihin keskitytään myös poissaolosi aikana, ja lomalla oleva sijaisesi saa selkeän käsityksen prioriteeteista. Selkeä rakenne auttaa sinua myös välittämään kaikki tarvittavat tiedot ymmärrettävästi ja avoimesti.
• Pidä tiedot mielessäsi: Onko sijaisesi projektiryhmäsi jäsen? Hienoa, sillä silloin sinun tarvitsee selittää vain tärkeimmät aiheet, joista on huolehdittava. Jos kollegasi ei kuitenkaan tunne hankettasi tai projektinhallintaa kovin hyvin, sinun on selitettävä kaikki asiat yksityiskohtaisemmin.
• Valitse tehtävät: Jotta edustajasi ei kuormittuisi liikaa, on järkevää antaa vain sellaiset tehtävät, jotka on pakko tehdä lomakauden aikana. Muista, että myös sijaisellasi on myös omia tehtäviään, eikä hän ole kovin mielissään, jos hän joutuu hoitamaan yksinomaan sinun tehtäviäsi. Siirrä siksi pienempiä, tällä hetkellä vähemmän tärkeitä tehtäviä myöhemmäksi, kunnes palaat lomalta.
• Tarkista valtuutukset: Selvitä ennen projektin luovuttamista, onko edustajallasi jo kaikki tarvittavat valtuutukset, jotta hän voi hoitaa tehtävät poissa ollessasi. Kyse voi olla digitaalisista käyttöoikeuksista, kuten levyasemiin, sähköpostilaatikoihin tai projektinhallintaohjelmistoon, mutta myös yleisistä valtuuksista, kuten allekirjoitusoikeuksista. Jos häneltä puuttuu tärkeitä käyttöoikeuksia, sinun on huolehdittava niistä ennen lomasi alkua ja ilmoitettava uusista käyttöoikeuksista lomasi sijaiselle.
• Vastaa kysymyksiin: Varaa riittävästi aikaa vastataksesi sijaisesi mahdollisiin kysymyksiin ja kysy, tarvitseeko hän selvennystä. Näin varmistat, että lomavastaava on ymmärtänyt kaikki tärkeät asiat.

Kun kokoat tarvittavat tiedot lomaa varten, projektinhallintaohjelmisto voi tarjota sinulle hyödyllisiä apuvälineitä. Sen avulla voit seurata sekä koko projektia että yksittäisiä työtehtäviä. Siihen listataan tärkeät määräajat sekä mahdolliset riskit. Voit myös tallentaa asiakirjoja ja tietoja yksittäisistä tehtävistä. Tämä ei ole hyödyllistä vain lomien ajaksi, vaan myös silloin, kun sijaisesi merkitsee tärkeitä tietoja muistiin poissaolosi aikana, jotta voit hyödyntää niitä palatessasi.

3. Sidosryhmille tiedottaminen

Sijaisesi ja projektiryhmäsi tietävät jo kaiken tarvittavan. Seuraavaksi kannattaa ilmoittaa poissaolostasi ja lomasi sijaisesta kaikille muille sidosryhmille. Väärinkäsitysten ja häiriöiden välttämiseksi sisäisten osastojen, hankekumppaneiden, asiakkaiden tai tavarantoimittajien tulisi tietää, keneen he voivat ottaa yhteyttä poissaolosi aikana ja milloin aiot palata. Onko sinulla useita edustajia lomakauden aikana? Kokoa luettelo, jossa on kaikkien asiaankuuluvien yhteyshenkilöiden yhteystiedot, ja lähetä tämä luettelo sidosryhmille.

4. Valmistele työpaikka

Etenkin ennen pidempiä poissaoloja viimeiset päivät toimistossa ovat yleensä hyvin hektisiä. Työpaikan valmisteluun kannattaa silti käyttää jonkin verran aikaa.

• Suorita avoimet tehtävät loppuun: Oletko lykännyt pieniä, vähemmän tärkeitä tehtäviä tai asioita, joita et halua tehdä pitkään aikaan? Kannattaa käyttää nyt aikaa näiden tehtävien suorittamiseen. Näin sinulla ei ole huonoa omaatuntoa lomasi aikana eikä sinulla ole tarpeettoman pitkää listaa tehtävistä, kun palaat.
  
• Valmistele postilaatikkosi: Jos sinulla on vielä lukemattomia sähköpostiviestejä ja avoimia yhteydenottopyyntöjä, tämä on hyvä hetki hoitaa ne. Paluusi jälkeen sinulla on varmasti suuri määrä uusia viestejä, jotka odottavat lukemista ja vastaamista. Jos postilaatikkosi on kuitenkin siistitty ennen lomaa, määrä tuntuu pienemmältä ja vähemmän ylivoimaiselta. Voit myös käyttää tilaisuutta hyväksesi ja asettaa sähköpostiohjelmaasi poissaoloviestin.
  
• Uudelleenohjaa puhelimesi: Muista ohjata puhelimesi sijaiselle, ennen kuin lähdet toimistosta lomaa edeltävänä iltana. Suosittelemme, että et ole tavoitettavissa kyselyihin lomasi aikana, jotta voit palautua mahdollisimman hyvin. Jos projektisi on kuitenkin kriittisessä vaiheessa, voit antaa sijaisellesi yhteystietosi. Tällöin sinun on määriteltävä tarkkaan, milloin sinuun saa ottaa yhteyttä ja missä asioissa, jotta puhelimesi ei soi jatkuvasti ja sinulle ei soiteta vähäpätöisistä asioista.
• Siivoa: Et varmasti halua palata kaoottiselle työpisteelle. Sen vuoksi on hyvä siivota työpöytäsi ennen lähtöäsi. Koska työpöydällesi saattaa kertyä paljon postia poissaolosi aikana, kollegasi arvostavat siistiä työpöytääsi, ja myös sinä olet siitä iloinen palattuasi. Tee siis arkistointi, siivoa käytetyt astiat pois ja pyyhi työpöytäsi puhtaaksi.
• Vinkkimme: Jotta posti ja asiakirjat eivät kerääntyisi epäjärjestyksessä työpöydällesi, voit asettaa erilaisia arkistointikoreja esimerkiksi kiireellisille asiakirjoille tai tiedoksi annettaville asiakirjoille. Näin saat lomasi jälkeen nopeasti yleiskuvan tärkeimmistä asioista.

5. Nauti lomasta

Vaikka se olisikin joskus vaikeaa: lomasi on olemassa rentoutumista varten, ja juuri siihen sinun pitäisi käyttää se. Älä siis ole tavoitettavissa puhelimitse tai sähköpostitse, äläkä tarkista jatkuvasti viestejäsi tai vastaa niihin. Todennäköisesti kaikki ei mene täsmälleen niin kuin olisit toivonut poissaolosi aikana. Koska olet kuitenkin suunnitellut erinomaisen loma-ajan sijaisen, voit rentoutua ja luottaa siihen, että sijaisesi ja projektiryhmäsi tekevät hyvää työtä.

Lisätietoja myPARM projektinhallintaohjelmistosta:

Haluaisitko tutustua myPARMiin demoesityksessä? Siinä tapauksessa voit varata ajan tapaamiseen vaikka samantien!