Oikean BI-ohjelmiston valitseminen

Muutama vaihe optimaaliseen ratkaisuun

Seitsemän vaihetta parhaan BI-ohjelmiston valintaan

1. Aloitus

Ydintiimin kanssa pidettävässä alustavassa kokouksessa määritetään, mitkä toimet tulisi tehdä oikean ohjelmiston valitsemiseksi, mutta myös se, kenen pitäisi osallistua ohjelmistovalintaan ydintiimin lisäksi. Tällaiseen ydintiimiin kuuluvat yleensä tärkeimmät liiketoiminnan käyttäjät sekä tarvittavat kollegat IT-osastolta. Määritä tiimissä, pitäisikö ohjelmistoa koskevat vaatimukset kerätä työpajoissa vai haastatteluissa ja kenen tulisi osallistua niihin. Haastatteluissa on se etu, että kaikilla osallistujilla on aikaa muotoilla tarpeensa ja vaatimuksensa tarkasti. Työpajat sen sijaan tuottavat usein ryhmädynamiikan vuoksi lisäideoita.

2. Analysoi nykytilanne ja määrittele vaatimukset

Analysoi seuraavaksi yrityksesi nykytilanne ja kerää kaikki vaatimukset, jotka uuden ohjelmiston on täytettävä. Pohdi, miten tietoja kerätään ja analysoidaan tällä hetkellä, missä asioissa on vaikeuksia ja miten BI-ohjelmisto voi auttaa. Näin voitte laatia vaatimusluettelon. Vaatimusluokkia on neljä:

• Toiminnalliset vaatimukset:
  Kerää kaikki tarvittavat toiminnot. Ohjelmiston myöhempi käyttötarkoitus määrää myös sen, millaisia toimintoja ohjelmistossa on lopulta oltava. Monia BI-järjestelmiä voidaan käyttää joustavasti, mutta ne keskittyvät joihinkin tiettyihin alueisiin tai toimintoihin. Selvitä myös, mitkä asiat ovat välttämättömiä ja mitkä valinnaisia.
• Tekniset vaatimukset:
  Tekniset vaatimukset koskevat muun muassa tietoturvaa, tietosuojaa, tarvittavaa suorituskykyä, alustoja, käyttöjärjestelmiä ja tietokantatekniikkaa. Myös tarvittavat yhteydet nykyisin käytössä oleviin järjestelmiin on otettava huomioon, jotta valittu ohjelmisto voidaan integroida optimaalisesti tietotekniikkaympäristöönne.
• Organisaation vaatimukset:
  Tämä kohta koskee esimerkiksi lupakysymystä. Pitääkö kaikilla käyttäjillä olla pääsy kaikkiin toimintoihin ja tietoihin, vai pitäisikö eri käyttäjäryhmillä olla erilaiset käyttöoikeudet? Miten valtuutuksia olisi käsiteltävä?
• Yleiset vaatimukset:
  Lisäksi voi olla myös yleisiä vaatimuksia, esimerkiksi ohjelmistotuen tarjoaminen tietyllä kielellä voi olla erittäin tärkeää, haluat palveluntarjoajan kotimaastasi tai haluat viitteitä samankaltaiselta toimialalta. Myös palveluntarjoajan tulevaisuudenkestävyys tai odotettavissa oleva toteutusaika voivat olla tärkeitä kriteerejä.

On tärkeää ottaa kaikki sidosryhmät mukaan tähän vaiheeseen. Siksi sinun ei pitäisi ottaa huomioon vain ohjelmiston tulevia pääkäyttäjiä, vaan myös johto tai käyttäjät, jotka tarvitsevat tietoa BI-ohjelmistosta vain satunnaisesti tai joille esitetään valmiita raportteja. Tämä on ainoa tapa saada täydellinen yleiskuva vaatimuksista.
Ota myös huomioon, että vaatimukset saattavat muuttua ajan myötä. Siksi voi olla järkevää analysoida vaatimuksia iteratiivisessa prosessissa ja muuttaa luetteloa tarpeen mukaan.

3. Määrittele kriteerit

Kun olet koonnut kaikki vaatimukset, voit muuttaa ne ohjelmiston valintakriteereiksi. Pohdi, kuinka tärkeä kukin kriteeri on, jotta saat selville, mitkä ovat ne tärkeimmät kriteerit, jotka tulevalla BI-ohjelmistollasi pitäisi joka tapauksessa olla.
Lopullinen kriteeriluettelo on sitten hyväksyttävä kaikkien osapuolten kesken.

4. Tuotetutkimus

Voit nyt aloittaa sopivien BI-ratkaisujen etsimisen. Tämä ei ole helppo tehtävä, sillä markkinoilla on lukemattomia vaihtoehtoja, ja niiden määrä kasvaa jatkuvasti. Keskeisten kriteerien perusteella voit kuitenkin nopeasti rajata, soveltuuko jokin ratkaisu kaikkiin vai ei. Näin saat pitkän listan, jossa on enintään 20-30 ohjelmistoratkaisua. Sen jälkeen voit rajata luettelon lyhyen luettelon kolmesta viiteen ratkaisuun muiden kriteerien avulla.

5. Arvioi soveltuvuus

Vertaillaksesi useita BI-ratkaisuja keskenään ja valitaksesi yrityksellesi optimaalisen ohjelmiston, kannattaa järjestää esittelytilaisuuksia listaamiesi tarjoajien kanssa. Näin voit selvittää tarkalleen, kuinka hyvin tarjottu ratkaisu vastaa tarpeitasi, ja nähdä sen toiminnassa. Tällä tavoin voit ehkä rajata listaa vielä enemmän.
Tämän jälkeen jäljelle jääneet ratkaisut on syytä tutkia perusteellisesti ja yksityiskohtaisesti. Tässä yhteydessä tärkeitä eivät ole vain eri toiminnot vaan myös käyttäjäystävällisyys. Monet palveluntarjoajat tarjoavat ilmaisen testin tai koekäytön. Vaihtoehtoisesti voit käyttää konseptitestiä (proof of concept, PoC). Tällöin ohjelmistotoimittaja käyttää yrityksesi tehtävää näyttääkseen, miten vaaditut toiminnot on toteutettu ohjelmistossa.
Vinkkimme: Varaa tähän vaiheeseen riittävästi aikaa ja testaa eri vaihtoehtoja mahdollisimman hyvin. Valmistele tätä varten tehtäviä, jotka tukevat sinua testauksessa tai jotka välität palveluntarjoajille PoC:tä varten. Alun perin valittuihin vaatimuskriteereihin perustuva arviointilomake voi myös auttaa sinua arvioimaan vaihtoehtoja.

6. Arvioi sovelluksen käyttöönoton kustannukset

Ohjelmiston käyttöönoton vaatima työmäärä ja ohjelmistosta aiheutuvat kustannukset ovat myös tärkeässä asemassa valintaprosessissa. Selvitä siksi seuraavat seikat kaikkien vaihtoehtojen osalta:

• Ohjelmiston käyttöönottoon tarvittava aika
• Laitteistokustannukset, ohjelmiston mahdollinen isännöinti tai käyttö pilvipalvelussa.
• Ohjelmiston asennukseen tarvittava aika
• Lisenssikustannukset
• Ylläpitokustannukset
• Konsulttipalvelujen kustannukset
• Ohjelmistoon mahdollisesti tarvittavista muutoksista aiheutuvat kustannukset ja niihin kuluva aika
• Johtajien ja työntekijöiden koulutuksesta aiheutuvat kustannukset ja siihen kuluva aika
• Kustannukset, jotka aiheutuvat ohjelmiston integroimisesta IT-ympäristöönne

7. Valinta

Sinä ja ydintiimisi voitte nyt tehdä perustellun päätöksen jostakin ohjelmistoratkaisusta. Harkitse huolellisesti ja yksityiskohtaisesti, mikä vaihtoehto on paras yrityksellesi.

Yhteenveto

Päätös BI-ohjelmiston valinnasta on tehtävä huolellisesti, sillä yrityksesi tulee työskentelemään saman ohjelmiston kanssa pitkään, jotta ohjelmistosta saataisiin suurin mahdollinen hyöty. Tätä varten kaikki tarvittavat toiminnalliset, tekniset, organisatoriset ja yleiset vaatimukset sekä niistä aiheutuva työmäärä on arvioitava kriittisesti, ja kaikki sidosryhmät on otettava mukaan valintaprosessiin. On myös muistettava, että vaatimukset voivat muuttua ajan mittaan ja että ohjelmistoa on siksi voitava mukauttaa niihin tulevaisuudessa.

myPARM BI^act on business intelligence -ohjelmisto, joka voidaan räätälöidä tarpeiden mukaan. Ohjelmisto tarjoaa sinulle tietoja lukuisista rajapinnoista yhdessä järjestelmässä. Näitä tietoja voidaan käsitellä, analysoida ja visualisoida toiveidesi mukaisesti, jolloin voit suunnitella raportteja täysin tarpeidesi mukaan. Erityisominaisuutena on myös mahdollista muuntaa havainnot välittömästi toimenpiteiksi myPARM BI^actin täysin integroidussa tehtävienhallinnassa.

Haluaisitko tutustua myPARM BI^actiin demoesityksessä? Siinä tapauksessa voit varata ajan tapaamiseen vaikka samantien!