Optimaalisen projektimenetelmän valinta
Projektisalkkujen hallinta Stacey Matrixin avulla
Ketterät projektinhallintamenetelmät ovat hyvin suosittuja. Kaikkia projekteja ei kuitenkaan voida toteuttaa ketterästi, koska käytetyn projektinhallintamenetelmän on aina sovittava kulloiseenkin tilanteeseen tai kyseiseen projektiin, jotta siitä saadaan täysi hyöty irti. Siksi hybridilähestymistapa tai jopa klassinen lähestymistapa voi olla järkevä. Parhaan menetelmän valitseminen ei kuitenkaan ole aina helppoa. Stacey-matriisia voidaan käyttää päätöksenteon apuna ja siten yksinkertaistaa projektisalkun hallintaa.
Mikä on Stacey Matrix? Alkuperäinen
Stacey-matriisi juontaa juurensa organisaatioteoreetikko Ralph Douglas Staceyyn, eikä sitä alun perin käytetty oikean prosessimallin valitsemiseen tuleviin hankkeisiin, vaan pikemminkin selvittämään yleisesti ”päätöksentekoa yrityksissä monimutkaisissa tilanteissa”.
Stacey oli ensisijaisesti kiinnostunut seuraavista kysymyksistä:
- Mitkä seikat edistävät organisaatioiden monimutkaisuutta?
- Miten päätöksiä voidaan parhaiten tehdä epävarmoissa tilanteissa?
- Mitkä strategiat soveltuvat parhaiten tilanteisiin, joissa monimutkaisuus vaihtelee?
Näihin kysymyksiin voidaan vastata visuaalisesti Stacey-matriisin avulla, joka kattaa kahden akselin välisen alueen, jossa järjestelmät tai hankkeet on sijoitettu niiden monimutkaisuuden mukaan.
- Y-akseli: Yksimielisyyden taso
Tämä akseli kuvaa päätöksentekijöiden yksimielisyyttä eli sitä, kuinka yksimielisiä he ovat päätösten tekemisessä. Tähän sisältyy kysymys siitä, ovatko saavutettavat tavoitteet tai vaatimukset selkeitä vai eikö niitä voida kuvata selkeästi. Tällöin sovelletaan seuraavaa: Mitä kauempana koordinaattipisteestä jokin kohta on, sitä enemmän päätöksentekijöiden näkemykset eroavat toisistaan. - X-akseli: Varmuusaste
Tämä akseli kuvaa varmuuden ulottuvuutta eli sitä, kuinka varmoja päätöksentekijät ovat päätöksestä. Toisin sanoen, mitä kauempana koordinaatiston keskeltä merkintä on, sitä suurempi on epävarmuus siitä, miten tavoitteet, vaatimukset tai toimet voidaan täyttää tai mitkä resurssit, menetelmät tai välineet voivat edistää ongelman ratkaisemista.
Stacey määritteli viisi erikseen tarkasteltavaa osa-aluetta, jotka määräävät kunkin päätöksentekotyypin:
1. Lähellä yksimielisyyttä ja varmuutta: Tämän alueen merkinnät on erityisen helppo toteuttaa, koska asiasta vallitsee suuri yksimielisyys ja varmuus. Tällöin voidaan soveltaa parhaita käytänteitä tai hyödyntää aiemmin saatuja kokemuksia.
2. Kaukana yksimielisyydestä, lähellä varmuutta: Tässä tapauksessa menettelystä ja tuloksista on varmuus. Koska päätöksentekijät ovat kuitenkin eri mieltä, päätökset on tehtävä kompromissin tai neuvottelujen kautta. Tämän seurauksena päätökset tehdään todennäköisemmin poliittisella tasolla.
3. Lähellä yksimielisyyttä, kaukana varmuudesta: Tällä alueella päätöksentekijöiden yksimielisyys on korkea, kun taas varmuus on keskitasoa. Eli päätöksentekijät ovat samaa mieltä, mutta toimintatavan yksityiskohdat ovat epäselviä. Tällöin päätökset voidaan tehdä selkeiden faktojen ja analyysien perusteella tai varmuuden lisäämiseksi voidaan ottaa mukaan asiantuntija. Yhteinen visio voi myös auttaa tässä asiassa, jotta on selvää, mihin tilaan pyritään, vaikka yksittäiset askeleet sinne pääsemiseksi eivät vielä olisikaan tiedossa.
4. Monimutkaisuus: Päätökset, jotka sijoittuvat tälle alueelle, ovat monimutkaisia, koska sekä yksimielisyys että varmuus ovat vähäisiä. Tällä alueella on vaikea tehdä hyviä valintoja. Sen vuoksi kannattaa keskittyä luovuuteen, innovointiin tai perimmäisten syiden analysointiin. Myös kokeilusta voi olla hyötyä tällä alalla, jos pystyt reagoimaan nopeasti muutoksiin.
5. Anarkia: Tällä alalla ei ole yhteisymmärrystä eikä varmuutta. Päätöksenteko ei siis ole mahdollista, koska täsmällinen suunnittelu tai neuvottelut eivät auta päätöksen tekemisessä. Siksi tätä matriisin aluetta tulisi välttää. Tällä alueella toteutettavaa hanketta pitää harkita perusteellisesti uudelleen.
Stacey Matrix projektinhallinnassa
Stacey Matrixin uusi lähestymistapa on yhdistelmä alkuperäistä Stacey Matrixia ja Cynefin Frameworkia. Siinä yhdistetään päätöksenteko eri tavoin monimutkaisilla osa-alueilla ja tilanteiden ja hankkeiden ympäristön huomioon ottaminen.
Excursus: Cynefin
David J. Snowden kehitti Cynefin-kehyksen, jossa projektit, ongelmat ja tehtävät jaetaan viiteen eri osa-alueeseen päätöksenteon helpottamiseksi. Nämä alat eroavat toisistaan lähinnä syyn ja seurauksen välisen suhteen osalta. Snowden erotti kentät yksinkertaisiksi, monimutkaisiksi, monimutkaisiksi, kaoottisiksi ja epäselviksi.
Stacey-matriisin uudessa versiossa ei siis oteta huomioon ainoastaan hankkeen monimutkaisuutta vaan myös järjestelmän ja sen ympäristön vuorovaikutusta.
Tämän kuvaamiseen käytetään niin ikään kahta akselia, joiden väliin on sijoitettu neljä Cynefinin aluetta: yksinkertainen, monimutkainen, vaikea ja kaoottinen.
- Y-akseli: Vaatimukset
Tämä osoittaa, kuinka selkeitä ja erillisiä vaatimukset ovat, eli vallitseeko yhteisymmärrys siitä, mitä pitäisi toteuttaa. - X-akseli: Teknologia tai menetelmä
Tämä akseli ilmaisee, miten vaatimukset on tarkoitus toteuttaa tai onko tekniikka tai menetelmä sen toteuttamiseksi hyvin tiedossa.
Monimutkaisuuden tasot ja suositukset
Alue 1: Yksinkertainen
Tällä alueella sekä vaatimukset että ratkaisupolku ovat tiedossa. Nämä ovat yleensä rutiinitehtäviä, joista on jo paljon kokemusta. Tämän osa-alueen projektissa voidaan käyttää valmiita tarkistuslistoja, standardiprosesseja tai parhaita käytäntöjä tavoitteen saavuttamiseksi..
Alue 2: Monimutkainen
Hanketta pidetään monimutkaisena, jos vaatimuksissa ja/tai ratkaisupolussa on lievää tai kohtalaista epäselvyyttä. Monimutkaisissa tilanteissa voidaan klassisella projektinhallinnalla saavuttaa erittäin hyviä tuloksia – mutta eri painotuksella, ominaisuuksista riippuen: Jos vaatimukset ovat epäselviä, päätöksentekoon tarvitaan kompromisseja ja neuvotteluja. Jos menetelmän suhteen on epäselvyyttä, asiantuntijat voivat auttaa löytämään parhaan ratkaisun.
Alue 3: Vaikea
Hanke on vaikea, jos vaatimukset ovat hyvin epäselviä ja muuttuvat usein ja/tai jos menetelmä tavoitteen saavuttamiseksi on epäselvä ja arvaamaton. Koska tämän alueen projektit ovat jatkuvassa liikkeessä, kehittynyt suunnitelma ei ole menetelmänä kovin lupaava. Sen sijaan on käytettävä iteratiivista lähestymistapaa eli ketterää menetelmää, joka auttaa lähestymään tavoitetta askel askeleelta. Myös hybridimenetelmiä voidaan käyttää menestyksekkäästi tällä alalla
Alue 4: Kaaos
Projekti on kaoottinen, jos vaatimukset ovat täysin epäselvät ja menetelmät tuntemattomia. Suunnittelu ei ole tässä tapauksessa lupaavaa. Siksi tällä alueella on hyödyllistä käyttää ketterää lähestymistapaa, jolla edetään pienin askelin ja näin siirrytään ajan myötä monimutkaisemmalle alueelle. Erityisesti muotoiluajattelusta voi olla tässä apua
Uuden Stacey Matrixin edut
- Hyvä tuki oikean lähestymistavan tai projektinhallintamenetelmän valintaan.
- Yksinkertainen, visuaalinen esitys
- Voidaan käyttää viestinnässä sidosryhmien kanssa
Uuden Stacey-matriisin haitat
- Ei ota huomioon projektiympäristöä
- Eri alueiden väliset rajat ovat häilyviä, joten tarkkaa tietoa parhaasta menetelmästä ei voida antaa.
- Kaksi ulottuvuutta ei aina riitä monimutkaisten tilanteiden täydelliseen arviointiin.
Yhteenveto
Oikea projektinhallintamenetelmä riippuu aina tilanteesta, sillä kullakin menetelmällä on omat vahvuutensa ja heikkoutensa. Siksi kannattaa punnita, mikä menetelmä on sopivin ennen minkäkin projektin aloittamista. Stacey-menetelmä voi auttaa sinua tässä, sillä sen avulla voidaan arvioida projektia vaatimusten selkeyden, käytettävien menetelmien tuntemuksen ja ympäristön vakauden perusteella. Tällä tavoin lähtötilanne saadaan visualisoitua ja Stacey-matriisi antaa vihjeitä sopivista menetelmistä. On kuitenkin tärkeää huomata, että Stacey-matriisia voidaan tulkita väärin eikä se anna tarkkoja tuloksia. Siksi sinun kannattaa luottaa myös omaan ja tiimisi kokemukseen sekä etsiä hyviä työkaluja, kuten projektinhallintaohjelmisto myPARM, tukenasi projektien toteuttamisessa – riippumatta siitä, valitsetko klassisen, hybridi- vai ketterän lähestymistavan.
Lisätietoja myPARM-projekti- ja portfolionhallintaohjelmistosta:
Haluaisitko tutustua myPARMiin demoesityksessä? Siinä tapauksessa voit varata ajan tapaamiseen vaikka samantien!