SAAS vai On Premise?

Kumpi ratkaisu on parempi?

Mitä SaaS- ja paikalliset ratkaisut tarkalleen ottaen ovat?

SaaS (Software-as-a-Service) on ohjelmistojen käyttöönottomalli, jossa sovelluksia tarjotaan palveluina verkon yli. Tämä tarkoittaa, että kolmannen osapuolen palveluntarjoaja ylläpitää ohjelmistoa pilvipalveluinfrastruktuurissa, ja asiakkaat voivat käyttää sitä internet-yhteyden kautta ilman, että heidän tarvitsee asentaa ohjelmistoa omille tietokoneilleen tai palvelimilleen. Asiakkaat voivat vuokrata ohjelmistoja, yleensä tilauspohjaisesti, ja niiden etuna ovat yleensä joustavat maksumallit, automaattiset päivitykset sekä mahdollisuus käyttää ohjelmistoa eri laitteilla ja eri paikoista käsin.
Paikalliset ratkaisut puolestaan asennetaan ja niitä käytetään paikallisesti yrityksen omilla palvelimilla. Tämä tarkoittaa, että koko IT-infrastruktuurin, myös ohjelmistojen, valvonta ja hallinta ovat täysin yrityksen vastuulla. Toisin kuin SaaS-ratkaisut, paikalliset ratkaisut asennetaan pysyvästi yrityksen järjestelmiin, ja ne edellyttävät yrityksen IT-osastolta säännöllisiä päivityksiä ja ylläpitoa. Siksi paikalliset ratkaisut sopivat yleensä paremmin sellaisille yrityksille, jotka haluavat valvoa IT-järjestelmiään tarkasti tai joiden on noudatettava tiukkoja säännöksiä.

1. Kulut

SaaS:n ja paikallisen ratkaisun valinnassa yksi tärkeimmistä tekijöistä ovat kustannukset. SaaS-ratkaisujen hankintakustannukset ovat yleensä pienemmät kuin paikan päällä olevien ratkaisujen, koska palvelimia, IT-infrastruktuuria tai IT-henkilöstöä ei tarvita. Sen sijaan ohjelmisto tarjotaan internetin kautta, ja käyttäjä maksaa yleensä kuukausi- tai vuosimaksun ohjelmiston käytöstä.
Sen sijaan paikallinen ratkaisu edellyttää, että ohjelmisto asennetaan yrityksen palvelimille. Yritys on siis vastuussa palvelinten, IT-infrastruktuurin, lisenssien ja IT-henkilöstön hankkimisesta. Tämä voi johtaa merkittäviin hankintakustannuksiin.
Kannattaa kuitenkin myös ottaa huomioon, että paikallisen ratkaisun kustannukset voivat silti olla pitkällä aikavälillä alhaisemmat kuin SaaS-ratkaisun. Syynä on se, että SaaS-ratkaisut edellyttävät yleensä kuukausi- tai vuosimaksuja, jotka kertyvät pitkällä aikavälillä. Sen sijaan paikallista ratkaisua voidaan käyttää useita vuosia hankinnan ja asennuksen jälkeen ilman lisäkustannuksia.
Toinen tärkeä kustannustekijä on ohjelmistojen ylläpito ja päivitykset. SaaS-ratkaisussa yritys ei ole vastuussa ohjelmistojen ylläpidosta ja päivityksistä, koska niistä huolehtii ohjelmiston toimittaja. Paikallisessa ratkaisussa yrityksen IT-tiimin, joka käyttää ohjelmistoa omilla palvelimillaan, on kuitenkin huolehdittava ylläpidosta ja päivityksistä, mikä aiheuttaa lisäkustannuksia ja vaatii lisäresursseja.
Valitaksesi yrityksellesi parhaan mahdollisen vaihtoehdon sinun on siis punnittava huolellisesti yrityksesi kokoa, käyttäjien määrää, ohjelmistovaatimuksia, käytettävissä olevia resursseja, kuten IT-henkilöstöä tai laitteita, ja budjettiasi sekä molempien vaihtoehtojen pitkän aikavälin kustannuksia.

2. Mukautusmahdollisuudet

Toinen tärkeä tekijä SaaS-ratkaisun ja paikallisen ratkaisun välillä on sen joustavuus. Yrityskohtaisiin tarpeisiin mukauttaminen voi olla joustavampaa kiinteässä ratkaisussa, koska yritys voi hallita ohjelmistoa kokonaan. Tämä mahdollistaa ominaisuuksien lisäämisen tai poistamisen, jotta ohjelmisto voidaan sovittaa vaatimusten mukaiseksi. Lisäksi yritys voi myös päättää, miten se haluaa ottaa ohjelmiston käyttöön, suosiiko se pilvipohjaista, paikallista vai hybridikäyttöä.
SaaS-ratkaisu on sen sijaan tyypillisesti vakioitu ja tarjoaa vähemmän mahdollisuuksia räätälöintiin. Palveluntarjoaja määrittelee, mitkä ominaisuudet ovat käytettävissä ja miten ohjelmisto otetaan käyttöön. Vaikka jotkin palveluntarjoajat mahdollistavat joitakin mukautuksia, ne voivat olla kalliita ja vaativat usein yritykseltä lisäresursseja muutosten tekemiseen.

3. Integraatio

Ohjelmistoratkaisujen integrointiin olemassa oleviin järjestelmiin sovelletaan samankaltaisia seikkoja.
Paikalliset ratkaisut tarjoavat yleensä enemmän joustavuutta integroitumisessa. Koska ratkaisu asennetaan suoraan yrityksen palvelimille, se voi olla helpompi sisällyttää olemassa oleviin prosesseihin ja järjestelmiin. Lisäksi paikallisissa ratkaisuissa on yleensä enemmän mahdollisuuksia räätälöintiin ja laajentamiseen, mikä mahdollistaa saumattoman integroinnin olemassa oleviin järjestelmiin.
SaaS-ratkaisujen integrointi olemassa oleviin järjestelmiin riippuu palveluntarjoajan käyttöliittymästä. Useimmat SaaS-palveluntarjoajat tarjoavat kuitenkin avoimen APIn, jonka avulla tietoja voidaan siirtää eri sovellusten välillä ja integroida ratkaisu olemassa oleviin järjestelmiin. Joissain tapauksissa saatetaan tarvita yksilöllistä integrointia, jotta ratkaisun saumaton integrointi voidaan taata. SaaS-ratkaisujen etuna on kuitenkin se, että ne voidaan yleensä ottaa käyttöön nopeasti, mikä puolestaan helpottaa integrointia olemassa oleviin järjestelmiin. Koska ratkaisu on valmiiksi saatavilla eikä sitä tarvitse asentaa yrityksen järjestelmiin, yritykset voivat aloittaa ratkaisun käytön lähes välittömästi.

4. Turvallisuus

Ei ole selkeää vastausta siihen, kumpi ratkaisu on tietoturvan kannalta parempi, sillä molemmissa vaihtoehdoissa on omat turvatoimensa ja riskinsä.
Paikallisessa ratkaisussa vastuu tietoturvasta on kokonaan yrityksellä. Siksi yrityksen on toteutettava asianmukaiset turvatoimet, joilla voidaan estää tietojen menetykset ja muut tietoturvaongelmat. Näihin kuuluvat palomuurijärjestelmien käyttöönotto, pääsynvalvonta, salaustekniikat, säännölliset varmuuskopiot ja päivitykset sekä työntekijöiden koulutus ja tiedottaminen.
SaaS-ratkaisuissa vastuu tietoturvasta on sekä palveluntarjoajalla että yrityksellä. Palveluntarjoajan on varmistettava, että sen järjestelmät ja prosessit ovat turvallisia ja alan vaatimusten mukaisia. Yrityksen on kuitenkin myös varmistettava, että se valitsee hyvämaineisen palveluntarjoajan, joka noudattaa tiukkoja tietoturvastandardeja, kuten ISO 27001- tai SOC 2.
Tietoturvan varmistamiseksi SaaS-ratkaisussa yritysten pitäisi soveltaa joitakin parhaita käytäntöjä, kuten tarkistamalla yksityisyydensuojakäytännöt ja sopimukset, palveluntarjoajan vaatimustenmukaisuussertifioinnin, salasanojen turvallisuuden, valvomalla käyttäjien toimintaa ja käytötoikeuksia, sekä antaa säännöllistä koulutusta työntekijöille.
Lisäksi monivaiheisen todennuksen käyttöönotto voi parantaa tietoturvaa entisestään. Monivaiheinen todennus edellyttää muutakin kuin vain käyttäjänimen ja salasanan tietojen käyttämiseksi. Käyttäjien on sen sijaan suoritettava lisätodennusvaiheita, kuten syötettävä puhelimeen lähetetty koodi tai skannattava sormenjälki.
Olipa yrityksellä käytössä SaaS- tai paikallinen ratkaisu, säännölliset tarkastukset ja auditoinnit ovat tärkeitä tietojen turvallisuuden ja turvatoimien jatkuvan optimoinnin varmistamiseksi.

5. Saatavuus

Tietojen saatavuus ja luotettavuus ovat myös tärkeitä tekijöitä ratkaisua valittaessa. Käyttökatkoksia eli aikaa, jolloin ohjelmisto ei ole käytettävissä tai ei toimi kunnolla, tulisi välttää mahdollisimman paljon.
Paikallisissa ratkaisuissa käytettävyys ja luotettavuus riippuvat käytetyn laitteiston ja verkkoinfrastruktuurin laadusta. Yritykset voivat yleensä ryhtyä toimenpiteisiin käyttökatkosten minimoimiseksi, esimerkiksi käyttämällä varmuuskopiojärjestelmiä, ylimääräistä laitteistoa tai erikoisohjelmistoja ongelmien seurantaan ja diagnosointiin.
Sen sijaan SaaS-ratkaisun saatavuus ja luotettavuus riippuu palveluntarjoajan infrastruktuurin laadusta. Useimmilla SaaS-palveluntarjoajilla on sen vuoksi käytössä varajärjestelmät ja verkot sekä hätäsuunnitelmat käyttökatkosten minimoimiseksi. Jotkin palveluntarjoajat tarjoavat jopa palvelutasosopimuksia (SLA), jotka takaavat tietyn saatavuuden ja luotettavuuden tason. Tämän seurauksena SaaS-ratkaisujen käytettävyys on usein parempi kuin paikan päällä olevien ratkaisujen. Useimmat SaaS-palveluntarjoajat tarjoavat vähintään 99,9 prosentin saatavuuden, mikä tarkoittaa, että ratkaisu saa olla poissa käytöstä vain muutaman tunnin vuodessa. Paikalliset ratkaisut sen sijaan voivat olla alttiimpia käyttökatkoksille, etenkin jos laitteisto tai verkkoinfrastruktuuri on vanhentunut tai huonosti huollettu.
On kuitenkin syytä huomioida, että SaaS-ratkaisujen käyttökatkokset ovat yrityksen vaikutusmahdollisuuksien ulkopuolella. Jos SaaS-palveluntarjoajalla on häiriö, yritys ei voi tehdä mitään ratkaisun palauttamiseksi. Sen sijaan paikallisissa ratkaisuissa yritykset voivat reagoida suoraan ongelmiin ja ryhtyä toimenpiteisiin käyttökatkosten minimoimiseksi.
Tehdäksesi yrityksesi kannalta oikeanlaisen päätöksen, kannattaa ottaa huomioon myös oman laitteistosi ja verkkoinfrastruktuurisi laatu tai se, onko SaaS-ratkaisulla hätäsuunnitelmia ja SLA-sopimuksia.

6. Skaalautuvuus

Myös skaalautuvuudessa on merkittäviä eroja SaaS- ja paikallisratkaisujen välillä. SaaS-ratkaisu on yleensä helpommin skaalattavissa, koska palveluntarjoaja voi tarjota joustavasti tarvittavia resursseja asiakkaan vaatimusten täyttämiseksi. Tämä tarkoittaa, että jos asiakas tarvitsee lisää käyttäjälisenssejä tai lisämoduuleja ja -toimintoja, niitä voidaan lisätä helposti. Paikalliset ratkaisut sen sijaan eivät ole tässä suhteessa yhtä joustavia, koska ne edellyttävät, että yritykset lisäävät ja konfiguroivat manuaalisesti laitteisto- ja ohjelmistokomponentteja lisäkapasiteetin luomiseksi. Tämä vaatii investointeja laitteistoon, kuten palvelimiin, tallennustiloihin tai verkkolaitteisiin, ja ohjelmistojen asentaminen sekä konfigurointi vievät aikaa ja henkilöstöä.

7. Käyttäjäystävällisyys

Käytettävyys ja käyttäjäkokemus ovat myös tärkeitä tekijöitä ratkaisujen välillä.
SaaS-ratkaisuja on usein helpompi käyttää ja ne eivät vaadi niin laajaa koulutusta, koska niissä on yleensä hyvin intuitiivinen käyttöliittymä. Niitä voi käyttää helposti verkkoselaimen tai mobiilisovelluksen kautta, ja ne ovat siten käytettävissä missä ja milloin tahansa, olipa käyttäjä sitten toimistolla tai etänä. Käyttäjien ei tarvitse huolehtia ohjelmiston ylläpidosta tai päivittämisestä, koska palveluntarjoaja ottaa siitä vastuun.
Paikalliset ratkaisut sen sijaan vaativat yleensä yksityiskohtaisempaa koulutusta ja teknistä asiantuntemusta ohjelmiston käyttöönottoon, ylläpitoon ja päivittämiseen. Ne voivat olla vähemmän intuitiivisia ja vaativat usein monia vaiheita tietyn tehtävän suorittamiseksi. Jos yritys ei itse tarjoa ohjelmistoa pilvipalvelussa, ohjelmiston saatavuus rajoittuu lähiverkkoon. Tämä tarkoittaa, että käyttäjät eivät välttämättä voi käyttää ohjelmistoa yrityksen ulkopuolelta.
Lisäksi SaaS-ratkaisut tarjoavat yleensä yhtenäisemmän käyttökokemuksen, koska kaikki käyttäjät käyttävät samaa ohjelmistoversiota. Päivitykset ja parannukset toimitetaan automaattisesti ja ovat kaikkien käyttäjien saatavilla. Paikallisissa ratkaisuissa eri käyttäjät voivat käyttää eri ohjelmistoversioita, mikä voi johtaa ristiriitaisuuksiin käyttökokemuksessa. Päivitykset ja parannukset on otettava käyttöön manuaalisesti, mikä voi vaatia lisäaikaa ja -resursseja.

8. Ylläpito

SaaS-ratkaisuja on yleensä helpompi hallita, ja ne vaativat vähemmän IT-infrastruktuuria kuin paikalliset ratkaisut. Koska palveluntarjoaja vastaa SaaS-ratkaisussa ohjelmiston ylläpidosta, päivittämisestä ja suojaamisesta sekä taustalla olevasta infrastruktuurista.Yritysten ei siis tarvitse huolehtia näistä ongelmista, mikä säästää aikaa ja resursseja. Tämä tarkoittaa, että yritykset tarvitsevat myös vähemmän IT-infrastruktuuria, koska ohjelmiston käyttämiseen ei tarvita erityisiä palvelimia tai tallennustiloja. Paikallinen ratkaisu sen sijaan vaatii kattavamman IT-infrastruktuurin, koska yritysten on käytettävä ja hallittava ohjelmistoa omilla palvelimillaan, mikä puolestaan vaatii enemmän IT-resursseja ohjelmiston ylläpitoon, suojaamiseen ja päivittämiseen.

9. Päivitykset

SaaS-ratkaisuja on yleensä helpompi päivittää, koska niitä hallinnoidaan keskitetysti ja päivitykset voidaan tehdä automaattisesti ilman käyttäjän toimia. Nämä päivitykset suorittaa yleensä palveluntarjoajan asiantuntijaryhmä, joka varmistaa, että järjestelmät ovat ajan tasalla ja kaikki virheet korjataan nopeasti. Sen sijaan paikallisen ratkaisun päivittäminen vaatii yleensä manuaalista työtä. Yrityksen IT-osaston on varmistettava, että uusi ohjelmistoversio on yhteensopiva nykyisten järjestelmien ja IT-infrastruktuurin kanssa. Lisäksi ohjelmisto on asennettava ja konfiguroitava yrityksen omille palvelimille. Tämä voi vaatia paljon aikaa ja resursseja ja aiheuttaa käyttökatkoksia tai keskeytyksiä. Siksi SaaS-ratkaisut ovat yleensä vähemmän alttiita häiriöille kuin paikalliset ratkaisut päivitysten aikana.

10. Vaatimustenmukaisuus

Vaatimustenmukaisuus on ratkaisevan tärkeää monien toimialojen yrityksille. Sekä SaaS- että paikallisratkaisut voivat täyttää säännösten noudattamista koskevat vaatimukset, mutta niiden tarjoamissa säännösten noudattamista koskevissa strategioissa on joitakin eroja.
Paikallisen ratkaisun avulla yritys voi hallita IT-infrastruktuuria täysin ja toteuttaa omat turvatoimenpiteet. Tämä antaa yritykselle paljon joustavuutta ja kontrollia. Toisaalta SaaS-palveluntarjoajilla on usein erikoistuneita yhteensopivuusstrategioita eri toimialojen vaatimusten täyttämiseksi. Näillä palveluntarjoajilla on usein kattavia keinoja varmistaa, että niiden ratkaisut ovat turvallisia ja luotettavia. Ne tekevät myös usein yhteistyötä riippumattomien tilintarkastusyritysten kanssa varmistaakseen ratkaisujensa testaamisen ja sertifikaattien hankkimisen.
SaaS-palveluntarjoajilla on usein myös enemmän resursseja täyttää erityiset säännösten vaatimukset, sillä ne palvelevat yleensä monia asiakkaita, joten niiden on oltava valmiita useampaan toimialaan ja moniin vaatimuksiin. Tämä voi helpottaa yritysten vaatimusten noudattamista, koska ne voivat luottaa olemassa oleviin sertifiointeihin tai turvatoimiin.
On kuitenkin tärkeää huomioida, että vastuu vaatimusten noudattamisesta on viime kädessä yrityksellä itsellään riippumatta siitä, käyttääkö se SaaS- vai paikallisratkaisua. Yrityksen on huolehdittava siitä, että valittu ratkaisu täyttää vaatimukset ja että tietojen suojaamiseksi käytetään asianmukaisia turvatoimia.

Yhteenveto

Yrityksille voi olla vaikeaa päättää, haluavatko he käyttää paikallista vai SaaS-ratkaisua. Molemmissa vaihtoehdoissa on omat etunsa ja haittansa. Siksi on tärkeää pohtia omia vaatimuksia ja punnita huolellisesti eri tekijöitä, kuten kustannuksia, joustavuutta, skaalautuvuutta, tietoturvaa, integrointia, käyttäjäystävällisyyttä ja säännösten noudattamista. Se, mikä vaihtoehto on parempi, riippuu viime kädessä yrityksesi omista vaatimuksista ja tavoitteista sekä siitä, minkä tien valitset yrityksesi tulevaisuutta ajatellen.

Lisätietoja myPARM-projekti- ja portfolionhallintaohjelmistosta:

Haluaisitko tutustua myPARMiin demoesityksessä? Siinä tapauksessa voit varata ajan tapaamiseen vaikka samantien!