Rakennusprojektin hallinta: Avainrooli rakennushankkeiden toteuttamiseen onnistuneesti

Mitä on rakennusprojektin hallinta?

Rakennusprojektin hallinta (CPM) kuvaa rakennushankkeen kaikkien osa-alueiden järjestelmällistä suunnittelua, organisointia, seurantaa ja valvontaa alusta loppuun. Sillä ei välttämättä tarkoiteta yksittäistä projektia, vaan se voi tarkoittaa myös useita samanaikaisia projekteja. Se auttaa projektipäälliköitä suunnittelemaan projektitöitä, valvomaan työprosesseja rakennustyön aikana, arvioimaan tuloksia ja saattamaan projektin onnistuneesti päätökseen. Tavoitteena on varmistaa resurssien, ajan ja budjetin tehokas käyttö määritettyjen projektitavoitteiden saavuttamiseksi. Tähän sisältyy työntekijöiden, urakoitsijoiden, materiaalien ja prosessien organisointi, jotta rakennusprosessi voidaan toteuttaa sujuvasti ja määrätietoisesti.

Rakennusprojektien hallinnan erityiset haasteet

Rakennusprojektit ovat yleensä perinteisiä projekteja. Syynä on se, että niiden luonteen vuoksi niiden on noudatettava kiinteää toimintajärjestystä. Esimerkiksi mitään taloa ei voida rakentaa, ellei sen perustuksia ole ensin saatu valmiiksi. Lisäksi projektin eritelmiin ja turvallisuuteen on kiinnitettävä erityistä huomiota rakennustyön aikana, jotta projektin onnistunut loppuun saattaminen voidaan varmistaa. Rakennushankkeista tekee kuitenkin hyvin erityisiä ne monet eri ihmiset, joiden on tehtävä tiivistä yhteistyötä, joskus jopa useiden eri toimialojen välillä. Näitä ovat projektipäällikön lisäksi työmaapäällikkö, asiakkaat, insinöörit, arkkitehdit, erilaiset aliurakoitsijat, kuten kauppiaat, kaupunkisuunnittelijat, rakennusinsinöörit ja monet muut.
Seuraavat haasteet ovat erityisen tärkeitä:

• Kommunikaatio: Selkeä kommunikointi on tärkeää jokaisessa projektissa. Rakennusprojektien hallinnassa koordinointi on kuitenkin vielä vaikeampaa kuin monissa muissa projekteissa, koska sidosryhmiä on paljon. Ilman hyvää viestintää voi syntyä väärinkäsityksiä tai ongelmia.
• Määräajat ja riippuvuudet: Useimmilla rakennushankkeilla on selkeät määräajat, joihin mennessä ne on saatettava päätökseen. Siksi myös yksittäiset tehtävät on toteutettava tiettyihin päivämääriin mennessä. Tämä on tärkeä osa rakennushankkeiden hallintaa, sillä monet tehtävät ovat riippuvaisia toisistaan.Viivästyminen rakennusprojektin kriittisellä polulla voi näin ollen vaarantaa koko projektin.
• Laajuus: Pienemmätkin rakennusprojektit ovat usein hyvin laajoja, ja niiden toteuttaminen vie paljon aikaa. Suuret rakennusprojektit toteutetaan kuitenkin useiden vuosien aikana. Tämä tekee tällaisten hankkeiden suunnittelusta hyvin monimutkaista ja edellyttää, että projektipäällikkö miettii seuraavat vaiheet viikkoja tai kuukausia aiemmin, jotta esimerkiksi tarvittavat materiaalit voidaan toimittaa ajoissa. Lisäksi projektin laajuus voi muuttua toteutuksen aikana.
• Riskitekijät: Rakennusprojektien pitkittyneeseen toteutusvaiheeseen liittyy huomattavia riskejä, jotka on syytä ottaa huomioon jo varhaisessa vaiheessa projektisuunnittelussa. Riskit ulottuvat mahdollisista säähäiriöistä hinnankorotuksiin tai keskeisten palveluntarjoajien vetäytymiseen. Siksi asianmukainen riskienhallinta on olennaisen tärkeää.
• Projektin kustannukset: Projektin täsmällisen valmistumisen lisäksi projektin kustannukset ovat erityisen tärkeitä tekijöitä, jotka vaikuttavat siihen, voidaanko rakennusprojekti toteuttaa onnistuneesti. Projektien koon ja pitkän toteutusvaiheen vuoksi kustannuksia voi olla vaikea pitää koko ajan silmällä.
• Luvat ja määräykset: Rakennusprojekteissa kaikkien tarvittavien lupien hankkiminen ja (paikallisten) rakennusmääräysten tarkka noudattaminen on erityisen tärkeää, esimerkiksi työturvallisuus- tai ympäristövaatimusten osalta. Erityisesti jos projekti on ehkä jo viivästynyt, saatat saada kiusauksen ummistaa silmäsi näiltä seikoilta. Tämä ei kuitenkaan ole suositeltavaa, sillä laiminlyönnit näissä asioissa voivat johtaa rakennusprojektin peruuntumiseen kokonaan.
• Resurssipula: Tähän viitataan usein kaikkialla: ammattitaitoisen työvoiman puute. Erityisesti rakennusalalla ammattitaitoisten työntekijöiden puuttuminen voi aiheuttaa ongelmia, sillä silloin projektia ei voida toteuttaa määräajassa. Samoin tärkeiden materiaalien tai laitteiden ja koneiden puutteilla on vakavia seurauksia projektin etenemiselle.

Rakennusprojektin hallinnan vaiheet

Rakennusprojektin hallinnan projektivaiheet voidaan jakaa viiteen päävaiheeseen, jotka ulottuvat projektin aloituksesta sen loppuun saattamiseen.

1. Aloitus:

Rakennusprojektit alkavat usein aloitusvaiheella, jossa määritetään, mitkä ovat projektin vaatimukset ja miten ne on täytettävä. Etenkin suurissa rakennusprojekteissa on suositeltavaa tehdä tässä vaiheessa toteutettavuustutkimus, jossa selvitetään, onko projekti ylipäätään mahdollista toteuttaa.

• Projekti-idea: Tässä vaiheessa kehitetään rakennusprojektin idea. Se voi perustua tarveanalyyseihin, markkinatutkimuksiin tai muihin vaikutteisiin.
• Projektin tavoitteet: Projektin onnistumisen mittaamiseksi asetetaan selkeästi määritellyt tavoitteet. Tähän sisältyvät muun muassa aikataulut, budjetit ja laatuvaatimukset.
• Toteutettavuustutkimus: Yksityiskohtainen analyysi projektin toteutettavuuden arvioimiseksi rahoituksen, teknologian, oikeudellisten säännösten ja ympäristövaikutusten osalta.
• Projektikonsepti: Projektin laajuuden ja suunnan hahmottamiseksi laaditaan selkeä konsepti.

2. Suunnittelu:

Kun ensimmäinen vaihe on valmis, on aika paneutua tarkemmin projektisuunnitteluun, sillä sen avulla voidaan ehkäistä lukuisia ongelmia. Projektisuunnitelman päätavoitteena on saada paras mahdollinen yleiskuva projektin etenemisestä. Tämä helpottaa projektin seurantaa myöhemmin toteutuksen aikana ja parantaa yhteydenpitoa kaikkien sidosryhmien kanssa. Lisäksi viivästykset voidaan tällä tavoin tunnistaa nopeasti tai ne voidaan välttää kokonaan. Tällainen projektisuunnitelma sisältää

• Projektin määrittely: Yksityiskohtaiset eritelmät, joissa määritetään projektin laajuus, vaatimukset ja tärkeimmät sidosryhmät.
• Aikataulu: Yksityiskohtainen aikataulu sisältää kaikki projektin vaiheet, mukaan lukien välitavoitteet ja kriittisen polun. Projektisuunnitelma esitetään usein Gantt-kaavion muodossa, koska sen avulla voidaan osoittaa tärkeät määräajat ja riippuvuudet. Yksityiskohtainen tehtävien suunnittelu voidaan sitten toteuttaa esimerkiksi Kanban-taulun avulla.
• Resurssien suunnittelu: Kaikki tarvittavat resurssit, kuten työvoima, materiaalit ja budjetit, jaetaan ja suunnitellaan projektin vaiheille tai yksittäisille tehtäville. Näin selvitetään, kenen on suoritettava mikäkin tehtävä milloinkin, mutta esimerkiksi myös se, mitä materiaaleja on toimitettava milloin tiettyä tehtävää varten.
• Budjetin suunnittelu: Budjetin määrittely on yksi rakennushankkeen tärkeimmistä kulmakivistä, sillä aikataulussa pysymisen ja rakentamisen loppuunsaattamisen lisäksi budjetin noudattaminen ratkaisee, voidaanko hanke toteuttaa onnistuneesti. Tarkka budjettisuunnittelu auttaa pitämään projektin kuluja helpommin silmällä toteutuksen aikana.
• Viestintäsuunnitelma: Jotta viestintä toimisi hyvin projektin toteutuksen aikana, voit laatia viestintäsuunnitelman jo suunnitteluvaiheessa. Suunnitelmassa määritellään, milloin ja miten tiedotat rakennushankkeesi lukuisille sidosryhmille projektista.
• Riskienhallinta: Rakennushankkeisiin liittyy yleensä monia riskejä pitkien rakennusvaiheiden ja niiden monimutkaisuuden vuoksi. Siksi on tärkeää tunnistaa mahdolliset riskit jo suunnitteluvaiheessa, arvioida niiden vaikutukset ja kehittää strategioita niiden minimoimiseksi tai poistamiseksi. Kaikkia ongelmia ei todennäköisesti voida välttää, mutta ainakin suurimpiin riskeihin voidaan varautua.

3. Toteutus:

Nyt kun projekti on suunniteltu tarkasti, tehtävät jaettu ja riskit analysoitu, on varsinaisen rakennusvaiheen aika.

• Työmaan hallinta: Tässä vaiheessa alkaa projektin varsinainen toteuttaminen. Työmaapäällikkö valvoo rakennustyömaata ja koordinoi kaikkia osapuolia.
• Laadunvalvonta: Samalla on tärkeää valvoa jatkuvasti, täyttääkö rakennustyö asetetut standardit ja laatuvaatimukset.
• Viestintä: Yksi projektipäällikön tärkeimmistä tehtävistä on tässä vaiheessa varmistaa tehokas viestintä kaikkien projektin osallistujien välillä. Vain jos väärinkäsityksiä tai viestintäongelmia ei synny, hyvin monimutkaisetkin rakennushankkeet voidaan toteuttaa sujuvasti.
• Projektin seuranta: Projektin etenemisen säännöllinen seuranta sekä aikataulun, kustannusten ja laadun noudattaminen kuuluvat myös rakennusprojektin johtajan tehtäviin. Projektipäällikkö tekee tarvittavat muutokset.
• Muutosten hallinta: Projektin laajuuteen tai vaatimuksiin voi tulla muutoksia myös toteutuksen aikana. Tällaisissa tapauksissa projektipäällikkö vastaa muutosten suunnittelusta ja tiedottamisesta ja varmistaa siten, että projekti pysyy aikataulussaan.

4. Käyttöönotto ja luovutus asiakkaalle

Heti kun rakennus on valmis, se voidaan ottaa käyttöön ja luovuttaa asiakkaalle. Tämä vaihe jaetaan usein kolmeen vaiheeseen:

• Sisäinen tarkastus: Jotta projektin vaatimusten noudattaminen voidaan varmistaa, suoritetaan ensin sisäinen tarkastus. Tällöin käytetään paljon aikaa rakennuksen yksityiskohtaiseen tarkastamiseen ja testaamiseen ennen kuin se esitellään asiakkaalle. Jos puutteita esiintyy vielä, ne kootaan vikaluetteloon, joka on sitten käsiteltävä.
• Tarkastus asiakkaan kanssa: Valmis rakennusprojekti voidaan nyt esitellä asiakkaalle. Asiakas tarkastaa sen myös tarkasti havaitakseen mahdolliset puutteet ennen rakennustyön hyväksymistä.
• Haltuunotto: Kun kaikki puutteet on korjattu, valmis rakennus luovutetaan asiakkaalle. Rakennusprojektista ja sopimuksesta riippuen projekti ei kuitenkaan ole vielä valmis, sillä takuumääräykset ovat edelleen voimassa.

5. Valmistuminen:

Kun kaikki takuuajat ovat umpeutuneet, rakennusprojektin hallinta päättyy, koska kaikki velvoitteet asiakasta kohtaan on täytetty. Viimeinen vaihe on projektin dokumentoinnin viimeistely. Tätä varten laaditaan projektin loppuraportti ja järjestetään projektin loppukeskustelu. Näin voit optimoida päättyneestä projektista saadun tiedon seuraavaa rakennusprojektia varten.

• Dokumentointi: Kaikkien asiaankuuluvien asiakirjojen, kuten rakennussuunnitelmien ja loppuraporttien, laatiminen ja kokoaminen.
• Loppuraportti: Projektin onnistumisen arviointi, mukaan lukien tavoitteiden ja budjettitavoitteiden saavuttaminen.
• Projektin päättäminen: Projektin päättäjäisiä ei pidä jättää väliin, sillä se on virallinen päätös projektille ja antaa tunnustusta mukana olleille tiimeille.

Yhteenveto

Rakennusprojektien hallinnalla on keskeinen rooli projektien onnistumisen kannalta. Se edellyttää huolellista suunnittelua, tehokasta koordinointia ja jatkuvaa seurantaa, jotta aikatauluja voidaan noudattaa, budjetteja valvoa ja laatustandardit täyttää. Rakennusprojekteihin liittyvät erityiset haasteet tekevät suunnitelmallisesta projektinhallinnasta entistäkin tärkeämpää, jotta mahdolliset riskit voidaan minimoida ja kaikki sujuu moitteettomasti.

Kattava projektinhallintaohjelmisto, kuten myPARM, voi tarjota arvokasta tukea rakennusprojektien projektinhallinnassa. Ohjelmisto helpottaa kaikkien projektin osa-alueiden tehokasta suunnittelua, seurantaa, valvontaa ja mahdollistaa samalla viestinnän kaikkien sidosryhmien kanssa keskitetyn sijainnin kautta. Toimintojen, kuten aika- ja resurssisuunnittelun, budjettivalvonnan ja riskienhallinnan, integrointi mahdollistaa myös suurten rakennusprojektien hallinnan. Samalla esimerkiksi usean projektin Gantt-kaavio tarjoaa nopean yleiskuvan, jos hallinnoit useita projekteja samanaikaisesti.

Lisätietoja myPARM-projekti- ja portfolionhallintaohjelmistosta:

Haluaisitko tutustua myPARMiin demoesityksessä? Siinä tapauksessa voit varata ajan tapaamiseen vaikka samantien!