Projektinhallinnan aakkoset: T niin kuin Tiimin kehittäminen

Miten saada projektitiimisi huippusuorituskykyiseksi

Tiimin kehittäminen Tuckmanin mukaan

Yhdysvaltalainen psykologi Bruce Tuckman kehitti vuonna 1965 ryhmän kehityksen vaiheittaisen luokittelun. Hänen mallistaan, ”Tuckmanin ryhmäkehityksen vaiheista”, on tullut yksi tunnetuimmista ja laajimmin käytetyistä malleista tiimin kehittämisprosessin kuvaamiseen.
Bruce Tuckman määritteli alun perin neljä tiimin kehittämisen vaihetta: Muodostuminen, myrsky, normalisoituminen ja suorittaminen. Näille vaiheille on ominaista helposti tunnistettava dynamiikka, jonka suurin osa uusista tiimeistä käy läpi yhteistyönsä alussa. Myöhemmin mallia laajennettiin lisäämällä siihen viides vaihe nimeltä ”hajoaminen” tai ”sureminen”, jossa keskitytään tiimin hajoamisprosessiin ja tiimin jäsenten siirtymiseen uusiin tehtäviin tai projekteihin.
Tuckmanin malli perustui hänen havainnoimiinsa ryhmiin eri yhteyksissä, kuten projektinhallinnassa. Monet muut tutkijat ja käytännön toimijat ovat sittemmin kehittäneet ja mukauttaneet mallia vastaamaan tiimien erityisvaatimuksia ja -dynamiikkaa. Tuckmanin malli on kuitenkin edelleen hyödyllinen ja laajalti käytetty viitekehys tiimien kehittämisprosessin ymmärtämiseen ja toteuttamiseen.

Miksi kannattaa tuntea tiimin kehittämisen vaiheet projektinhallinnassa?

Tiimien kehityksellä on ratkaiseva merkitys projektinhallinnassa, ja sillä on merkittävä vaikutus projektien menestymiseen tulevaisuudessa. Tiimin kehittämisen onnistumisesta on monia etuja:

• Korkea suorituskyky: Hyvin kehittynyt tiimi työskentelee tehokkaammin ja suoriutuu paremmin. Kun tiimin jäsenet ymmärtävät roolinsa ja vastuualueensa, hyödyntävät vahvuutensa ja tekevät tehokasta yhteistyötä, he voivat saavuttaa projektin tavoitteen tehokkaammin.
• Parempi yhteistyö: Tiimin kehittäminen vahvistaa tiimin sisäistä yhteistyötä. Tiimin jäsenet oppivat kommunikoimaan tehokkaasti, jakamaan tietoa ja työskentelemään yhdessä ratkaisujen parissa. He ymmärtävät paremmin toistensa työskentelytavat ja -tarpeet, mikä johtaa sujuvampaan projektityöskentelyyn.
• Positiivinen työympäristö: Tiimin tehokas kehittäminen edistää myös myönteistä työilmapiiriä, jolle on ominaista luottamus, kunnioitus ja avoimuus. Tiimin jäsenet tuntevat olonsa turvalliseksi jakaa ideoitaan ja ilmaista mielipiteitään. Tämä johtaa motivoituneeseen ja sitoutuneeseen tiimikulttuuriin, jossa kaikki antavat parhaansa ja edistävät tiimin kokonaissuoritusta.
• Konfliktien väheneminen: Tiimin kehittämisprosessi auttaa tunnistamaan ja käsittelemään mahdollisia konflikteja sekä väärinkäsityksiä jo varhaisessa vaiheessa. Tiimin jäsenet oppivat keskustelemaan erimielisyyksistään rakentavasti ja löytämään yhteisiä ratkaisuja. Tämä luo harmonisen työympäristön.
• Tehokas ongelmanratkaisu: Hyvin kehittynyt tiimi pystyy käsittelemään tehokkaasti ongelmia ja haasteita. Yhteistyön ja ajatustenvaihdon avulla tiimin jäsenet voivat tuoda esiin erilaisia näkökulmia ja kehittää innovatiivisia lähestymistapoja ratkaisuihin.

Tuckmanin mallin eri vaiheiden ymmärtäminen auttaa selkeyttämään tarvittavia vaiheita maksimaalisen suorituskyvyn saavuttamiseksi. Lisäksi vaiheiden avulla voidaan arvioida tiimin sisäistä dynamiikkaa, mikä antaa mahdollisuuden reagoida ennakoivasti, jos ristiriitoja ilmenee jo tiimin muodostamisen alkuvaiheessa. Kun uuden tiimin jäsenet ovat tietoisia eri vaiheista, he voivat lähestyä niitä tietynlaisella rauhallisuudella ja hallita paineita tehokkaasti, erityisesti myrskyvaiheessa.

Tiimin kehityksen vaiheet

Jokainen tiimi on yksilöllinen, ja siksi tiimin kehittäminen on joka kerta hieman erilaista. Tyypillisesti jokainen vaihe kuitenkin tapahtuu. On tärkeää huomata, että tiimin kehittämisen vaiheet eivät aina etene lineaarisesti. Tiimi voi myös taantua edelliseen vaiheeseen, jos uusia haasteita ilmaantuu tai jos tiimin kokoonpano muuttuu. Lisäksi tiimin eri jäsenet voivat olla prosessin eri vaiheissa, esimerkiksi silloin, kun tiimiin lisätään uusi jäsen. Siksi tiimin kehittämisen onnistuminen riippuu tehokkaasta johtamisesta, selkeistä viestintäkanavista sekä tiimin jäsenten halukkuudesta lähestyä toisiaan avoimesti ja pyrkiä yhteisiin tavoitteisiin.

1. Muodostaminen – orientaatiovaihe

Muodostamisen ensimmäisessä vaiheessa tiimi kootaan yhteen. Tiimin jäsenet tutustuvat toisiinsa, esittäytyvät ja keskustelevat rooleistaan sekä vastuualueistaan projektissa. Tässä vaiheessa ilmenee usein epäröintiä ja epävarmuutta, koska tiimin jäsenten on totuttava toisiinsa. Samaan aikaan he ovat kuitenkin usein innokkaita siitä, että he ovat osa uutta tiimiä.
Tässä vaiheessa uudella projektiryhmällä on paljon avoimia kysymyksiä. On tärkeää, että tässä alkuvaiheessa selvitetään tiimin tavoitteet ja haasteet, joita tiimi saattaa kohdata matkan varrella. Tässä tiimin kehittämisen alkuvaiheessa ei ole vakiintuneita sääntöjä tai normeja, eivätkä jäsenet yleensä puhu avoimesti konflikteista olemassa olevien epävarmuustekijöiden vuoksi. Kun tiimin jäsenet tutustuvat toisiinsa tässä vaiheessa, tiimin suorituskyky on odotetusti suhteellisen heikko, mutta se kasvaa vähitellen ajan mittaan.

2. Myrsky – konfliktivaihe

Muodostumisvaiheesta poiketen myrskyvaiheessa, joka ilmenee tyypillisesti tietyn ajan kuluttua, esiintyy konflikteja ja erimielisyyksiä. Tiimin jäsenet tuovat mukanaan yksilöllisiä näkökulmia, kokemuksia ja työtyylejä, mikä voi johtaa jännitteisiin ja kitkaan. Ristiriitoja voi esiintyä, kun käy ilmi, että työn tulokset eivät vastaa odotuksia, tai roolikonflikteja, kun tiimin jäsen on tyytymätön hänelle osoitettuun rooliin. Jotkut tiimin jäsenet puuttuvat tällaiseen turhautumiseen suoraan, kun taas toiset saattavat vetäytyä ja reagoida passiivisesti. Tätä vaihetta leimaa usein varsinaisen projektityön hidastuminen. Vaikka myrskyvaihe on epämiellyttävä, se luo tärkeän perustan kitkakohtien ratkaisemiselle myöhemmissä vaiheissa. Erityisesti silloin, kun jotkut tiimin jäsenet tuntevat toisensa jo ennestään, aiemmat ongelmat voivat tulla esiin tässä vaiheessa tai saada tietyt tiimin jäsenet liittoutumaan toisia vastaan. Siksi on tärkeää, että projektin johtaja toimii sovittelijana ja lähestyy ristiriitoja rakentavasti luodakseen yhteisen perustan tulevalle yhteistyölle, sillä jokaisen tiimin jäsenen yksilölliset kyvyt ovat ratkaisevan tärkeitä.

3. Normalisointi- organisointivaihe

Kun tiimi on tutustunut toisiinsa myrskyvaiheessa käytyjen keskustelujen ja ristiriitojen kautta ja kaikki ovat tietoisia yksittäisten jäsenten vahvuuksista ja heikkouksista, tiimi alkaa kehittää yhteisiä rakenteita, työprosesseja, sääntöjä ja arvoja normalisointivaiheessa. Tiimin jäsenet työskentelevät luottamuksen rakentamiseksi ja yhteistyökäyttäytymisen edistämiseksi. Selkeät viestintäkanavat vakiintuvat, tehtävänjako tarkentuu ja päätöksentekoprosessit määrittyvät. Tämän tuloksena tiimi kehittää jaetun identiteetin ja yhteenkuuluvuuden tunteen. Nämä epäviralliset normit voivat vaihdella tiimistä riippuen, mutta ne auttavat tiimiä selviytymään tästä vaiheesta vahvempana. Tiimin suorituskyky paranee johdonmukaisesti tämän vaiheen aikana.

4. Suorittaminen – Suoritusvaihe

Kun tiimi saavuttaa suorittamisvaiheen, se on erittäin toimiva ja toimii täydellä kapasiteetillaan. Muodostumisvaiheessa tiimin jäsenten on löydettävä paikkansa tiimissä, myrskyvaiheessa ristiriidat hidastavat heitä, ja normalisoitumisvaiheessa he oppivat hyödyntämään potentiaaliaan tiiminä. Tämän perustan pohjalta tiimin jäsenet työskentelevät nyt tehokkaasti yhdessä, keskittyvät tehtäviinsä ja hyödyntävät yksilöllisiä vahvuuksiaan yhteisten tavoitteiden saavuttamiseksi. He ovat löytäneet oman roolinsa tiimissä, eikä heidän enää tarvitse keskittyä itseensä tai ryhmätyöhön, vaan he voivat omistautua täysin omille tehtävilleen. Viestintä on avointa ja luottamuksellista, ja tiimi kykenee selviytymään haasteista tai muutoksista onnistuneesti. Tämä edistää tiimin tuloksellisuutta, jolloin se voi saavuttaa asetetut tavoitteet tehokkaasti.

5. Hajottaminen – Purku

Tämä tiimien kehittämisen viimeinen vaihe tapahtuu silloin, kun tiimit hajoavat tai kun keskeiset jäsenet lähtevät tiimistä. Tämä muutos tutussa ryhmädynamiikassa voi johtaa siihen, että ryhmän jäsenille kehittyy huolia ja epäilyksiä, koska he ovat epävarmoja tulevaisuudestaan ilman kyseistä tiimiä. Etenkin tiimissä, jossa yhteenkuuluvuuden tunne on vahva, voi myös syntyä surun tunne. Samaan aikaan tiimin jäsenet pohtivat myös tiimin menestystä.

Projektipäällikön rooli eri vaiheissa

Projektipäällikön tai tiiminvetäjän rooli on erittäin tärkeä tiimin kehittämisen eri vaiheissa. Varsinkin tiimin muodostamisen alussa voi esiintyä huomattavia paineita, jotka on käsiteltävä rauhallisesti ja kärsivällisesti. Siksi hyvä projektipäällikkö luo mahdollisimman hyvät olosuhteet tiimin tukemiseksi tiimin muodostamisen jokaisessa vaiheessa.

1. Muodostuminen

Tässä alkuvaiheessa tiimi kootaan yhteen ja jäsenet tutustuvat toisiinsa. Projektipäällikkö voi edistää tätä luomalla myönteisen työympäristön, jossa tiimi voi tutustua toisiinsa. Koska tiimin jäsenet ovat usein epävarmoja tässä vaiheessa, tarvitaan selkeitä rakenteita, jotta työnkulku olisi mahdollisimman sujuvaa. Siksi tässä vaiheessa projektipäällikön tulisi:

• Tehdä selväksi projektin tavoite ja tiimille asetetut odotukset.
• Määritellä selkeästi yksittäisten henkilöiden roolit tiimissä.
• Edistää avointa ja kannustavaa viestintää.
• Tarjota tiimin jäsenille mahdollisuuksia ilmaista itseään ja tuoda esiin ideoitaan.
• Tukea tiimin jäseniä työnormien ja tiimin sääntöjen laatimisessa.

2. Myrsky

Ennemmin tai myöhemmin jokaisessa tiimissä on ristiriitoja tai mielipide-eroja. Kun tällaista tapahtuu, projektipäällikön tulee toimia sovittelijana ja konfliktinratkaisijana ja ohjata tiimi turvallisesti myrskyvaiheen läpi. Johtamisstrategioita tässä vaiheessa voivat olla mm:

• Rakentavan viestinnän kannustaminen konfliktien käsittelemiseksi ja ratkaisujen löytämiseksi.
• Tiimin jäsenten avustaminen erilaisten näkökulmien ymmärtämisessä ja yhteisen pohjan löytämisessä.
• Luoda avoin ja kunnioittava ilmapiiri, jossa erilaiset mielipiteet hyväksytään.
• Korostaa keskittymistä yhteisiin tavoitteisiin ja projektin onnistumiseen.

3. Normalisoituminen

Normalisoitumisvaiheessa tiimi määrittelee yhteiset säännöt, normit, työmenetelmät ja arvot. Projektipäälliköllä on tärkeä rooli näiden normien vakiinnuttamisessa ja tehokkaan yhteistyön tukemisessa. Hän voi tukea tiimiä mm:

• Avustamalla työnormien ja -menettelyjen kehittämisessä.
• Edistää tiimityötä ja yhteistyötä.
• Ottaa käyttöön palautemekanismeja suorituksen ja edistymisen seuraamiseksi.
• Kiitoksen ja tunnustuksen antaminen yksilön ja ryhmän saavutuksista.

4. Suorittaminen

Neljännessä vaiheessa saavutetaan tiimin kehittämisen väliaikainen tavoite, sillä tehokasta työtä voidaan nyt tehdä. Projektijohtajia ei tässä vaiheessa juurikaan tarvita sovittelijoina. Tämä ei kuitenkaan tarkoita, että he voisivat ottaa rennosti. Sen sijaan he toimivat mentorina ja resurssien hallinnoijana pitääkseen tiimin tuloksellisena, tunnistaakseen ja hyödyntääkseen parannuspotentiaalia. Tätä varten he voivat:

• Delegoida vastuualueita ja antaa tiimin jäsenille mahdollisuuksia hoitaa tehtävänsä itsenäisesti.
• Kohdentaa resursseja tarpeen mukaan ja tukea tiimiä heidän työssään.
• Edistää jatkuvaa kehittämistä ja innovointia.
• Keskittyä projektin tavoitteiden saavuttamiseen ja työn laadun varmistamiseen.
• Toimia yhteyspisteenä esiin tulevissa ongelmissa.

Parm AG:n kehitystiimi juhlii projektin onnistunutta valmistumista.

5. Hajoaminen

Hyvästien sanominen on vaikeaa, eikä tiimin jäsenten ole välttämättä helppoa lähteä tiimistä sen jälkeen, kun projektin tavoite on saavutettu. Projektin johtajana sinun voi olla tärkeää nopeuttaa suruprosessia, jotta yksittäiset tiimin jäsenet voivat siirtyä nopeasti uuteen projektiin eri kokoonpanossa. Tämän edistämiseksi voit kannustaa avoimeen keskusteluun huolenaiheista ja pyöristää projektin loppuun saattamisen palautteen ja dokumentoinnin avulla. Lisäksi kannattaa selittää tiimin jäsenille, miten asiat etenevät kunkin yksilön kohdalla epävarmuuden vähentämiseksi. Voit myös käyttää tilaisuutta hyväksesi ja kertoa tiimillesi saavutuksista ja juhlia projektin valmistumista.
On tärkeää huomata, että tämä vaihe voi alkaa joskus jo ennen tiimin hajoamista, eli kun projektin loppu on näkyvissä. Tällöin kannattaa varmistaa, että tiimisi jäsenten suorituskyky ei laske nopeasti, koska huolet saattavat häiritä heitä. Selkeyttävä keskustelu tulevaisuudesta voi auttaa tässä tilanteessa.

Tiimien kehittäminen hybridi- tai virtuaalitiimeissä

Yhä useammat tiimit tekevät yhteistyötä osittain tai kokonaan virtuaaliympäristössä. Vaikka tiimin kehittäminen käy läpi samat vaiheet virtuaalitiimeissä, tällaiset tiimit kohtaavat erityisiä haasteita toimiessaan yhteistyössä.

• Kommunikointi: Tehokas kommunikointi on ratkaisevan tärkeää tiimin kehittämisen onnistumisen kannalta. Hybridi- tai virtuaalitiimeissä haasteena on varmistaa, että kaikki tiimin jäsenet saavat yhtä paljon tietoa ja tuntevat tulleensa kuulluiksi. Suosittelemme:
  • Käyttämään asianmukaisia viestintävälineitä ja -alustoja, jotka mahdollistavat saumattoman yhteistyön.
  • Säännölliset virtuaaliset tiimikokoukset edistävät vuorovaikutusta ja vahvistavat yhteenkuuluvuuden tunnetta.
  • Selkeät viestintäohjeet ja odotusten asettaminen yksittäisten tiimin jäsenten yhteydenpidolle väärinkäsitysten välttämiseksi.
• Luottamuksen ja suhteiden rakentaminen: Luottamuksen ja suhteiden rakentaminen ryhmän jäsenten välille voi olla erityisen haastavaa silloin, kun he eivät tapaa henkilökohtaisesti tai tapaavat epäsäännöllisesti. Hankkeen johtajat voivat tukea tiimiään suhteiden rakentamisessa yksinkertaisilla toimenpiteillä:
  • Virtuaaliset tiimin kehittämistoimet, kuten verkkopelit tai virtuaaliset kahvitauot, vahvistavat tiimihenkeä.
  • Rohkaisemalla epäviralliseen vuorovaikutukseen, kuten luomalla verkkoalustoja muuhun kuin työhön liittyvää kanssakäymistä varten.
  • Kannustaa tiimin jäseniä tutustumaan toisiinsa ja jakamaan henkilökohtaisia tarinoita tai kiinnostuksen kohteita esimerkiksi virtuaalisten esittelyjen avulla.
• Yhteistyö ja koordinointi: Erityisesti silloin, kun tiimin jäsenet työskentelevät eri aikavyöhykkeillä. Ratkaisuja voivat olla esimerkiksi:
  • Yhteistyövälineiden ja projektinhallintaohjelmistojen käyttäminen tehtävien jakamisen ja edistymisen seuraamiseen.
  • Yhteisten työaikojen sopiminen, jolloin kaikki tiimin jäsenet ovat käytettävissä tärkeitä keskusteluja ja päätöksentekoa varten.
• Projektin johtaminen: Tiimin jäsenten johtaminen hybridi- tai virtuaalitiimeissä vaatii myös erityistä huomiota. Siksi kannattaa kiinnittää huomiota seuraaviin seikkoihin:
  • Kommunikoi selkeät roolit ja vastuualueet varmistaaksesi, että kaikki tuntevat tehtävänsä ja vastuualueensa.
  • Säännölliset yksilölliset tarkistukset ja palautekeskustelut tiimin jäsenten suorituskyvyn ja hyvinvoinnin seuraamiseksi.
  • Tarjoa koulutusta tai resursseja tiimin jäsenten teknisten taitojen parantamiseksi ja virtuaalisen yhteistyön tukemiseksi.

Yhteenveto

Kun projektipäälliköt tuntevat tiimin kehittämisen eri vaiheet, he voivat ohjata tiiminsä turvallisesti tämän kehitysprosessin läpi. He voivat luoda kannustavan ilmapiirin, edistää selkeää viestintää, käsitellä tai ratkaista ristiriitoja, tukea tiimin sääntöjen kehittämistä sekä tunnistaa ja hyödyntää tiimin jäsenten yksilöllisiä vahvuuksia. Tällä tavoin tehokas johtaminen voi antaa tiimille mahdollisuuden saavuttaa täyden potentiaalinsa ja saattaa projekti päätökseen.

Lisätietoja myPARM-projekti- ja portfolionhallintaohjelmistosta:

Haluaisitko tutustua myPARMiin demoesityksessä? Siinä tapauksessa voit varata ajan tapaamiseen vaikka samantien!