Projektinhallinnan aakkoset: S niin kuin SWOT-analyysi

Päätöksenteon perusta onnistuneisiin hankkeisiin

Mikä on SWOT-analyysi?

SWOT-analyysi on strategisen johtamisen menetelmä, jota käytetään tuotteiden, prosessien, tiimien tai yritysten osatekijöiden järjestelmälliseen tarkasteluun. Se auttaa tunnistamaan ja ratkaisemaan ongelmia sekä tarttumaan mahdollisuuksiin. Lyhenne SWOT tulee sanoista Strengths (vahvuudet), Weaknesses (heikkoudet), Opportunities (mahdollisuudet) ja Threats (uhat). SWOT-analyysin avulla yritykset voivat perustaa strategiansa ja päätöksensä kestävälle perustalle, mikä tekee siitä erittäin tehokkaan välineen strategiseen suunnitteluun.
SWOT-analyysiä käytetään eri aloilla, kuten markkinoinnissa, projektinhallinnassa ja henkilöstöhallinnossa. Yritykset käyttävät SWOT-analyysiä usein arvioidakseen markkina-asemaansa ja tunnistaakseen mahdollisia haasteita sekä mahdollisuuksia.
SWOT-analyysin aikana tarkastellaan yrityksen tai hankkeen eri näkökohtia kattavan arvion luomiseksi. Yrityksen tai hankkeen vahvuudet ja heikkoudet viittaavat sisäisiin tekijöihin, kun taas mahdollisuudet ja uhat koskevat ulkoisia tekijöitä.

1. Strengths (vahvuudet)

Vahvuudet ovat positiivisia tekijöitä, jotka syntyvät suoraan yrityksen tai hankkeen kautta. Niiden tunnistamiseksi kannattaa kysyä itseltään esimerkiksi, missä yritys on erityisen hyvä tai mikä erottaa teidät kilpailijoista. Mieti myös, mikä sujuu helposti tai mistä olet erityisen ylpeä.
Yrityksesi vahvuuksia voivat olla laadukkaat tuotteet tai palvelut, kokenut ja omistautunut tiimi tai vahva taloudellinen perusta. Muita esimerkkejä ovat:

• Kokeneet ja koulutetut työntekijät
• Suuri budjetti ja vakaa rahoitus
• Tehokas työnkulku
• Vahva asiakasuskollisuus
• Hyvä tekninen infrastruktuuri
• Vahva asema markkinoilla

2. Weaknesses (heikkoudet)

Vahvuuksiin verrattuna heikkoudet kattavat kaikki negatiiviset sisäiset vaikutustekijät. Nämä ovat alueita, joissa yrityksesi suoriutuu muita yrityksiä huonommin tai joutuu usein vaikeuksiin.
Heikkouksia voivat olla esimerkiksi vialliset tuotteet tai tuotteiden puuttuvat ominaisuudet sekä rajalliset taloudelliset resurssit sekä kokemuksen puute.

• Riittämättömät resurssit
• Asiantuntemuksen tai kokemuksen puute tiimissä
• Epäselvä tai riittämätön viestintä
• Huono workflow tai työprosessit
• Tekniset putteet tai häiriöt
• Taloudelliset rajoitteet

3. Opportunities (mahdollisuudet)

Mahdollisuuksilla tarkoitetaan tekijöitä, jotka vaikuttavat myönteisesti yritykseen tai hankkeeseen, mutta joihin et voi suoraan vaikuttaa. Mahdollisuuksia syntyy siis usein yhteiskunnallisista tekijöistä, jotka voivat tukea pyrkimyksiäsi tai herättää huomiota.

• Kasvavat markkinat tai kasvava kysyntä
• Suuremmat kohderyhmät
• Lakimuutokset tai uudet säädökset
• Teknologinen edistyminen tai innovaatiot
• Yhteistyömahdollisuudet ja uudet kumppanuudet
• Uudet jakelukanavat

4. Threats (uhat)

Uhat ovat taas negatiivisia ulkoisia vaikuttavia tekijöitä, ja ne liittyvät usein kilpailuun, lakimuutoksiin tai markkinoiden negatiiviseen kehitykseen.

• Vakiintuneiden palveluntarjoajien kilpailu
• Markkinoiden saturaatio tai kysynnän väheneminen
• Epäedulliset taloudelliset olosuhteet
• Tekniset vaikeudet
• Oikeudelliset riidat tai sääntöjen noudattamatta jättäminen
• Muutokset politiikassa tai lainsäädännöllisessä ympäristössä

Tunnistamalla ja arvioimalla vahvuuksia, heikkouksia, mahdollisuuksia ja uhkia, yritykset voivat laatia strategiansa ja päätöksensä vankalle perustalle ja maksimoida menestymismahdollisuutensa.

Miten tehdä SWOT-analyysi?

1. Aseta päämäärät

Ensimmäinen kysymys, joka sinun tulisi esittää itsellesi, on se, mitä haluat saavuttaa SWOT-analyysillä. Mieti siis tarkkaan, mitä haluat tutkia ja mihin kysymykseen SWOT-analyysin tulisi vastata. Selkeä tavoite auttaa sinua säilyttämään painopisteen ja hyödyntämään analyysin tuloksia tehokkaasti.

2. Kokoa tiimi

Vaikka SWOT-analyysin voi tietysti tehdä yksin, on suositeltavaa kerätä tiimi, joka voi tukea sinua kaikkien vaikuttavien tekijöiden tunnistamisessa ja eri osien näkökulmien sisällyttämisessä. SWOT-analyysin tekevän ryhmän tulisi koostua kaikkien asiaankuuluvien osastojen ja toimintojen edustajista. Lisäksi sinun tulisi varmistaa, että kaikki tiimin jäsenet saavat riittävästi tietoa tavoitteestasi, menetelmistäsi ja tutkittavasta hankkeesta tai yrityksestä. Varmista myös, että ryhmän jäsenillä on riittävästi aikaa analyysin tekemiseen.

3. Sisäisten vaikuttavien tekijöiden määritteleminen

Seuraava vaihe on vahvuuksien ja heikkouksien tunnistaminen. Tämä voidaan suorittaa sisäisen analyysin avulla. Voit käyttää välineitä, kuten kaikkia tärkeitä aloja kattavaa kriteeriluetteloa, jonka pohjalta voit vertailla toivottuja ja tosiasiallisia tiloja.

4. Ulkoisten vaikuttavien tekijöiden määritteleminen

Seuraavaksi on tunnistettava mahdollisuudet ja uhat. Se voidaan tehdä projektin tai yrityksen ja sen ympäristön ulkoisen analyysin avulla. Markkina-analyysi, asiakaspalaute tai suorituskykytiedot voivat olla hyödyllisiä tätä varten.

5. Luo taulukko

Kun olet tunnistanut vahvuudet, heikkoudet, mahdollisuudet ja uhat, voit luoda SWOT-taulukon. SWOT-taulukossa vahvuudet ja heikkoudet luetellaan ylärivillä, kun taas mahdollisuudet ja uhat luetellaan alarivillä. SWOT-taulukko voidaan luoda yksinkertaisessa 2×2-muodossa tai monimutkaisemmassa muodossa, jossa on useita eri luokkia. Näin voit nopeasti tunnistaa kaikki tärkeät vaikuttavat tekijät.

6. Arvioi SWOT-tekijät

Kun SWOT-taulukko on valmis, jokaista tekijää voidaan arvioida. Vahvuudet ja mahdollisuudet tulisi maksimoida tulevaisuudessa, kun taas heikkoudet ja uhat tulisi minimoida. Koska kaikkia tunnistettuja tekijöitä ei todennäköisesti ole mahdollista käsitellä samanaikaisesti, voidaan hyödyntää tekijöiden arviointia ennalta määritetyn asteikon avulla, jotta ne voidaan asettaa tärkeysjärjestykseen niiden tärkeyden perusteella.

7. Toimien johtaminen

Tekijöiden arvioinnin jälkeen voidaan laatia strategioita vahvuuksien maksimoimiseksi, heikkouksien minimoimiseksi, mahdollisuuksien hyödyntämiseksi ja riskien välttämiseksi tai minimoimiseksi. Nämä strategiat voidaan tiivistää toimintasuunnitelmaan, joka sisältää strategioiden toteuttamiseen tarvittavat vaiheet. Huomioi tässä vaiheessa myös eri vaikuttavien tekijöiden väliset vuorovaikutussuhteet kokonaiskuvan säilyttämiseksi. Voit käyttää erilaisia strategisia lähestymistapoja:

• SO Strategia: Tällä strategialla pyritään hyödyntämään vahvuuksia uusien mahdollisuuksien hyödyntämiseksi.
• WO Strategia: Tässä lähestymistavassa heikkouksia parannetaan tai minimoidaan mahdollisuuksien hyödyntämiseksi ja projektin edistämiseksi.
• ST Strategia: Tässä strategiassa hyödynnetään vahvuuksia riskien minimoimiseksi ja siten hankkeen toteuttamiseksi onnistuneesti.
• WT Strategia: Tunnistetut heikkoudet minimoidaan riskien välttämiseksi.
• Mukautettu ratkaisu: SWOT-analyysin tuloksista riippuen voidaan kehittää muita strategioita, jotka on räätälöity erityisesti hankkeen tai yrityksen tarpeisiin, kuten edellä mainittujen strategioiden yhdistelmiä. On kuitenkin tärkeää, että strategiat ovat toteuttamiskelpoisia ja realistisia kyseisissä olosuhteissa. Yksi strategia voisi olla esimerkiksi investoiminen työntekijöiden koulutukseen. Jos hankkeen aikataulu on kuitenkin jo valmiiksi hyvin tiukka, saattaa olla suositeltavaa poiketa tästä strategiasta ja palkata sen sijaan ulkopuolinen työntekijä, jolla on tarvittavaa asiantuntemusta.

Soveltaminen projektinhallinnassa

SWOT-analyysi on tärkeä osa projektinhallintaa, sillä se auttaa arvioimaan projektin vahvuuksia, heikkouksia, mahdollisuuksia ja riskejä, mikä mahdollistaa perustellun päätöksenteon. Sen vuoksi sitä voidaan soveltaa projektinhallinnan eri osa-alueilla, mukaan lukien:

• Projektisuunnittelu: SWOT-analyysi voi auttaa projektipäällikköä tekemään oikeanlaisia päätöksiä resurssien kohdentamisesta, budjetista ja aikataulusta projektin suunnitteluvaiheessa. Se auttaa myös arvioimaan projekti-ideoita tai projektisalkkuja ja antaa mahdollisuuden arvioida projektin nykyisiä markkinamahdollisuuksia.
• Riskienhallinta: SWOT-analyysi voi auttaa tunnistamaan projektin mahdollisia esteitä ja puuttumaan niihin varhaisessa vaiheessa ennen kuin niistä tulee vakavia ongelmia. Analysoimalla projektiryhmän vahvuuksia ja heikkouksia sekä ulkoisia tekijöitä, kuten kilpailua, teknologisia muutoksia tai poliittisia olosuhteita, projektipäällikkö voi tehdä parhaimmat mahdolliset päätökset projektin toteuttamiseksi.
• Mahdollisuuksien hallinta: SWOT-analyysi voi myös auttaa tunnistamaan ja hyödyntämään projektin mahdollisuuksia. Analysoimalla projektin vahvuuksia ja heikkouksia sekä tunnistamalla potentiaalisia mahdollisuuksia voidaan ryhtyä toimiin näiden mahdollisuuksien hyödyntämiseksi ja viedä projekti eteenpäin.
• Toteutus: SWOT-analyysiä voidaan lisäksi jatkaa projektin aikana, jolloin projektin nykytilaa voidaan seurata ja sen eteneminen pitää aikataulussa. Mahdollisuuksien ja riskien tunnistamisen avulla projektiryhmät voivat mukauttaa projektisuunnitelmaansa ja reagoida muutoksiin. Tämä auttaa saamaan projektin nopeammin ja tehokkaammin päätökseen.
• Strategia: SWOT-analyysi voi myös auttaa kehittämään strategioita projekteille tai kokonaisille projektisalkuille. SWOT-tekijöitä analysoimalla ja arvioimalla voidaan tehdä päätöksiä siitä, mitä projekteja toteutetaan ja miten niiden toteuttaminen suunnitellaan.
• Päätöksenteko: SWOT-analyysi voi myös parantaa päätöksentekoa projektinhallinnassa. Kattavan analyysin avulla on mahdollista tehdä perusteltuja päätöksiä, mikä vähentää virheiden riskiä.
• Ongelmanratkaisu: Jos projektisi on kriisitilanteessa, sen projektiympäristö muuttuu tai jos ongelmia ilmenee, SWOT-analyysi voi auttaa luomaan läpinäkyvyyttä, kehittämään toimenpidesuosituksia ja löytämään uusia mahdollisuuksia.

Soveltaminen projektinhallintaan – esimerkki:

Oletetaan, että olet projektipäällikkö yrityksessä, joka haluaa kehittää uuden ohjelmiston. Olet jo kerännyt alustavat tutkimustulokset, ja tiimisi jäsenet ovat esittäneet mielipiteensä ja arvionsa hankkeesta. Haluat nyt tehdä SWOT-analyysin selvittääksesi hankkeen vahvuudet, heikkoudet, mahdollisuudet ja riskit ja tehdä tietoisen päätöksen seuraavista vaiheista.
SWOT-analyysi voisi näyttää seuraavalta:

Tämän SWOT-analyysin avulla voit nyt tehdä perusteltuja päätöksiä siitä, miten voit parhaiten hyödyntää tiimin vahvuuksia ja taloudellisia resursseja heikkouksien ja riskien minimoimiseksi ja mahdollisuuksien maksimoimiseksi. Voit esimerkiksi laajentaa yhteistyötä vahvojen kumppaneiden kanssa ja keskittyä ohjelmiston käyttäjäystävällisyyteen erottuaksesi kilpailijoista. Lisäksi voisit lähestyä suuria tuotemerkkejä ja solmia kumppanuuksia niiden kanssa.
Heikkouksiin ja riskeihin puuttumiseksi voit ryhtyä toimenpiteisiin rajallisten resurssien optimoimiseksi ja kouluttaa tiimin jäseniä aloilla, joilla heillä ei ole kokemusta. Voisit myös harkita markkinoinnin ammattilaisen palkkaamista.

Vinkit

• Selkeät tavoitteet: Ennen SWOT-analyysin aloittamista on tärkeää määritellä selkeä tavoite. Mitä analyysillä halutaan saavuttaa? Mihin kysymyksiin haluat vastata? Tarkka tavoite auttaa keskittymään ja hyödyntämään analyysin tuloksia tehokkaasti.
• Optimaalisen tiimin kokoaminen: SWOT-analyysin tekevän ryhmän tulisi koostua kaikkien asiaankuuluvien osastojen ja yksiköiden edustajista. Jokaisella ryhmän jäsenellä tulisi olla perustiedot projektista ja sen tavoitteista. Lisäksi tiimillä tulisi olla riittävästi aikaa ja resursseja SWOT-analyysin tehokkaaseen toteuttamiseen ja sen jälkeiseen tulosten käsittelyyn.
• Tietojen kerääminen: Tehokkaan SWOT-analyysin tekeminen edellyttää aluksi kattavien tietojen keräämistä projektista. Tähän voi sisältyä markkina-analyysi, asiakaspalaute, suorituskykytiedot sekä muita asiaankuuluvia tietoja. Varaa tarpeeksi aikaa tietojen keräämiseen ja analysointiin.
• Säännöllinen tarkastelu: SWOT-analyysin ei pidä olla staattinen asiakirja. Sitä on tärkeä seurata ja päivittää säännöllisesti, jotta se pysyy ajan tasalla. Vahvuudet, heikkoudet, mahdollisuudet ja riskit voivat muuttua projektin aikana. Siksi SWOT-analyysissä tulee ottaa kyseiset muutokset huomioon.

Edut

• Selkeä yleiskatsaus: SWOT-analyysi antaa selkeän ja organisoidun kuvan hankkeen vahvuuksista, heikkouksista, mahdollisuuksista ja riskeistä, mikä luo avoimuutta.
• Helppo ja nopea soveltaminen: Analyysiä on helppo soveltaa, eikä se vaadi erityisiä tietoja tai taitoja. Lisäksi sitä voidaan käyttää myös rajallisilla tiedoilla ja se voidaan toteuttaa suhteellisen nopeasti.
• Kokonaisvaltainen lähestymistapa: Koska SWOT-analyysissä otetaan huomioon sekä sisäiset että ulkoiset tekijät, se tarjoaa kokonaisvaltaisen kuvan analysoitavasta kohteesta.
• Parempi päätöksenteko: SWOT-analyysi tukee päätöksentekoa tarjoamalla projektin toteuttamisen kannalta olennaisia tietoja. Näin voidaan tehdä perusteltuja päätöksiä ja kehittää strategioita.

Haitat

• Subjektiivisuus: Koska SWOT-analyysin vahvuuksien ja heikkouksien arviointi perustuu osallistujien subjektiivisiin mielipiteisiin, se voi johtaa puolueellisiin tuloksiin.
• Rajallinen apu: SWOT-analyysi antaa vain rajallisen yleiskuvan projektin tilanteesta, ja tärkeitä tekijöitä voi jäädä huomiotta.
• Priorisoinnin puute: SWOT-analyysin alkuperäinen versio ei sisällä yksittäisten tekijöiden priorisointia, mikä voi johtaa haasteisiin päätöksenteossa. Siksi tässä artikkelissa on ehdotettu kunkin vaikuttavan tekijän arviointia.
• Ei ratkaisuehdotuksia: SWOT-analyysi ei tarjoa konkreettisia ratkaisuehdotuksia, vaan se toimii lähinnä pohjana myöhemmälle päätöksenteolle.

Yhteenveto

SWOT-analyysi on hyödyllinen väline projektinhallinnassa. Sen avulla voidaan arvioida kattavasti projektin nykytilannetta ja luoda perusta tuleville päätöksille. Sitä voidaan käyttää vahvuuksien maksimoimiseen, heikkouksien minimoimiseen, mahdollisuuksiin tarttumiseen ja riskien vähentämiseen.
Tulevaisuudessa SWOT-analyysia kehitetään todennäköisesti edelleen projektinhallinnassa, jotta siitä tulisi entistäkin tehokkaampi. Ennakoimme, että uusia teknologioita, kuten tekoälyä, hyödynnetään tietojen keräämisessä ja analysoinnissa, mikä parantaa SWOT-analyysin tarkkuutta. Lisäksi SWOT-analyysin integroiminen muihin analyysivälineisiin ja projektinhallintaprosesseihin voi parantaa projektien toimivuutta ja tehokkuutta.

Lisätietoja myPARM projektinhallintaohjelmistosta:

Haluaisitko tutustua myPARMiin demoesityksessä? Siinä tapauksessa voit varata ajan tapaamiseen vaikka samantien!