Projektinhallinnan aakkoset: B niin kuin Business Case

Mikä on projektiehdotus (business case)?

Projektiehdotus on dokumentti tai esitys, jossa kuvataan projektin taloudelliset perustelut ja hyödyt. Projektiehdotus on olennainen osa projektin käynnistämistä, ja sitä käytetään vakuuttamaan päätöksentekijät siitä, että tietty projekti kannattaa toteuttaa. Lyhyesti sanottuna se vastaa ratkaisevaan kysymykseen: miksi tämä projekti pitäisi toteuttaa?
Lisäksi projektiehdotus ja sen päivitys tai päivitykset – muodostavat olennaisen perustan muutoksenhallinnalle.

Mihin projektiehdotusta tarvitaan?

• Liiketoiminnan mahdollisuuden perustelut: Projektiehdotus sisältää perusteluja projektin tai liikeidean tarpeellisuudelle. Siinä selitetään, miksi hanke tulisi käynnistää, ja esitetään selkeästi sen tarjoama liiketoimintamahdollisuus.
• Päätöksenteko: Projektiehdotus on siis ratkaisevassa asemassa liiketoimintaa koskevassa päätöksenteossa. Analysoimalla faktoja ja tietoja se tarjoaa rationaalisen perustan, jonka pohjalta yritysjohtajat ja päätöksentekijät voivat tehdä perusteltuja päätöksiä siitä, mitkä hankkeet tulisi toteuttaa tai priorisoida ja mitkä ei. Liiketoiminnan perustelujen, odotettavissa olevien hyötyjen ja kustannusten esittäminen mahdollistaa parhaiden projektien valinnan ja resurssien järkevän kohdentamisen.
• Projektien priorisointi: Organisaatioissa on usein enemmän projekteja ja ideoita kuin käytettävissä olevia resursseja. Tässä kohtaa projektiehdotus astuu kuvaan mukaan. Se auttaa priorisoimaan projekteja niiden strategisen merkityksen ja liiketoimintapotentiaalin mukaan. Projektit, jotka lupaavat suurimman hyödyn kohtuullisin kustannuksin, asetetaan etusijalle, kun taas vähemmän lupaavat projektit voidaan lykätä tai hylätä.
• Resurssien kohdentaminen: Yrityksillä on käytössään vain rajallisesti resursseja. Yksi projektiehdotuksen keskeisistä tavoitteista on siksi myös varmistaa resurssien tehokas kohdentaminen. Tämä ei koske ainoastaan taloudellisia resursseja vaan myös henkilöstöä, aikaa ja muita resursseja. Kustannusten ja hyötyjen selkeä esittäminen projektiehdotuksessa helpottaa resurssien kohdentamista projektiin osoittamalla, mikä projekti tarjoaa suurimmat hyödyt resurssien tarkoituksenmukaisella käytöllä.
• Avoimuus ja kommunikaatio: projektiehdotus toimii myös viestintävälineenä, jonka avulla selvitetään selkeästi ja ymmärrettävästi syyt projektin aloittamiseen. Tämä edistää avoimuutta yrityksessä ja helpottaa eri osastojen ja tiimien välistä yhteistyötä. Hyvin esitetyn projektiehdotuksen avulla työntekijät voivat ymmärtää ehdotetun projektin vision ja liiketoiminnallisen tarpeen.
• Riskienhallinta: Sisällyttämällä riskianalyysin mahdolliset haasteet ja riskit havaitaan jo varhaisessa vaiheessa. Näin voidaan suunnitella asianmukaiset torjuntatoimenpiteet ja sisällyttää ne projektiehdotukseen heti. Näin hankkeen toteutuksen aikana ilmenevät odottamattomat ongelmat voidaan minimoida jo etukäteen.
• Huonojen sijoitusten välttäminen: Ilman projektiehdotusta on vaarana, että resursseja sijoitetaan projekteihin, joista ei ole selvää hyötyä yritykselle. Ehdotus auttaa estämään tällaiset vääränlaiset investoinnit perustelemalla hankkeen ja arvioimalla odotettavissa olevan ROI:n (sijoitetun pääoman tuotto).
• Onnistumisen mittaaminen: Kun projekti on hyväksytty ja toteutettu, projektiehdotus toimii myös vertailukohtana, jonka avulla voidaan seurata ja mitata projektin edistymistä ja todellisia hyötyjä verrattuna alkuperäisiin odotuksiin. Tämä mahdollistaa jatkuvan kehittämisen ja mukauttamisen projektin aikana ja sen jälkeen. Kun projekti on saatu päätökseen, todellisia hyötyjä voidaan verrata liiketoimintasuunnitelman ennusteisiin.

Projektiehdotuksen osat

Projektiehdotuksen osatekijät ovat ratkaisevan tärkeitä, jotta projektin taloudelliset perusteet voidaan osoittaa kattavasti. Seuraavassa esitetään yksityiskohtaisesti ehdotuksen keskeiset osatekijät:

• Tiivistelmä: Projektiehdotuksen ensimmäisessä osassa esitetään lyhyt ja ytimekäs yleiskatsaus koko sisällöstä. Tiivistelmä sisältää yleensä tärkeimmät tiedot, kuten projektin tarkoituksen, odotetut edut ja kustannukset.
• Liiketoiminnalliset perustelut: Tässä osassa selitetään projektin liiketoiminnalliset perustelut, joten se sisältää tietoja siitä, miksi hanketta tarvitaan ja miten se edistää yrityksen strategisten tavoitteiden saavuttamista. Tämän osan sisältöön kuuluvat yleensä yksityiskohtainen kuvaus ongelmasta, lyhyt esittely eri vaihtoehdoista ja niiden vaikutuksista sekä tehdyt olettamukset.
• Projektin kuvaus: Tässä osiossa kuvataan itse projekti, mukaan lukien sen nimi, tavoitteet, odotetut tulokset ja tärkeimmät ominaisuudet. Tämä osio antaa siis yleiskuvan projektista. Lisäksi se sisältää yleensä projektin karkean aikataulun, välitavoitteet, projektin odotetun alkamis- ja päättymisajankohdan sekä sen, milloin odotetut hyödyt odotetaan toteutuvan. Tässä osassa yksilöidään myös tärkeimmät sidosryhmät ja selvitetään niiden huolenaiheet ja intressit projektiin liittyen.
• Tuottavuuden analyysi:
  Jotta projektin kustannukset ja hyödyt voidaan suhteuttaa toisiinsa, kannattavuusarviointi on usein osana projektiehdotusta. Tämä sisältää hyötyanalyysin, kustannusanalyysin ja taloudellisen arvioinnin.
  • Hyötyanalyysi: Tässä osiossa esitetään projektin odotetut hyödyt. Niitä voivat olla tulojen kasvu, kustannussäästöt, tehokkuuden parantuminen, asiakastyytyväisyyden kasvu tai muut liiketoimintahyödyt. Hyötyanalyysin tulisi olla sekä määrällinen että laadullinen.
  • Kustannusanalyysi: Tässä kohdassa luetellaan kaikki projektin arvioidut kustannukset, mukaan luettuina alkuperäiset kustannukset, jatkuvat toimintakustannukset ja projektin aikana syntyvät investoinnit.
  • Taloudellinen arvio: Tässä osassa arvioidaan projektin taloudellista suorituskykyä, mukaan lukien sijoitetun pääoman tuotto, voittopotentiaali ja muut taloudelliset mittarit.
• Riskianalyysi: Tässä osiossa yksilöidään ja arvioidaan mahdolliset projektiin liittyvät riskit. Lisäksi se sisältää usein suunnitelmia, joissa esitetään toimenpiteitä riskien lieventämiseksi tai hallitsemiseksi.
• Vaihtoehdot: Tässä osassa yksilöidään ja analysoidaan projektin eri vaihtoehtoja. Näin voidaan varmistaa, että paras mahdollinen vaihtoehto valitaan.
• Suositukset ja päätelmät: Projektiehdotuksen lopussa annetaan selkeät suositukset projektin hyväksymiseksi tai hylkäämiseksi. Näiden olisi perustuttava edellisissä kohdissa esitettyihin tietoihin.

Projektiehdotuksen luominen

Projektiehdotuksen laatiminen edellyttää jäsenneltyä lähestymistapaa, jolla varmistetaan, että kaikki olennaiset tiedot on kerätty ja esitetty huolellisesti.

1. Projektin aloittaminen ja projektin idea

Aloita määrittelemällä selkeästi projekti-idea. Tämä voidaan tehdä markkinatutkimuksen, asiakaskyselyjen, sisäisen tarveanalyysin tai muiden lähteiden avulla. Varmista, että ymmärrät selkeästi projektin käynnistävän tekijän ja siihen liittyvän liiketoimintatarpeen.

2. Sidosryhmäanalyysi

Tunnista projektin tärkeimmät sidosryhmät, mukaan lukien sisäiset ja ulkoiset osapuolet. Ymmärrä niiden odotukset, vaatimukset ja projektiin liittyvät huolenaiheet.

3. Määrittele projektin tavoitteet

Määrittele projektille selkeät ja täsmälliset tavoitteet. Niiden tulisi olla mitattavissa, saavutettavissa, merkityksellisiä ja ajallisesti sidottuja (SMART-kriteerit). Projektin tavoitteiden olisi liityttävä läheisesti yrityksen strategisiin tavoitteisiin.

4. Hyötyanalyysi

Kuvaile yksityiskohtaisesti projektin odotetut hyödyt. Tähän voivat kuulua tulojen kasvu, kustannussäästöt, tehokkuuden parantuminen, asiakastyytyväisyyden lisääntyminen ja muunlaiset hyödyt. Pyri määrittämään nämä hyödyt sekä määrällisesti että laadullisesti.

5. Kustannusanalyysi

Arvioi projektin kustannukset mahdollisimman tarkasti. Ota huomioon alkukustannukset, jatkuvat käyttökustannukset, tarvittavat investoinnit ja mahdolliset jatkokustannukset. On tärkeää ottaa huomioon kaikki mahdolliset kustannustekijät.

6. Riskianalyysi

Tunnista projektiin liittyvät mahdolliset riskit ja haasteet. Arvioi niiden todennäköisyys sekä mahdollinen vahinko, joka aiheutuu, jos riski toteutuukin. Suunnittele toimenpiteet riskin lieventämiseksi tai hallitsemiseksi.

7. Vaihtoehdot

Tutki erilaisia ratkaisuja tai vaihtoehtoja projektille. Vertaile kunkin vaihtoehdon etuja, haittoja ja liiketaloudellisia vaikutuksia. Perustele, miksi valitsemasi ratkaisu on paras mahdollinen.
Käytettävissäsi on yleensä vähintään kolme eri vaihtoehtoa:

• Projektin toteuttamatta jättäminen
• Alkuperäisen ongelman ratkaisun löytäminen mahdollisimman pienellä vaivalla.
• Projektin toteuttaminen

8. Aikataulu

Laadi projektille karkea aikataulu, johon sisältyvät tärkeimmät välitavoitteet sekä projektin odotettu alkamis- ja päättymisajankohta. Ota huomioon mahdolliset riippuvuudet muista projekteista tai ulkoisista olosuhteista.

9. Taloudellinen arvio

Suorita taloudellinen arvio ROI:n, sijoitetun pääoman tuoton ja muiden taloudellisten mittareiden laskemiseksi. Näytä, miten projekti vaikuttaa yrityksen taloudelliseen tilanteeseen.

10. Oletukset ja riippuvuudet

Luetteloi kaikki tehdyt oletukset ja yksilöi riippuvuudet muista projekteista ja ulkoisista tekijöistä.

11. Suositukset ja päätelmät

Esitä aiempien vaiheiden perusteella selkeät suositukset projektin hyväksymiseksi tai hylkäämiseksi. Perustele suosituksesi käytettävissä olevien tietojen perusteella ja osoita, miten projekti tuo liiketoimintahyötyjä.

12. Dokumentointi ja esittely

Varmista, että koko suunnitelma on dokumentoitu huolellisesti. Luo selkeä ja helposti ymmärrettävä asiakirja. Laadi myös esitys, jossa esitellään analyysin tulokset päättäjille.

13. Tarkistaminen ja hyväksyttäminen

Yrityksen asiaankuuluvien päätöksentekijöiden on tarkasteltava ja hyväksyttävä projektiehdotus. Tämä saattaa edellyttää virallista hyväksymismenettelyä ennen kuin projekti käynnistetään virallisesti.

Projektiehdotuksen laatiminen edellyttää huolellista taustatutkimusta, data-analyysiä ja selkeää perustelua. Hyvin jäsennelty ehdotus on keskeinen väline päätöksenteossa ja projektien aloittamisessa yrityksissä.

Haasteet ja parhaat käytännöt

Projektiehdotuksen laatiminen on merkittävä askel kohti projektin onnistunutta aloittamista. Tässä muutamia yleisimpiä haasteita, joita saatat kohdata luomisprosessin aikana, ja parhaita käytäntöjä niiden ratkaisemiseksi:

Haasteet:

1. Riittämättömät tiedot: Etenkin, jos kyseessä on uusi projekti, voi olla vaikeaa saada tarkkoja ja kattavia tietoja hyöty- ja kustannusanalyysia varten.
2. Epävarmuus ja riskit: Tulevan kehityksen ja tapahtumien ennustamiseen liittyy epävarmuutta. Riskejä voi olla myös vaikea mitata määrällisesti.
3. Oletukset ja arviot: Liiketoimintasuunnitelmat perustuvat usein oletuksiin ja arvioihin, jotka voivat muuttua projektin aikana.
4. Monimutkaisuus: Monimutkaisissa projekteissa liiketoimintasuunnitelman laatiminen voi olla vaikeaa, koska monia muuttujia ja tekijöitä on otettava huomioon samanaikaisesti.
5. Muutosvastarinta: Uusia projekteja voidaan vastustaa, varsinkin jos ne vaikuttavat olemassa oleviin prosesseihin ja rakenteisiin.

Parhaat käytännöt:

1. Tietojen keruu: Investoi aikaa ja resursseja tarkkojen tietojen hankkimiseen. Markkinatutkimus, vertailuanalyysi ja asiantuntijoiden konsultointi voivat olla avuksi.
2. Riskienhallinta: Suorita perusteellinen riskianalyysi ja tee suunnitelmia riskien lieventämiseksi. Näytä liiketoimintasuunnitelmassa, miten aiot käsitellä epävarmuustekijöitä ja riskejä.
3. Skenaarioanalyysi: Harkitse erilaisia skenaarioita ja kehityssuuntia, jotta minimoit epävarmuuden vaikutuksen projektiehdotukseen. Tämä voi auttaa kehittämään vaihtoehtoisia toimintasuunnitelmia.
4. Päivitä säännöllisesti: Päivitä suunnitelmaasi projektin edetessä muutosten ja edistymisen huomioon ottamiseksi. Pidä myös oletukset ja arviot ajan tasalla.
5. Avoin viestintä: Viestitä projektin hyödyistä ja liiketoimintaperusteluista selkeästi ja tehokkaasti kaikille asiaankuuluville sidosryhmille saadaksesi kannatusta ja ymmärrystä.
6. Sidosryhmien sitouttaminen: Ota keskeiset sidosryhmät mukaan jo varhaisessa vaiheessa ja pyydä heiltä palautetta ja suostumusta. Tämä voi vähentää projektin vastustusta.
7. Ulkopuolinen asiantuntemus: Monimutkaisiin projekteihin kannattaa rohkeasti ottaa mukaan ulkopuolisia asiantuntijoita tai konsultteja, jotka auttavat projektiehdotuksen rakentamisessa kokemuksensa avulla.

Projektiehdotuksen hallinnointi ja päivittäminen

Projektiehdotus ei ole staattinen asiakirja. Se vaatii jatkuvaa hallinnointia ja päivittämistä, jotta se pysyy ajankohtaisena ja mielekkäänä projektin toteuttamisen aikana. Näin ollen sitä ei käytetä ainoastaan projektin aloittamiseen, vaan sitä voidaan soveltaa myös sen toteuttamisen ja päättämisen aikana.

• Projektin seuranta: Kun projekti on käynnistynyt, sen etenemistä on seurattava huolellisesti. Tähän kuuluu välitavoitteiden, kustannusten, resurssien kulutuksen ja muiden asiaankuuluvien muuttujien seuranta. Vertaile toteutunutta edistymistä säännöllisesti liiketoimintasuunnitelmassa ennustettuihin arvoihin varmistaaksesi, että projektin toteutus etenee suunnitellusti.
• Tarkista oletukset: Tarkastele säännöllisesti alkuperäisessä liiketoimintasuunnitelmassa tehtyjä oletuksia. Jos olosuhteet muuttuvat tai uutta tietoa saadaan, oletuksia on mukautettava vastaavasti. Tämä voi vaikuttaa liiketoimintasuunnitelman ennusteisiin.
• Taloudellisten tietojen päivittäminen: Taloudelliset tiedot on myös syytä pitää ajan tasalla. Näin voit verrata toteutuneita kustannuksia ja tuloja liiketoimintasuunnitelman ennusteisiin. Tämä mahdollistaa ROI:n ja muiden taloudellisten tunnuslukujen täsmällisen laskennan.
• Riskienhallinta: Riskianalyysi on myös päivitettävä ja arvioitava säännöllisesti selvittääksesi, ovatko tunnistetut riskit toteutuneet, onko niiden toteutumisen todennäköisyys muuttunut tai onko ilmennyt uusia riskejä. Lisäksi on tarkasteltava toteutettujen riskinhallintatoimenpiteiden tehokkuutta.
• Kommunikoi sidosryhmien kanssa: Pidä asianomaiset sidosryhmät ajan tasalla projektin etenemisestä ja kaikista suunnitelman muutoksista. Tämä auttaa rakentamaan luottamusta ja ylläpitämään sidosryhmien tukea.
• Projektin tavoitteiden mukauttaminen: Liiketoimintaolosuhteet muuttuvat projektin toteuttamisen aikana tai uusia strategisia tavoitteita saatetaan asettaa. Tällaisissa tapauksissa voi olla tarpeen mukauttaa projektin tavoitteita, jotta voidaan varmistaa, että projekti edistää edelleen tavoitteiden saavuttamista.
• Aikataulun päivittäminen: Seuraa projektin aikataulua ja mukauta sitä tarvittaessa. Tämä voi olla tarpeen viivästysten, nopeutettujen aikataulujen tai projektin laajuuden muutosten vuoksi.
• Säännöllinen tarkastelu ja hyväksyttäminen: Jos kyseessä on hyvin pitkäaikainen projekti, päätöksentekijöiden tulisi tarkastella ja päivittää liiketoimintasuunnitelma uudelleen määräajoin, esimerkiksi vuosittain, tai aina kun projektissa tai liiketoimintaympäristössä tapahtuu merkittäviä muutoksia. Näin voidaan varmistaa, että projekti vastaa edelleen liiketoiminnan tavoitteita.

PRINCE2 -liiketoimintaehdotus

PRINCE2 (Projects IN Controlled Environments) on laajalti käytetty projektinhallintamenetelmä, jota hyödynnetään eri organisaatioissa ja toimialoilla. PRINCE2-järjestelmässä projektiehdotus on asiakirja, jossa esitetään projektin taloudelliset perustelut. Siinä esitetään projektin syyt, tavoitteet ja odotetut hyödyt. Ehdotus toimii siten keskeisenä perustana, jonka avulla johto ja sidosryhmät saadaan vakuuttuneiksi siitä, että projektille on osoitettava tarvittavat resurssit.
Siksi PRINCE2 edellyttää, että jokaisen projektin alussa on oltava kattava ja vahvistettu projektiehdotus. Tämä tarkoittaa, että ennen kuin mikään projekti virallisesti käynnistyy, on laadittava liiketoimintasuunnitelma, jonka asianomaiset päätöksentekijät hyväksyvät.
PRINCE2:n mukainen selvitys sisältää yleensä seuraavat tiedot:

• Projektin tavoite ja laajuus
• Projektin liiketoiminnalliset syyt ja perustelut
• Hyödyt ja odotettavissa olevat edut
• Projektin kustannukset ja rahoitus
• Riskianalyysi ja -arviointi
• Aikataulu ja välitavoitteet
• Olettamukset ja riippuvuudet
• Suositukset projektin hyväksymiseksi tai hylkäämiseksi

PRINCE2:n mukaan liiketoimintasuunnitelma ei myöskään ole muuttumaton asiakirja, vaan sitä on päivitettävä ja hallinnoitava säännöllisesti, jotta se vastaa projektin nykyisiä olosuhteita. Muutokset projektin laajuudessa, kustannuksissa tai odotettavissa olevissa hyödyissä olisi siirrettävä säännöllisesti liiketoimintasuunnitelmaan.

Projektiehdotus ketterässä projektinhallintaympäristössä

Ketterässä projektinhallinnassa keskitytään joustavuuteen, yhteistyöhön ja jatkuvaan sopeutumiseen, mikä poikkeaa perinteisistä projektinhallintamenetelmistä. Esimerkiksi Scrumin tai Kanbanin kaltaisissa ketterissä lähestymistavoissa keskitytään arvokkaiden tuotteiden tai toimintojen jatkuvaan toimittamiseen. Siksi virallisen projektiehdotuksen käyttö perinteisessä muodossaan on usein vähemmän korostunutta tai jopa vapaaehtoista.

1. Ketterät periaatteet: Ketterissä projekteissa päätökset tehdään usein sellaisten ketterien periaatteiden ja arvojen pohjalta, joissa korostetaan asiakaslähtöisyyttä, tiimin yhteistyötä ja reagoivaa mukautumista. Toisin kuin klassisessa projektisuunnittelussa, projektiehdotusta ei siis useinkaan tarvita.
2. Lean-lähestymistapa: Ketterät menetelmät, erityisesti Kanban, noudattavat lean-lähestymistapaa, jonka tavoitteena on vähentää tuhlausta ja keskittyä jatkuvaan kehittämiseen. Tässä yhteydessä kattavan liiketoimintasuunnitelman laatimista voidaan pitää tuhlauksena.
3. Liiketoiminta-arvo: Ketterässä projektinhallinnassa korostetaan liiketoiminta-arvon jatkuvaa synnyttämistä. Kattavan liiketoiminta-asiakokonaisuuden laatimisen sijaan tiimin tulisi siis keskittyä tuotteiden tai ominaisuuksien jatkuvaan kehittämiseen ja niiden mukauttamiseen asiakaspalautteen sekä muuttuvien markkinavaatimusten perusteella.
4. Epävirallinen dokumentointi: Ketterissä projekteissa käytetään usein epävirallista dokumentaatiota, kuten käyttäjäkertomuksia, tuotekatsauksia ja etenemissuunnitelmia, joiden avulla voidaan tiedottaa projektin painopisteistä ja prioriteeteista. Nämä asiakirjat ovat kevyempiä ja joustavampia kuin perinteinen projektiehdotus.
5. Joustavuus: Ketterät projektit on suunniteltu mukautumaan muuttuviin vaatimuksiin ja prioriteetteihin. Tämä voi tarkoittaa, että liiketoimintasuunnitelman alkuperäisiä oletuksia on muutettava projektin aikana.

Vaikka muodollinen projektiehdotus on ketterässä projektinhallinnassa harvinaisempi, se ei tarkoita sitä, että liiketoiminnan perusteluja ja ROI:ta ei oteta huomioon. Sen sijaan näitä näkökohtia koskeva viestintä tapahtuu usein epävirallisemmin ja jatkuvammin tiimin sisällä. Joissakin yrityksissä käytetään myös hybridimenetelmiä, joissa yhdistetään ketteriä menetelmiä ja perinteisiä projektinhallintamenetelmiä. Etenkin suuria investointeja vaativissa laajoissa hankkeissa projektiehdotus voi olla hyödyllinen.

Yhteenveto

Projektiehdotus on projektinhallinnan klassisten projektien onnistumisen keskeinen osatekijä. Se tarjoaa selkeän ja rationaalisen perustan päätöksenteolle, resurssien jakamiselle ja suorituskyvyn mittaamiselle. Luomalla, hallinnoimalla ja päivittämällä projektiehdotusta yritykset voivat varmistua siitä, että projektit ovat linjassa strategisten tavoitteiden kanssa ja että ne tuottavat odotetut hyödyt liiketoiminnalle.

Lisätietoja myPARM-projekti- ja portfolionhallintaohjelmistosta:

Haluaisitko tutustua myPARMiin demoesityksessä? Siinä tapauksessa voit varata ajan tapaamiseen vaikka samantien!