Projektien ohjaamisen tulevaisuus liiketoimintatiedon avulla

Kuinka hallita, mullistaa ja optimoida projekteja datan avulla

Mitä on projektien ohjaus?

Projektien ohjaus on olennainen osa projektinhallintaa ja viittaa projektin kaikkien näkökohtien systemaattiseen seurantaan, ohjaukseen ja analysointiin. Se sisältää resurssien, budjetin, aikataulun ja laadun suunnittelun, seurannan ja ohjauksen varmistaakseen, että projekti saavuttaa tavoitteensa. Projektien ohjauksen päämääränä on varmistaa, että projekti saadaan onnistuneesti päätökseen pysyen määritellyn budjetin, aikataulun ja vaaditun laadun rajoissa.
Projektien ohjaus on kehittynyt merkittävästi ajan myötä, erityisesti edistyneiden teknologioiden ja tietoanalyysin integroinnin kautta. Aikaisemmin painopiste oli pääasiassa puhtaassa kustannusten hallinnassa ja aikataulujen noudattamisessa. Kuitenkin päivät, jolloin projektipäällikkö saattoi yksinkertaisesti valvoa kaikkia projektin aktiviteetteja, ymmärtää riippuvuudet ja ohjata projekteja, ovat nyt ohi. Sen sijaan projektit ovat nykyään usein erittäin monimutkaisia, nopeasti eteneviä ja ainutlaatuisia. Ne sisältävät suuren määrän osallistujia ja edellyttävät myös toteuttamista aikapaineessa. Ollakseen hyvin informoituja ja valmiita toimimaan projektin johtajien ja sidosryhmien on saatava tarkkaa tietoa kaikista projektin osa-alueista. Siksi nykyaikainen projektien ohjaus on paljon kattavampaa ja sisältää erilaisia ulottuvuuksia, kuten riskienhallinnan, sidosryhmäviestinnän tai prosessien jatkuvan parantamisen.
Digitaalisten teknologioiden myötä projektidataa kerätään ja analysoidaan myös eri tavoin. Sen sijaan yksinkertaisten Excel-taulukoiden käytön sijaan yritykset käyttävät nyt edistyneitä ohjelmistoratkaisuja kerätäkseen reaaliaikaista dataa, seuratakseen suorituskyvyn indikaattoreita ja tehdäkseen päätöksiä perusteellisen analyysin perusteella.

Miksi projektien ohjaus on tärkeää?

• Projektin tilan ja edistymisen karttaaminen: Projektien ohjausta voidaan käyttää projektien nykytilan ja edistymisen kartoittamiseen milloin tahansa.
• Resurssien tehokas käyttö: Projektien ohjaus auttaa myös resurssien, kuten ajan, rahan ja henkilöstön, tehokkaassa käytössä välttääkseen hukkaa ja maksimoidakseen kannattavuuden.
• Ongelmien ja poikkeamien varhainen havaitseminen: Säännöllinen seuranta mahdollistaa ongelmien ja niiden syiden tunnistamisen varhaisessa vaiheessa, mikä mahdollistaa vastatoimien johtamisen ja toteuttamisen ajoissa saadakseen projektin takaisin raiteilleen.
• Laadunvarmistus: Projektien ohjaus auttaa varmistamaan työn laadun pysyvän korkealla tasolla seuraamalla standardeja ja ohjeita sekä varmistamalla niiden noudattamisen.
• Sidosryhmien tyytyväisyys: Projektin edistymisen avoimuuden ansiosta sidosryhmiä voidaan pitää ajan tasalla. Tämä johtaa luottamukseen ja tyytyväisyyteen.
• Päätösten perusta: Hyvin toteutettu projektien ohjaus tarjoaa tarvittavan tietopohjan älykkäille strategisille päätöksille, olivatpa ne sitten projektien laajentamiseen, resurssien jakamiseen tai uusien projektien valitsemiseen. Yleisesti ottaen projektien ohjauksella on ratkaiseva rooli varmistettaessa, että projektit saadaan päätökseen menestyksekkäästi ja saavuttavat toivotut tavoitteet. Se mahdollistaa yrityksille joustavan reagoinnin haasteisiin samalla kun pitävät silmällä pitkän aikavälin strategisia tavoitteitaan.

Yleisesti ottaen projektien ohjauksella on ratkaiseva rooli varmistettaessa, että projektit saadaan päätökseen menestyksekkäästi ja saavuttavat toivotut tavoitteet. Se mahdollistaa yrityksille joustavan reagoinnin haasteisiin samalla kun pitävät silmällä pitkän aikavälin strategisia tavoitteitaan.

Projektien ohjauksen tärkeimmät avainluvut

Projektien ohjauksessa on monenlaisia avainlukuja, jotka auttavat yrityksiä seuraamaan projektien etenemistä ja tekemään perusteltuja päätöksiä. Tässä ovat tärkeimmät:

• Kustannuspoikkeama (Cost Variance, CV): Budjettipoikkeama asettaa suunnitellun budjetin suhteessa jo käytettyyn budjettiin ja auttaa siten tunnistamaan, onko budjetti todennäköisesti täyttyvä vai ylitettävä.
• Aikataulupoikkeama (Schedule Variance, SV): Odottettu kokonaiskesto auttaa seuraamaan projektin aikataulua. Jos odotettu kokonaiskesto verrataan suunniteltuun kokonaiskestoon, voidaan nähdä, voidaanko projektia pitää aikataulussa. Arvioitu kokonaiskesto lasketaan lisäämällä arvioitu jäljellä oleva kesto nykyiseen toteutuneeseen kestoon. Aikapoikkeama on ero suunnitellun keston ja todellisen keston välillä. Se osoittaa, voidaanko projekti todennäköisesti toteuttaa suunnitellussa aikakehyksessä.
• Jäljellä oleva työ (Work Remaining): Työn edistyminen ilmaistaan usein prosentteina ja kertoo, kuinka paljon työtä on saavutettu tiettynä ajankohtana suunniteltuun työhön nähden. Toisaalta työjono kuvaa jäljellä olevaa työtä, joka tarvitaan projektin viimeistelyyn, ja auttaa arvioimaan tulevaa työmäärää.
• Resurssien käyttö (Resource Utilization): Tämä avainluku antaa tietoa yksittäisten projektissa tarvittavien resurssien kuormituksesta. Nämä voivat olla esimerkiksi työntekijöitä tai koneita. Resurssien käyttöä voidaan määrittää yksittäisille resursseille sekä kaikille resursseille. Resurssien työaika asetetaan suhteessa niiden kapasiteettiin. Tämä avainluku näyttää siten, kuinka tehokkaasti käytettävissä olevia resursseja hyödynnetään, sekä sen, ovatko ne ylikuormitettuja vai onko niillä vielä vapaata kapasiteettia.
• Sidosryhmien tyytyväisyys (Stakeholder Satisfaction): Sidosryhmien arvio projektin edistymisestä, viestinnästä ja suorituskyvystä on myös tärkeä mittari. Korkea tyytyväisyystaso on tärkeä pitkän aikavälin projektimenestykselle.
• Laatumittarit (Quality Metrics): Nämä ovat mittareita, jotka arvioivat projektissa luotujen tuotteiden tai palveluiden laatua. Tällaiset mittarit voidaan määrittää esimerkiksi asiakasarvioinneilla, virheasteilla tai muilla laatustandardeilla.

Kuinka liiketoimintaälykkyys auttaa projektien ohjauksessa

Liiketoimintaälykkyys (BI) on ratkaisevassa roolissa nykyaikaisessa projektien ohjauksessa, koska se auttaa organisaatioita muuttamaan datan arvokkaiksi oivalluksiksi ja tekemään perusteltuja päätöksiä. Tässä on joitakin syitä, miksi BI:n käyttö projektien ohjauksessa on tärkeää:

1. Tiedon konsolidointi:

BI-työkalut mahdollistavat eri lähteistä, kuten projektinhallintaohjelmistoista, rahoitusjärjestelmistä ja tiimin viestintätyökaluista, peräisin olevien tietojen integroinnin. Tämä tarkoittaa, että kaikki olennaiset tiedot kootaan yhteen paikkaan, mikä mahdollistaa kattavat analyysit.

2. Reaaliaikainen analyysi:

BI mahdollistaa reaaliaikaisen analyysin, joka välittömästi tunnistaa projektin tilan. Tämä on ratkaisevaa nopeiden, datavetoisten päätösten tekemisessä, erityisesti nopeasti muuttuvissa liiketoimintaympäristöissä.

3. Tiedon visualisointi:

BI-työkalut voivat muuntaa datan ymmärrettäviksi kaavioiksi, taulukoiksi ja kojelautoiksi. Nämä visuaaliset esitykset auttavat projektijohtajia ja muita sidosryhmiä hahmottamaan ja ymmärtämään monimutkaista tietoa yhdellä silmäyksellä.

4. Suorituskyvyn seuranta:

Lisäksi BI mahdollistaa avainsuorituskykymittareiden (kuten budjettipoikkeamat, aikataulut ja resurssien käyttö) yksityiskohtaisen seurannan. Projektijohtajat voivat tunnistaa trendit ja puuttua ajoissa pitääkseen projektin oikealla tiellä.

5. Ennakoiva analytiikka:

Käyttämällä edistyneitä analyysitekniikoita, kuten koneoppimista, BI-työkalut voivat myös ennustaa tulevia kehityskulkuja. Tämä on erityisen hyödyllistä mahdollisten ongelmien tunnistamisessa ennen niiden esiintymistä.

6. Tehokas resurssienhallinta:

BI mahdollistaa tarkan resurssien käytön analyysin. Yritykset voivat näin varmistaa, että työntekijöitä käytetään optimaalisesti ja resursseja ei tuhlata.

7. Parannettu viestintä:

Selkeät visualisoinnit ja raportit mahdollistavat monimutkaisen projektitiedon esittämisen helposti ymmärrettävässä muodossa. Tämä parantaa viestintää tiimin jäsenten ja sidosryhmien välillä.

8. Riskienhallinta:

BI-työkalut voivat myös auttaa tunnistamaan ja arvioimaan riskejä. Analysoimalla historiallista dataa yritykset voivat paremmin ennustaa, mitä riskejä saattaa ilmetä tulevissa projekteissa ja ryhtyä tarvittaviin toimenpiteisiin.

9. Asiakaskeskeisyys:

Analysoimalla asiakaspalautetta ja käyttäytymistä yritykset voivat suunnata projektejaan ja tuotteitaan tehokkaammin asiakkaiden tarpeisiin, mikä voi johtaa korkeampaan asiakastyytyväisyyteen.

Liiketoimintatiedon käyttö projektien ohjauksessa mahdollistaa siten datavetoisen päätöksenteon, mikä johtaa tehokkaampiin projekteihin, parempaan resurssien käyttöön ja lopulta korkeampaan projektin onnistumisasteeseen. Hyödyntämällä BI-työkalujen tarjoamaa laajaa tietoa yritykset voivat saavuttaa kilpailuedun ja hallita projektejaan optimaalisesti.

Näytekojelaudat

1. Yleinen projektinohjaus

Käytä yleiskatsauskojelautaa saadaksesi nopean käsityksen projektin tilanteesta. Siinä näet kaikki olennaiset tiedot yhdellä silmäyksellä, kuten budjetin, kustannukset ja virstanpylväät reaaliajassa.

2. Projektisalkun yleiskatsaus

Projektisalkun yleiskatsaus auttaa tarkistamaan eri projektien tilanteen yhdellä silmäyksellä. Eri grafiikat näyttävät esimerkiksi projektien budjetin, aikataulun tai riskien nykytilanteen yhdellä vilkaisulla.

3. Resurssienhallinta

Voit seurata resurssien käyttöä, kapasiteettia ja kysyntää yksinkertaisesti ymmärrettävässä koontinäytössä, mikä helpottaa ongelmien tunnistamista niin yksittäisten resurssien kuin koko projektin tasolla.

4. Tehtäväkatsaus

On myös järkevää pitää silmällä projektin tehtäviä. Tällainen koontinäyttö auttaa ymmärtämään projektin tehtävien tilanteen, ovatko ne valmistumassa ajoissa, onko laatu kunnossa vai kuinka suuret riskit niitä koskevat.

5. Talous ja Kannattavuus

Yleiskatsaus projektisi tai projektisalkkusi taloudesta on myös olennaista. Tämä mahdollistaa kulujen, tulojen ja odotetun voiton seuraamisen projekteissasi.

6. Riskienhallinta

Voit myös saada helposti yleiskatsauksen projektin riskeistä BI-koontinäytössä. Graafinen analyysi näyttää riskimatriisin ja esittää yksittäiset riskit ja niiden torjuntatoimenpiteet.

Haasteet ja Ratkaisut

1. Tietoturva ja tietosuoja:

Yksi päähuolenaiheista BI:n käyttöönotossa projektinhallinnassa on herkkien tietojen turvallisuus. Yritysten on varmistettava, että niiden tietoja suojataan luvattomalta pääsyltä ja kaikkia tietosuojamääräyksiä noudatetaan.
Ratkaisu: Turvallisten, salattujen yhteyksien käyttö ja pääsynhallinta- ja valtuutusmekanismien toteuttaminen BI-alustassa voivat auttaa pitämään tiedot turvassa. Säännöllinen koulutus herkän tiedon käsittelystä on myös tärkeää.

2. BI-työkalujen integroiminen olemassa oleviin järjestelmiin:

Olemassa olevat IT-infrastruktuurit voivat olla monimutkaisia, ja BI-työkalujen saumaton integrointi näihin järjestelmiin voi olla haaste. Eri dataformaatit ja lähteet on sovitettava yhteen.
Ratkaisu: On ratkaisevaa valita BI-työkalut, jotka tarjoavat API:ja ja liittymäpintoja integroimiseksi eri järjestelmiin. Tällaisissa tapauksissa on tärkeää kehittää hyvin suunniteltu integrointisuunnitelma ja tarvittaessa hankkia asiantuntija-apua. Integrointi on erityisen helppoa, jos projektinhallintasofta on jo integroinut BI-järjestelmän, kuten tapauksessa myPARM. Tämä tarkoittaa, että vain yksi järjestelmä on liitettävä olemassa olevaan infrastruktuuriin.

3. Tiedon laatu ja yhdenmukaisuus:

Virheellinen tieto voi johtaa virheellisiin analyyseihin ja päätöksiin. Erityisesti projekteissa, joissa tietoja yhdistetään eri lähteistä, tiedon laatu on ratkaisevan tärkeää.
Ratkaisu: Määritä tietojen laatuvaatimukset varmistaaksesi, että tiedot puhdistetaan ja sovitetaan ennen niiden käyttöä BI-työkaluissa. Automaattiset tietojen validointityökalut voivat auttaa tunnistamaan ja korjaamaan epäjohdonmukaisia, kaksoiskappaleita tai virheellisiä tietoja.

4. Kulttuurimuutos ja koulutus:

Business intelligencen käyttöönotto vaatii usein kulttuurimuutosta organisaatiossa. Työntekijöiden on siirryttävä perinteisistä työtavoista ja perehdyttävä uusiin teknologioihin ja työprosesseihin.
Ratkaisu: Tarjoa koulutusohjelmia ja työpajoja työntekijöille heidän taitojensa parantamiseksi BI-työkalujen käytössä. On tärkeää edistää tukevaa kulttuuria, joka tunnistaa datan analytiikan ja liiketoimintaälyn arvokkaana työkaluna päivittäisessä työssä.

5. Laajennettavuus ja suorituskyky:

Mitä enemmän dataa ja käyttäjiä on, suorituskykyongelmat voivat ilmetä, etenkin jos BI-alusta ei ole riittävän laajennettavissa.
Ratkaisu: Organisaatioiden tulisi valita laajennettavissa olevat BI-ratkaisut, jotka voivat käsitellä data- ja käyttäjämäärien kasvua. Säännöllinen suorituskyvyn testaus ja optimointi ovat myös tärkeitä varmistamaan, että alusta toimii saumattomasti, vaikka vaatimukset kasvaisivat.

Yhteenveto

Projektien hallinnan ja liiketoimintaälyn yhdistäminen merkitsee virstanpylvästä siinä, miten yritykset suunnittelevat, seuraavat ja hallitsevat projektejaan. Älykkään datan käytön ansiosta projektit toteutuvat tehokkaammin, ja päätökset tehdään tarkkaan analyysin perusteella. Tämä datavetoinen lähestymistapa mahdollistaa yrityksille olla ketterämpiä, hallita riskejä paremmin ja parantaa projektien laatua samanaikaisesti.

Lisätietoja myPARM-projekti- ja portfolionhallintaohjelmistosta:

Annamme mielellämme esittelyn BI-ohjelmistostamme myPARM BI^act.

Haluaisitko tutustua myPARMiin demoesityksessä? Siinä tapauksessa voit varata ajan tapaamiseen vaikka samantien!