Projektinhallinnan aakkoset: Q niin kuin Quality Management (laadunhallinta) projekteissa

Miten saada oikea tulos projekteihin

Mitä on laatu?

Laatu viittaa tuotteen, palvelun tai prosessin ominaisuuksiin, piirteisiin ja muihin osiin, jotka määrittävät sen arvon ja hyödyllisyyden. Siihen voi vaikuttaa eri tekijöitä, kuten suorituskyky, luotettavuus, kestävyys, turvallisuus, tehokkuus, käyttäjäystävällisyys tai asiakastyytyväisyys.
Laatu voidaan määritellä myös vaatimusten ja tuotteen tai palvelun todellisten ominaisuuksien tai suorituskyvyn välisen vastaavuuden suhteena. Korkea laatu tarkoittaa tässä tapauksessa sitä, että tuote tai palvelu täyttää tai ylittää asiakkaan vaatimukset ja odotukset.
Näin ollen laatu on ratkaiseva tekijä tuotteiden, palvelujen ja yritysten menestyksen kannalta, sillä se vaikuttaa asiakastyytyväisyyteen, kilpailukykyyn ja yrityksen maineeseen. Tehokas laadunhallinta (QM) parantaa osaltaan laatua, minimoi virheitä ja puutteita sekä lisää prosessien tehokkuutta.

Laadunhallinnan tehtävät

Laadunhallinta sisältää erilaisia tehtäviä, joilla voidaan varmistaa tuotteiden, palvelujen tai prosessien laatu. Näihin kuuluvat:

• Laadun suunnittelu: Laatutavoitteet ja -vaatimukset tulisi määritellä mahdollisimman varhaisessa vaiheessa ja näiden vaatimusten täyttämiseksi tulisi laatia suunnitelma. Tämä tarkoittaa, että projektille on määriteltävä kriteerit, joiden perusteella sen tuloksia arvioidaan.
• Laadunvarmistus ja -valvonta: Jo ennen projektin aloittamista laadunvalvonnassa määritellään, millä prosesseilla tai toiminnoilla haluttu laatu varmistetaan. Projektin toteutuksen aikana laadunvarmistus valvoo prosesseja ja tuotteita ja varmistaa, että ne täyttävät vaatimukset.
• Laaduntarkastus: Projektin päättyessä laaduntarkastus tarkistaa, onko laatusuunnitelmassa määritellyt laatutavoitteet ja -vaatimukset saavutettu ja täyttääkö projektin lopputulos aiemmin sovitut laatustandardit.
• Laadun parantaminen: Laadun parantamisen tavoitteena on tuotteiden, palvelujen tai prosessien jatkuva kehittäminen. Siksi parannusmahdollisuudet on tunnistettava ja toteutettava esimerkiksi tulevien virheiden vähentämiseksi tai prosessien optimoimiseksi.
• Toimittajien hallinta: Toimittajien hallinta voi olla myös osa laadunhallintaa. Siihen kuuluu toimittajien arviointi sen varmistamiseksi, että niiden tuotteet tai palvelut täyttävät projektin vaatimukset.
• Riskienhallinta: Riskien tunnistaminen ja arviointi sekä toimien toteuttaminen näitä riskejä vastaan on myös tärkeä osa laadunhallintaa.
• Työntekijöiden koulutus: Työntekijöiden koulutus voi myös olla osa laadunhallintaa, jotta kaikilla työntekijöillä on tarvittavat taidot ja tiedot tehtäviensä suorittamiseksi laadukkaasti.

Laadunhallinta projekteissa

Kokemuksemme mukaan laadunhallinta nähdään usein välttämättömänä pahana, joka pikemminkin haittaa kuin tukee projekteja. Laadunhallinta varmistaa kuitenkin, että projekti täyttää kaikki vaatimukset ja odotukset, ja siksi se on erittäin tärkeä osa projektinhallintaa. Sillä voidaan viitata kahteen eri osa-alueeseen:

1. Projektin lopputuloksen laatu

Projektin lopputuloksen laadulla tarkoitetaan sitä, täyttääkö tuote tai palvelu asiakkaan vaatimukset ja odotukset. Laatuvaatimukset ja toteuttamiseen liittyvät toimenpiteet määritellään projektin alussa, ja samalla sovitaan myös hyväksymiskriteereistä.

2. Projektinhallinnan laatu

Projektinhallinnan laadussa on kyse siitä, onko esimerkiksi aikataulu- tai kustannusrajoituksia noudatettu ja onko tiettyjä prosesseja noudatettu.
Koska molemmat osa-alueet ovat erittäin tärkeitä, kummallekin osa-alueelle tulisi määritellä asianmukaiset arviointikriteerit, joita sitten seurataan ja tarkistetaan. Tärkeimmät näistä kriteereistä sisältyvät usein jo projektitilaukseen, ja ne toimivat myöhemmin projektin hyväksymiskriteereinä.

Laadunvalvontasuunnitelma

Usein kaikki kriteerit ja toimenpiteet tiivistetään laadunvalvontasuunnitelmaan, jota voidaan käyttää ohjenuorana kaikissa projektin toteuttamiseen liittyvissä vaiheissa. Suunnitelma laaditaan yleensä heti projektin alussa, ja sitä päivitetään toteutuksen aikana, jos kriteerit muuttuvat. Suunnitelma sisältää seuraavat osatekijät:

• Tavoitteet ja tarkoitus: Laadunvalvontasuunnitelmassa kuvataan laadunhallinnan tavoitteet ja tarkoitus sekä se, miten laadunhallinnalla voidaan edistää projektin tavoitteiden saavuttamista.
• Vastuut: Lisäksi siinä määritellään, kuka on vastuussa laadunvalvonnan toteuttamisesta sekä mitä rooleja ja vastuualueita asianomaisilla henkilöillä on.
• Menetelmät ja välineet: Suunnitelmassa ilmoitetaan myös menetelmät ja välineet, joita käytetään projektin aikana laadun seuraamiseen, arviointiin ja turvaamiseen. Näitä voivat olla esimerkiksi tarkistuslistat, testit tai tarkastukset.
• Seuranta- ja valvontatoimenpiteet: Suunnitelmassa määritellään myös, miten laatua seurataan ja valvotaan projektin aikana.
• Dokumentointi: Kaikkien laadunhallintatoimien asianmukainen dokumentointi, mukaan lukien tarvittavat lomakkeet, raportit ja laadunvalvonnan tulosten kirjaaminen, on myös tärkeä osa laadunhallintaa, josta säädetään laadunvarmistussuunnitelmassa.

Laadunhallinta klassisissa ja ketterissä projekteissa

Klassisessa projektinhallinnassa laadunhallintaprosessi jaetaan usein laadun suunnittelun, laadunvalvontaan, laadunvarmistuksen ja toisinaan myös laadun parantamisen vaiheisiin. Laadun saavuttamista tarkastellaan ennalta määrättyinä ajankohtina käyttäen vakiintuneita valvontamenettelyjä, kuten arviointeja, testejä tai auditointeja. Ketterässä projektinhallinnassa, kuten Scrumissa, ei käytetä nimenomaisesti termiä laadunhallinta, mutta kaikki tärkeät elementit tuotteen ja projektinhallinnan laadun varmistamiseksi ja parantamiseksi on jo sisällytetty kehykseen. Tällaisia ovat esimerkiksi Daily Scrum, jossa esteistä ja vaikeuksista keskustellaan päivittäin, kehitetyn tuotteen testaaminen jokaisen sprintin jälkeen tai sprintin jälkeiset katsaukset, jotka palvelevat jatkuvaa parantamista.

Laadunhallinnan normit

Laadunhallinnan kehyksenä tai pakollisena vaatimuksena voidaan käyttää lukuisia laadunhallintanormeja, kuten seuraavia:

• DIN EN ISO
  DIN EN ISO 9001 on kansainvälisesti tunnustettu laadunhallintajärjestelmien standardi. Se asettaa organisaatioille vaatimuksia, joiden avulla ne voivat varmistaa, että ne voivat tarjota tuotteita ja palveluja, jotka täyttävät asiakkaiden vaatimukset ja odotukset. Projektien osalta DIN EN ISO 9001 edellyttää, että yrityksen laadunhallintajärjestelmä pystyy suunnittelemaan, ohjaamaan ja valvomaan projektitulosten laatua. Tämä tarkoittaa käytännössä sitä, että yrityksen, joka haluaa saada ISO 9001 -sertifikaatin, on otettava käyttöön laadunhallintajärjestelmä, joka mahdollistaa seuraavat asiat:
  • Asettaa projekteille laatutavoitteet ja varmistaa, että nämä tavoitteet vastaavat asiakkaiden vaatimuksia ja odotuksia.
  • Asettaa projektin laadunhallintaan tarvittavat resurssit ja varmistaa, että nämä resurssit riittävät projektin tuotosten laadun suunnitteluun, valvontaan ja seurantaan.
  • Suorittaa projektien laatusuunnittelua ja laadunvalvontaa, jotta projektin tuloksia koskevat laatuvaatimukset täyttyvät.
  • Kehittää projektin laadunhallintajärjestelmää jatkuvasti ja varmistaa, että projektin laadunhallintajärjestelmä on aina ajan tasalla.
• PMI PMBOK -opas
  PMI PMBOK-opas on Project Management Instituten (PMI) kehittämä kattava käsikirja projektinhallintaan. Se tarjoaa yleiskatsauksen projektinhallinnan parhaista käytännöistä ja tekniikoista sekä jäsentää projektien suunnittelua, toteutusta ja valvontaa. Projektien laadunhallinta on nimetty yhdeksi projektinhallinnan kymmenestä osaamisalueesta, ja se on osa projektinhallintaprosessia, joka sisältää projektin suunnittelun, ohjauksen ja seurannan. PMBOK-oppaassa käsitellään yksityiskohtaisesti seuraavia laadunhallinnan osa-alueita projekteissa:
  • Laadun suunnittelu: Tässä prosessissa tunnistetaan ja täsmennetään projektin tuotosten laatua koskevat vaatimukset ja vahvistetaan asianmukaiset toimenpiteet.
  • Laadunhallinta: Prosessi, jonka avulla projektin tuotosten laatua suunnitellaan, ohjataan ja seurataan.
  • Laadunvalvonta: Tässä prosessissa projektin tulokset tarkistetaan ja varmistetaan, että ne täyttävät asiakkaan vaatimukset. Lisäksi ryhdytään toimenpiteisiin sen varmistamiseksi, että virheet ja poikkeamat korjataan.
  • Laadun parantaminen: Tässä osassa keskitytään projektin tulosten laadun jatkuvaan parantamiseen. Aiemmista projekteista saatuja tietoja ja palautetta käytetään tunnistamaan ja toteuttamaan parannusmahdollisuuksia.
  • Näiden projektinhallinnan laadunhallinnan aiheiden lisäksi PMBOK-oppaassa osoitetaan myös, miten laadunhallinta voidaan integroida muihin projektinhallinnan osaamisalueisiin, kuten riskienhallintaan ja resurssienhallintaan.

Yhteenveto

Hyvä laadunhallinta on ratkaiseva tekijä hankkeen onnistumisen ja asiakkaiden tyytyväisyyden kannalta. Se kattaa standardien, menetelmien ja prosessien käyttöönoton tuotteiden, prosessien sekä palvelujen laadun valvomiseksi ja parantamiseksi. Hyvin laadittu laadunhallintasuunnitelma voi auttaa minimoimaan riskejä, vähentämään kustannuksia ja lisäämään asiakastyytyväisyyttä.

Lisätietoja myPARM-projekti- ja portfolionhallintaohjelmistosta:

Haluaisitko tutustua myPARMiin demoesityksessä? Siinä tapauksessa voit varata ajan tapaamiseen vaikka samantien!