Projektinhallinnan aakkoset: I niin kuin ideanhallinta
Näin hyödynnät työntekijöidesi potentiaalia
Menestyäkseen kestävästi yritysten ja organisaatioiden on sopeuduttava muuttuviin aikoihin ja innovoitava. Tämä edellyttää jatkuvasti uusia ideoita, jotka myös pannaan täytäntöön – eikä niiden kehittäminen ole aina helppoa. Juuri tässä kohtaa ideanhallinta voi auttaa, kun työntekijöitä pyydetään esittämään ideoitaan. Oletuksena on, että työntekijät, jotka ovat päivittäin tekemisissä yrityksesi tai organisaatiosi, prosessien ja tuotteiden kanssa, ovat asiantuntijoita, joiden potentiaalia tulisi hyödyntää. Tämä pätee riippumatta siitä, ovatko he johtajia, kehittäjiä vai tuotantotyöntekijöitä.
Mitä on ideanhallinta?
Ideanhallinnan juuret ovat yrityksen ehdotusjärjestelmässä. Siksi molempia termejä käytetään usein synonyymeinä, vaikka erojakin on: Yrityksen ehdotusjärjestelmä perustuu spontaaneihin ideoihin, kun taas ideanhallinta on ohjattu prosessi.
Ideanhallinnassa yrityksen tai organisaation kaikkia työntekijöitä pyydetään kehittämään ja antamaan ideoita esimerkiksi uusista tuotteista, olemassa olevien tuotteiden parannuksista tai tuotantoprosessien kehittämisestä. Nämä ideat kerätään, hallinnoidaan, arvioidaan ja toteutetaan jäsennellysti.
>>Ideanhallinta on organisaatioiden jatkuva kehittämisprosessi, joka perustuu organisaatioiden omiin ponnistuksiin eli työntekijöiden osallistumiseen ideoiden luomiseen ja toteuttamiseen.<<
Ideanhallinnan edut
- Tuotteiden, prosessien, laadun jne. jatkuva parantaminen.
- Kannattavuuden lisääminen tai resurssien, ajan ja rahan säästäminen tehokkaampien prosessien ja tuotteiden avulla.
- Ehdotukset uusille tuotteille
- Ideoiden järjestelmällinen ja avoin hallinta
- Kaikkien työntekijöiden osallistuminen ja sitä kautta motivaatio sekä arvostuskulttuurin edistäminen.
- Parempi viestintä ja yhteistyö työntekijöiden ja osastojen välillä
Miten ideanhallinta toimii?
Ideoita syntyy monin eri tavoin, spontaanisti tai kohdennetusti. On erittäin tärkeää pyrkiä hyödyntämään työntekijöiden luovuutta parannusideoiden tai innovaatioiden kehittämisessä ja huolehtia siitä, että ideanhallintaprosessi on avoin.
Prosessi koostuu seuraavista vaiheista:
1. Idean dokumentointi
Työntekijöitä pyydetään keräämään ideoita. Tämä voidaan tehdä eri tavoin, esimerkiksi intranetissä julkaistavan kutsun avulla. Työntekijöiden motivoimiseksi voidaan käyttää esimerkiksi bonusjärjestelmää tai kilpailua, jossa paras idea palkitaan.
Seuraavaksi työntekijöiden tulisi dokumentoida ideansa eli kirjata ehdotukset ylös ja toimittaa ne keskitettyyn paikkaan, esimerkiksi ideapäällikölle tai ideanhallintaohjelmiston kautta.
Idea koostuu yleensä kolmesta osasta:
a. Ongelman kuvaus
b. Mahdollinen ratkaisu
c. Ehdotetun ratkaisun hyödyt
2. Idean arviointi
toteutettavuuden ja hyödyn sekä idean puolesta tai vastaan tehdyn päätöksen perusteella.
Eri ehdotukset olisi nyt seulottava läpi. Punnitse, ovatko ideat järkeviä tai millaisia mahdollisuuksia niissä on ja ovatko ne toteutuskelpoisia. Valitse ideat, joita haluat hyödyntää.
3. Toteutus
Voit nyt välittää toteutettavat ideat asianomaisille osastoille tai luoda projektin niiden toteuttamiseksi. Ideanhallintaohjelmiston avulla voit tarkistaa toteutuksen tilan ja tulokset milloin tahansa.
4. Ideoiden seuranta
hyödyllisyyden ja loppuraportin kannalta
Ideanhallintaan kuuluu myös onnistuneen toteutuksen tarkistaminen ja loppuraportin laatiminen. Koska palkitsemis- tai bonusjärjestelmä on usein olennainen osa ideanhallintaa, loppuraportti auttaa määrittämään idean esittäneelle työntekijälle myönnettävän erityispalkkion. Bonus voi tällöin olla esimerkiksi 10 prosenttia idean avulla saavutetuista kustannussäästöistä.
Ideanhallinnan haasteet
Vaikka ideanhallinnalla on monia etuja, sen toteuttamisessa voi olla joitakin haasteita:
- Ideabyrokratia: Esimerkiksi montako ideaa on tullut miltä osastolta tai miltä työntekijältä milläkin ajanjaksolla. Se, mikä aluksi kuulostaa hyvältä idealta tehdä ideoiden hallinnasta mitattavissa olevaa, voi nopeasti johtaa siihen, että työntekijät ja osastot pyrkivät täyttämään kiintiönsä. Ideat, joilla ei ole juurikaan vaikutusta, välitetään nopeasti eteenpäin, jotta saadaan toimitettua tietty määrä ehdotuksia. Tällaista olisi vältettävä ja siksi on viestittävä, että ideoiden määrällä ei ole merkitystä, vaan että arvostatte niiden laatua.
- Ideoiden puute: Ideabyrokratian vastakohta voi olla se, että työntekijät eivät esitä lainkaan ideoita. Motivaation puutteen lisäksi toinen syy tähän voi olla se, että työntekijät pelkäävät, ettei heidän ideaansa hyväksytä tai että he saavat huonoa mainetta huonon idean takia. Työntekijä, joka on kokenut, että hyvä idea on yksinkertaisesti hylätty esimerkiksi sanoilla ”mutta me olemme aina tehneet niin”, ei tule jatkossa ehdottamaan uusia ideoita. Siksi kannattaa pyrkiä avoimeen ja pelottomaan yrityskulttuuriin, joka kannustaa innovointiin. Ideoiden hallinta voi olla myös nimettömänä. Näin epävarmojen työntekijöiden ei tarvitse pelätä hylkäämistä. Kannattaa kuitenkin muistaa, että tämä tarkoittaa sitä, että palkitsemisjärjestelmää ei voida käyttää, mikä vähentää motivaatiota osallistumiseen.
Vinkkejä täytäntöönpanoon
- Epävarmuuden välttämiseksi ja saadaksesi kaiken irti työntekijöidesi ideoista, ideoidenhallintaprosessin tulisi olla selkeä ja läpinäkyvä.
- Kuten kaikissa yrityksen muutoksissa, on tärkeää, että työntekijät sitoutuvat ideoidenhallintaprosessiin ja näkevät siitä olevan hyötyä itselleen. Varmista siksi, että ihmisille on tarjolla houkuttimia osallistua ideanhallintaan.
- Kohtele ideoita arvostavasti, vaikka ne hylätäänkin. Työntekijät voivat nopeasti menettää motivaationsa, jos he eivät esimerkiksi saa palautetta ideoistaan tai jos esimiehet estävät ideat, koska heillä ei ole aikaa käsitellä niitä tai koska he eivät halua muutosta.
Yhteenveto
Ideanhallinnan avulla voit helposti parantaa yritystäsi, sen prosesseja ja tuotteita. Jotta työntekijät motivoituisivat osallistumaan, kannattaa luoda kannustimia ja tehdä prosessista mahdollisimman selkeä ja läpinäkyvä. Ideanhallintaohjelmistot tai -sovellukset voivat auttaa sinua tässä. Sen avulla työntekijäsi voivat helposti lähettää ideoita, voit arvioida näitä ideoita ja hallita niiden toteutustilannetta.
Lue lisää ideanhallintaohjelmistosta:
Laske työntekijöiden ideoiden taloudellinen hyöty: