Gantt-kaavio
Miten käyttää Gantt-kaaviota selkeän yleiskuvan saamiseksi projekteista?
Gantt-kaavio on yksi yleisimmistä ja tehokkaimmista menetelmistä esittää tehtäviä, työpaketteja, osaprojekteja, vaiheita tai hankkeita tai ohjelmia projektinhallinnassa aikasidonnaisesti. Alustavassa projektisuunnittelussa käytetään yleensä ensin työnjakorakennetta. Koska tämä soveltuu kuitenkin huonommin aikataulu- ja järjestyssuunnitteluun, käytetään yleensä Gantt-kaaviota.
Mikä on Gantt-kaavio?
Gantt-kaaviossa kaikki projektin suunnitellut työtehtävät esitetään kaaviona yleiskatsauksena. Tavallisesti työnjakorakenne on vasemmalla puolella ja tehtävät esitetään oikealla puolella aikajanalla olevina palkkeina. Näin kaikki osapuolet näkevät, mitkä tehtävät on suoritettava ja milloin.
Gantt-kaavio näyttää yleensä:
- projektin alkamis- ja päättymispäivämäärät
- mitä tehtäviä projekti sisältää
- kunkin tehtävän suunnitellut alku- ja loppupäivämäärät
- tehtävän arvioitu kesto
- tehtävien väliset päällekkäisyydet ja yhteydet
- tärkeät virstanpylväät projektin kuluessa
- hankkeen puskuriajat
- kriittinen polku
- tehtävistä vastaavat henkilöt lisätään usein myös tehtäviin
Tärkeimmät elementit
- Päivämäärät: Gantt-kaavion tärkeimpiä elementtejä ovat projektin aloitus- ja lopetuspäivämäärät.
- Tehtävät: Kun tehtävät ja osatehtävät luetellaan jäsennellysti, yksikään vaihe ei unohdu, vaikka projekti olisikin monimutkainen.
- Odotettu aikataulu: Jotta tehtävien suorittaminen voidaan varmistaa ajallaan ja niiden valmistumista voidaan seurata projektin toteutuksen aikana, luetellaan, milloin kukin tehtävä on suoritettava ja kuinka kauan sen suorittamiseen kuluu aikaa.
- Riippuvuudet: Jotkin tehtävät voidaan suorittaa milloin tahansa rinnakkain muiden tehtävien kanssa. Muiden tehtävien suorittaminen on riippuvaista toisistaan sisällöllisistä tai teknisistä syistä. Nämä suhteet näkyvät myös Gantt-kaaviossa. Riippuvuuksia on erityyppisiä:
- Loppu-alkusuhde (normaali järjestys): Seuraava vaihe voi alkaa, kun edellinen vaihe päättyy.
- Alku-alkusuhde (alkuperäinen järjestys): Seuraava vaihe voidaan aloittaa heti, kun edellinen vaihe on aloitettu.
- Loppu-loppu-suhde (loppusekvenssi): Seuraava vaihe voidaan päättää heti, kun edellinen vaihe on päättynyt.
- Alku-loppu-suhde (hyppyjakso): Seuraavaa operaatiota ei voida päättää, jos edeltävää operaatiota ei ole vielä aloitettu.
- Edistyminen: Pylväät on usein väritetty, jotta hankkeen kehitys on nähtävissä ja nähdään, mitkä tehtävät on jo suoritettu.
- Nykyinen päivämäärä: Koko Gantt-kaavion läpi kulkeva pystysuora viiva merkitsee yleensä nykyistä päivämäärää.
- Välitavoitteet: Välitavoitteet edustavat välitavoitteita ja projektin keskeisiä vaiheita.
Miten luoda Gantt-kaavio
Voit käyttää Gantt-kaavion pohjana työnjakorakennetta, koska tarvitset luettelon kaikista projektin yhteisistä vaiheista ja tehtävistä sekä kiinteän aikataulun. Lisäksi on syytä huomioida yksittäisten tehtävien väliset riippuvuudet. Näiden tietojen avulla voit luoda Gantt-kaavion – riippumatta siitä, siirrätkö tiedot käsin paperille, luotko kaavion Excelissä vai käytätkö siihen projektinhallintaohjelmistoa. Kirjoita tehtävät, työpaketit, osaprojektit, vaiheet tai projektit tai ohjelmat vasemmalle puolelle ja merkitse niiden alku- ja loppuhetket, kesto sekä riippuvuudet oikealla puolella olevalle aikajanalle.
Gantt-kaavio voi olla esimerkiksi seuraavanlainen:
Edut
- Selkeä yleiskatsaus projektiin
Gantt-kaavion suuri etu on sen tarjoama selkeä esitystapa. Aikataulu on helposti ymmärrettävissä, ja myös projektin toteutuksen aikana voit aina nähdä, miten pitkälle projekti on edennyt ja mitkä tehtävät ovat seuraavaksi vuorossa. - Kohdennettu viestintä
Koska projektin tila ja käynnissä olevat työtehtävät näkyvät aina, työntekijät voivat helposti organisoitua. Lisäksi Gantt-kaavion avulla voidaan tiedottaa sidosryhmille projektin etenemisestä - Aikataulun ja työmäärän määrittäminen
Gantt-kaaviot auttavat asettamaan realistisia määräaikoja ja puskureita, mikä helpottaa projektien suunnittelua. Gantt-kaavion avulla voit myös määrittää tarvittavan henkilöstön määrän, jakaa resursseja ja suunnitella eräpäiviä käytettävissä olevien resurssien perusteella. - Monimutkaisten projektien organisointi
Monimutkaisetkin projektit voidaan esittää selkeästi Gantt-kaavioissa. - Joustavuus
Projektin aikana tapahtuu usein viivästymisiä tai muutoksia. Gantt-kaavio voidaan mukauttaa joustavasti tällaisiin muutoksiin. - Työntekijöiden motivointi
Selkeä yleiskuva antaa kaikille tiimin jäsenille hyvän käsityksen projektin etenemisestä. Näin he voivat mukauttaa työmenetelmänsä suunnitelman mukaisiksi. Tehtävien yhteyksien ja riippuvuuksien kautta he voivat ymmärtää, mitä jonkin tehtävän viivästyminen merkitsee projektille. Tämä johtaa usein parempaan yhteistyöhön ja koordinointiin
Haitat
- Vaikeudet monimutkaisuuden kasvaessa
Suurissa projekteissa, joissa on paljon tehtäviä, Gantt-kaavio voi muuttua sekavaksi. Tässä tapauksessa on tärkeää ryhmitellä tehtävät mielekkäiksi yhteisiksi toiminnoiksi ja jakaa ne osatehtäviin. - Vaatii lineaarisuutta
Gantt-kaavio on hyödyllinen vain, jos projekti on lineaarinen. Tämä tarkoittaa sitä, että selkeä lopputulos on määriteltävä jo projektin alussa ja että tuloksen saavuttamiseen tarvittavien vaiheiden on oltava selvillä. Sellaisissa projekteissa, joissa ei ole tiettyä päämäärää, kuten ketterässä projektinhallinnassa, muut projektisuunnittelutehtävät ovat hyödyllisempiä, esimerkiksi Kanban-taulut. - Työmäärä
Gantt-kaavion luominen suuria projekteja varten on aluksi suhteellisen työlästä. Jos projektisuunnittelua on vielä mukautettava muutoksiin, Gantt-kaavioiden ylläpito voi viedä paljon aikaa. Nykyaikaiset projektinhallintaohjelmistot helpottavat Gantt-kaavioiden ylläpitoa ja auttavat sinua myös luomaan projekteja parhaiden toimintatapojen mukaisilla malleilla tai yksilöllisesti mukautetuilla projektipohjilla.
Erityisominaisuus: moniprojekti-Gantt
Projektipäälliköt eivät yleensä vastaa vain yhdestä projektista, vaan työskentelevät samanaikaisesti useiden eri projektien parissa. Koska näiden projektien välillä voi olla myös riippuvuuksia, moniprojekti Gantt-kaavio on helppo tapa näyttää ne kaikki yhtä aikaa. Sen avulla voit seurata useiden projektien senhetkistä tilaa ja keskeisiä virstanpylväitä samanaikaisesti. Voit tarkistaa tehtäväluettelon ja riippuvuudet visualisoidaksesi työmäärän, jotta voit suunnitella paremmin. Sen avulla voit myös priorisoida eri projekteja keskenään ja pitää samalla koko ajan silmällä projektien aikataulua ja kriittistä polkua.
Yhteenveto
Gantt-kaavio on yksi tunnetuimmista projektisuunnittelumenetelmistä, ja täysin oikeutetusti. Sen avulla projektin jäsenet voivat ymmärtää yksittäisten tehtävien välisiä suhteita, parantaa aikataulutusta ja mukauttaa projektia muutoksiin. Gantt-kaaviot soveltuvat esitystapansa vuoksi erityisen hyvin projekteihin, joissa on paljon rinnakkaisia ja toisistaan riippuvaisia tehtäviä.
Projektinhallintaohjelmistolla Gantt-kaavioita voi luoda helposti ja nopeasti esimerkiksi yksittäisten mallien tai parhaiden toimintatapojen esimerkkien avulla.
Lisätietoja myPARM projektinhallintaohjelmistosta:
Haluaisitko tutustua myPARMiin demoesityksessä? Siinä tapauksessa voit varata ajan tapaamiseen vaikka samantien!