Pysy keskittyneenä koko työpäivän ajan

6 vinkkiä tuottavuuden ylläpitämiseen päivän aikana

1. Ajan seuranta

Onko sinulla päiviä, jolloin mietit illalla, mitä olet saanut aikaan päivän aikana? Jos vastaus on kyllä, ensimmäinen askel kohti parempaa keskittymistä ja tehokkuutta päivittäiseen työhösi voisi olla se, että kirjaat ylös toimintasi ja työaikasi yksityiskohtaisesti muistiin. Tämä onnistuu helposti Excel-taulukoilla tai ajanseurantasovelluksilla, mutta myös projektinhallintaohjelmistolla, kuten myPARM ProjectManagementilla. Useimmiten riittää, että pidät tällaista aikapäiväkirjaa viikon ajan ja analysoit sen jälkeen, mihin käytät suurimman osan ajastasi ja mitkä ovat suurimmat häiriötekijät päivittäisessä rutiinissasi. Sen jälkeen voit joko puuttua niihin, jotta voit ehkäistä ne mahdollisimman hyvin tulevaisuudessa, tai suunnitella ne osaksi päivittäistä rutiiniasi.

2. Suunnittele työpäiväsi

Vaikka se kuulostaakin aluksi lisätyöltä, kannattaa työpäiväsi suunnitella ainakin karkeasti. Näin tiedät tarkalleen, mitä töitä sinun pitää tehdä, pystyt mukauttamaan työpäivää mieltymystesi mukaan ja samalla huolehdit siitä, että sinulla on riittävästi puskureita ja taukoja. Se auttaa myös välttämään multitaskausta, jota luullaan yleensä tehokkaaksi, mutta joka todellisuudessa tarkoittaa, että samaan aikaan käsiteltävät tehtävät suoritetaan tehottomammin ja huonommalla laadulla.
Miten suunnitella työpäiväsi optimaalisesti:

• Käytä tuottavia aikoja: Tiedätkö, mihin kellonaikaan olet kaikkein tuotteliaimmillasi? Käytä sitten tätä tietoa. Jos esimerkiksi olet yleensä vähemmän tuottava lounaan jälkeen, älä suunnittele rasittavaa työtä silloin. Jos taas tuottavuutesi on huipussaan aikaisin aamulla tai myöhemmin illalla, kannattaa harkita keskittymistä vaativien tehtävien suorittamiseen silloin. Tästä on toinenkin etu: koska toimistossa on näihin aikoihin yleensä vähemmän ihmisiä, sinua ei häiritä niin paljon.
• Luo rutiini: Päivittäinen rutiini auttaa aivojasi sopeutumaan tarkkaan työskentelyyn ja ylläpitämään keskittymistä. Se voi myös auttaa sinua hoitamaan säännölliset tehtävät automaattisesti sen sijaan, että lykkäisit niitä. Aloita esimerkiksi aamusi tarkistamalla sähköpostit, pidä lyhyt tauko ja aloita sitten raskaampi tehtävä. Kun olet noudattanut tätä rutiinia säännöllisesti jonkin aikaa, huomaat, että suoritat tehtävät automaattisesti loppuun.
• Suunnittele tauot: Tauot edistävät tuottavuutta varsinkin silloin, kun et käytä niitä pienten tehtävien suorittamiseen. Käytä tauot rentoutumiseen, esimerkiksi nousemalla työpöydältäsi ja kävelemällä muutaman askeleen. Silloin pystyt jatkamaan työskentelyä paljon keskittyneemmin. Taukoja pitäisi pitää vähintään 60–80 minuutin välein.
• Aikatauluta ajanhukka: Esimerkiksi sähköpostien lukeminen ja käsittely vievät paljon aikaa pitkin päivää. Tämä aika olisi suunniteltava työpäiväsi osaksi, sillä muuten se voi johtaa muiden tehtävien viivästymiseen.
  Ehdotuksemme: Varaa päivän aikana erityisiä aikalohkoja tällaisten tehtävien hoitamiseen. Tarkista esimerkiksi sähköpostit kerran aamulla ja kerran iltapäivällä ja pidä sähköpostiohjelma suljettuna loppupäivän ajan. Näin saapuvat viestit eivät häiritse sinua ja voit myös käsitellä ne nopeammin. Koska sähköpostit eivät yleensä vaadi liikaa keskittymistä, on suositeltavaa ajoittaa ne ajankohtiin, jolloin olet kokemusperäisesti vähemmän tuottelias.
• Järjestä kokoukset peräkkäin: Jos työpäiväsi keskeytyy toistuvasti kokousten vuoksi, et todennäköisesti pysty keskittymään suurempiin tehtäviin, koska sinulla ei ole kokousten välissä 30-60 minuuttia aikaa työskennellä tuottavasti niiden parissa. Jos mahdollista, yritä siksi ajoittaa kokoukset mahdollisimman lähelle toisiaan. Näin sinulle jää loppupäivä aikaa keskittyä monimutkaisempiin tehtäviin.

3. Priorisoi työt oikein

Pitkä tehtävälista saattaa helposti tuntua ylivoimaiselta. Jos sitä kuitenkin tarkastelee tarkemmin, huomaat yleensä nopeasti, että jotkin tehtävät on hoidettava heti, kun taas toisille on vielä aikaa tai ne voidaan ehkä jopa siirtää. Kannattaa siis asettaa prioriteetit ja käydä ne sen mukaisesti läpi, jotta pääset tavoitteisiisi. Muutamat tunnetut menetelmät voivat auttaa sinua tässä:

• Syö sammakko: Tämä menetelmä auttaa sinua tunnistamaan vaikeimman tehtävän ja suorittamaan sen ensimmäisenä. Tämä motivoi sinua loppupäivän ajan ja ottaa paineita pois mielestäsi, kun sinun ei tarvitse ajatella kyseistä tärkeää tehtävää koko ajan.
• Eisenhower-matriisi: Käytä Eisenhower-matriisia priorisoidaksesi tehtävät yksinkertaisten kriteerien, kuten kiireellisyyden ja tärkeyden, perusteella.
• ABC-analyysi: ABC-analyysin avulla voit jakaa tehtävät erittäin tärkeisiin (A), tärkeisiin (B) ja vähemmän tärkeisiin (C) eri kriteerien perusteella.

4. Ajanhallintakeinot

Suuret tehtävät, jotka kestävät useita päiviä, viikkoja tai jopa kuukausia, voivat nopeasti käydä ylivoimaisiksi. Useimmat ajanhallintamenetelmät perustuvat siksi tällaisten tehtävien jakamiseen pienempiin osatehtäviin, jolloin saat aikaan nopeita tuloksia ja olet motivoituneempi. Kaikki ajanhallintamenetelmät eivät kuitenkaan sovi kaikille. Testaa siis, mikä sopii sinulle parhaiten. Löydät tietoa Pomodoro-tekniikasta, aikarajojen määrittämisestä tai Getting-Things-Done-menetelmästä blogistamme!

5. Keskittymistä edistävä työpaikka

Työympäristön suunnittelulla on tärkeä rooli keskittymiskyvyn kannalta. Varmista siksi, että työtilasi on aina puhdas ja siisti, jotta visuaaliset häiriötekijät jäävät mahdollisimman vähäisiksi. Siisti työtila helpottaa ajattelua ja tiedonkäsittelyä. Tämä koskee työpöydän lisäksi myös tietokonetta. Työpöydän, kansioiden ja postilaatikon pitäisi siis olla siistit ja jäsennelty siten, että löydät kaiken tärkeän nopeasti etkä joudu etsiskelemään asioita pitkään.
Tässä on muutamia vinkkejä, joiden avulla voit parantaa keskittymistäsi työssäsi:

• Poista häiriötekijät: Yleisimpiä häiriötekijöitä ovat työtovereiden aiheuttamat keskeytykset, puhelut, sähköpostit, chat-viestit tai sosiaalinen media. Jos haluat keskittyä työhösi, sulje siksi mahdollisuuksien mukaan toimiston ovi ja sähköpostilaatikkosi, aseta yrityksen chat ”älä häiritse” -tilaan ja vaihda henkilökohtainen älypuhelimesi lentotilaan tai ainakin äänettömään tilaan.
• Vähennä melusaastetta: Melu tai äänet työpaikalla saattavat häiritä. Siksi on tärkeää vähentää melusaastetta. Sulje siis toimiston ovet tai käytä melua vaimentavia kuulokkeita. Onko häiritsevien äänien välttäminen toimistossasi lähes mahdotonta? Kokeile sitten kuunnella musiikkia kuulokkeilla. Esimerkiksi keskittymismusiikki voi auttaa sinua pitämään keskittymiskykyäsi yllä, sillä se ei häiritse työskentelyäsi, vaan rauhoittavat äänet edistävät keskittymistä ja niiden sanotaan jopa lisäävän aivojen suorituskykyä.
• Valaistus ja ilmanvaihto: Jos mahdollista, käytä luonnonvaloa, sillä sen on osoitettu parantavan tehokkuutta ja keskittymistä. Jos tämä ei ole mahdollista, kannattaa huolehtia riittävästä valaistuksesta, sillä liian vähäinen valaistus on huono asia silmille ja se aiheuttaa myös väsymystä. Sama pätee toimiston tunkkaiseen ilmaan. Tuuleta toimisto säännöllisesti, jotta ilma vaihtuu raikkaaseen, runsaasti happea sisältävään ilmaan, mikä parantaa keskittymiskykyäsi.
• Aseta älä häiritse -ajat: Erityisesti silloin, kun olet vauhdissa ja edistyt työssäsi todella hyvin, on erittäin ärsyttävää, että kollegat keskeyttävät sinut. Tämä johtaa siihen, että tarvitsemme vähintään 20 minuuttia tai enemmän keskittyäksemme jälleen käsillä olevaan tehtävään. Siksi voi olla hyödyllistä asettaa keskittymisajat, joiden aikana kollegasi tietävät, etteivät he saa keskeyttää sinua.
  Vinkkimme: merkitse nämä ajat kalenteriisi, jotta sille ajalle ei vahingossa varata tapaamista. Voit myös antaa kollegoillesi sanattomia signaaleja siitä, milloin haluat, että sinua lähestytään, ja milloin et, esimerkiksi sulkemalla toimiston oven tai laittamalla punaisen post-itin näytöllesi.
• Paikan vaihtaminen: Onko toimistossasi yleensä liikaa häiriöitä? Silloin toiseen paikkaan siirtyminen voi auttaa paljon keskittymistä vaativissa tehtävissä. Tämä voi olla tyhjä kokoushuone, etätoimisto tai viereinen kahvila.

6. Arkipäivän vinkit

Suunnitelmallinen työpäivä ei kuitenkaan ala vasta, kun astut toimistoon. Myös yksityiselämäsi ja terveelliset elämäntavat vaikuttavat siihen, miten keskittynyt pystyt olemaan töissä. Terveellinen ruokavalio, erityisesti lounastauon aikana, ja säännöllinen juominen voivat auttaa sinua pysymään keskittyneenä koko päivän ajan. Rentoutustekniikat, kuten jooga tai meditaatio, auttavat sinua tyhjentämään pääsi ja työskentelemään stressittömästi. Riittävä uni ja säännöllinen liikunta varmistavat, että olet kunnossa työpäivää varten.

Yhteenveto

Keskittyminen koko päivän ajan voi olla todella haastavaa. Muutaman niksin, kärsivällisyyden, riittävän harjoittelun ja pitkäjänteisyyden avulla pääset kuitenkin helpommin flow’hun. Jos haluat työskennellä tulevaisuudessa entistäkin tuottavammin, suosittelemme, että kirjaat tarkasti ylös toimintasi ja työaikasi, jotta olet tietoinen siitä, mihin käytät suurimman osan ajastasi. Sen jälkeen voit suunnitella työpäiväsi paremmin.

Lisätietoja myPARM-projekti- ja portfolionhallintaohjelmistosta:

Haluaisitko tutustua myPARMiin demoesityksessä? Siinä tapauksessa voit varata ajan tapaamiseen vaikka samantien!