ERP-järjestelmä, projektinhallintaohjelmisto vai molemmat?

Miten hyödyntää synergiaetuja

ERP-järjestelmän ja projektinhallintaohjelmiston toimintojen erot

Enterprise Resource Planning (ERP) -järjestelmät ovat ohjelmistoratkaisuja, jotka on suunniteltu auttamaan yrityksiä suunnittelemaan ja hallitsemaan resurssejaan tehokkaasti. Ne tarjoavat ominaisuuksia muun muassa taloushallinnon, toimitusketjun, henkilöstöhallinnon, tuotannon, hankintojen ja myynnin käyttöön. Tyypillisesti ERP-järjestelmät sisältävät myös joitakin perusprojektien hallintaominaisuuksia, sillä projektit ovat usein osa yrityksen liiketoimintaa. Näiden toimintojen avulla yritykset voivat suunnitella projektitehtäviä, jakaa resursseja ja seurata edistymistä.
Monista ERP-järjestelmistä yleisesti löytyviä projektinhallinnan perusominaisuuksia ovat muun muassa seuraavat:

• Tehtävien ja toiminnan seuranta: Mahdollisuus luoda, määrittää ja seurata projekteihin liittyviä tehtäviä ja toimia.
• Ajan ja resurssien hallinta: Mahdollisuus tallentaa ja seurata ajan ja resurssien käyttöä projekteissa.
• Perusraportointi: Yksinkertaisten raporttien luominen projektin edistymisestä, resurssien käytöstä sekä budjetoinnista.
• Budjetointi ja kustannusten valvonta: Projektin budjetin hallinta, kulujen seuranta ja kustannusten seuranta.
• Tiimin perusviestintä: Viestintä- ja yhteistyötoiminnot projektiryhmän sisällä.

On kuitenkin olemassa myös erikoistuneita ERP-järjestelmiä, joissa keskitytään enemmän projektinhallintaan. Nämä järjestelmät tarjoavat kehittyneitä ominaisuuksia ja työkaluja, jotka ovat laajempia kuin perinteisten ERP-järjestelmien projektihallinnan perustoiminnot. Ne voidaan räätälöidä erityisesti projektiryhmien tarpeisiin, ja ne mahdollistavat tehostetun projektisuunnittelun, -seurannan ja -valvonnan.

Projektinhallintatoiminnoilla varustettujen toiminnanohjausjärjestelmien ja erillisten projektinhallintaohjelmistojen väliset peruserot ovat toiminnallisuuksien erikoistumisessa ja syvyydessä:

• Erikoistuminen: Projektinhallintaohjelmistot on suunniteltu vastaamaan projektien erityisvaatimuksia. Ne tarjoavat kattavia toimintoja muun muassa projektisuunnitteluun, resurssien jakamiseen, edistymisen seurantaan, riskienhallintaan ja raportointiin.
• Joustavuus: Projektinhallintaohjelmistot ovat usein joustavampia ja mukautuvampia vastaamaan eri projektien yksilöllisiä vaatimuksia. Voit esimerkiksi usein valita, haluatko hallita projektia klassisella, ketterällä vai hybridimenetelmällä.
• Yhteistyö: Projektinhallintaohjelmistoissa korostetaan tyypillisesti tiimien yhteistyötä, viestintää ja tiedon jakamista.
• Analysointi ja raportointi: Itsenäiset projektinhallintaohjelmistot tarjoavat usein kehittyneitä analyysi- ja raportointiominaisuuksia, jotka antavat kattavan kuvan projektin mittareista ja suorituskyvystä.

ERP-järjestelmien rajoitukset projektinhallinnassa

Vaikka ERP-järjestelmästä voi olla paljon apua pienten projektien toteuttamisessa, monimutkaisten projektien tehokkaassa hallinnoinnissa on selkeät rajansa. Tässä muutamia haasteita ja rajoituksia, jotka liittyvät ERP-järjestelmien käyttöön projektinhallinnassa:

1. Joustavuuden ja sopeutumiskyvyn puute:

Projektit ovat yksilöllisiä, eivätkä mitkään kaksi projektia ole samanlaisia. Niillä on omat vaatimuksensa, aikataulunsa, resurssitarpeensa ja haasteensa, jotka voivat myös muuttua projektin toteutuksen aikana. ERP-järjestelmät suunnitellaan kuitenkin tyypillisesti noudattamaan tiukasti standardoituja prosesseja ja liiketoiminnan työvaiheita. Toiminnanohjausjärjestelmä ei tarjoa suurta joustavuutta ja mukautuvuutta, jota monimutkaiset hankkeet tarvitsevat yksilöllisten vaatimusten, hankerakenteiden tai työnkulkujen mukauttamiseksi. Sen sijaan erilliset projektinhallintaohjelmistot mahdollistavat joustavan mukautuksen kunkin projektin erityistarpeisiin. Tämä tarkoittaa, että sinun ei tarvitse mukauttaa prosessiasi ohjelmistoon, vaan ohjelmisto mukautuu sinuun. Voit esimerkiksi luoda tehtäviä tai työvaiheita, jotka heijastavat projektisi tarkkaa järjestystä tehtävän antamisesta tarkistukseen ja hyväksymiseen. Tämä ei ainoastaan lisää tehokkuutta, vaan myös minimoi väärinkäsitysten tai virheiden riskin projektin toteutuksessa. Lisäksi joustavuutensa ansiosta projektinhallintaohjelmisto voi kasvaa yrityksesi ja sen vaatimusten mukana. Voit mukauttaa ohjelmistoa sitä mukaa, kun projektisi kehittyvät tai uusia haasteita ilmenee, ja varmistaa, että ohjelmisto vastaa jatkossakin tarpeitasi.

2. Painopiste on yrityksen resursseissa ja taloushallinnossa:

ERP-järjestelmät on suunnattu ensisijaisesti optimoimaan resursseja, kuten henkilöstöä, materiaaleja ja taloutta, koko yrityksessä. Tämä tarkoittaa, että ERP-järjestelmissä tapahtuvaa projektinhallintaa pidetään usein osana yleistä resurssisuunnittelua. Yksittäisten projektien erityisvaatimukset ja monimutkaisuus voidaan näin ollen usein jättää huomiotta. Vaikka projektinhallintaohjelmistot mahdollistavat myös budjetin ja kustannusten reaaliaikaisen seurannan, voidaan esimerkiksi raporteista nähdä, miten projektin kustannukset kehittyvät suunnitelmaan verrattuna. Nämä tiedot ovat ratkaisevan tärkeitä, jotta budjetin ylitykset voidaan havaita ajoissa ja jotta voidaan ryhtyä vastatoimiin.

3. Haasteet projektin työnkulun ja edistymisen seurannassa:

Projektin työnkulkujen, virstanpylväiden, tehtävien ja edistymisen seuranta on olennainen osa projektinhallintaa. Näitä toimia ei kuitenkaan ole kehitetty riittävästi monissa ERP-järjestelmissä. Projektin nykytilasta voi olla vaikea saada yleiskuvaa, eikä sen avulla voi tunnistaa pullonkauloja tai viivästyksiä ja ryhtyä nopeasti asianmukaisiin toimiin.
Tämä saattaa johtua siitä, että monissa ERP-järjestelmissä on valmiiksi määritellyt tietokentät ja raportointivaihtoehdot. Projekteissa tiettyjen lisätietojen kerääminen ja analysointi voi kuitenkin olla ratkaisevan tärkeää. Projektinhallintaohjelmistot mahdollistavat yleensä mukautettujen kenttien luomisen projektin kannalta olennaisten tietojen keräämiseksi. Tämä parantaa raportoinnin tarkkuutta ja auttaa tekemään perusteltuja päätöksiä. Lisäksi projektinhallintaohjelmisto antaa kaikille sidosryhmille selkeät edistymisnäytöt, Gantt-kaaviot ja virstanpylväät, joiden avulla kaikki sidosryhmät saavat reaaliaikaisen yleiskuvan projektin tilasta. Tämä mahdollistaa välittömät mukautukset esimerkiksi silloin, kun havaitaan resurssien pullonkaula tai ylikuormitus.

4. Haasteet tiimin kommunikoinnissa ja yhteistyössä:

Onnistunut projektinhallinta edellyttää saumatonta yhteistyötä ja tehokasta viestintää projektin osapuolten välillä. Projektinhallintaohjelmisto toimii myös tiimin viestinnän keskipisteenä. Keskustelut, päivitykset, projektiasiakirjat ja kysymykset voidaan kerätä yhteen paikkaan, jolloin sähköpostien ja keskustelujen määrä vähenee, avoimuus lisääntyy ja tiimin jäsenet pysyvät ajan tasalla. ERP-järjestelmät tarjoavat usein kuitenkin rajalliset vaihtoehdot tiimiviestintään ja yhteistyöhön, erityisesti projektitietojen jakamisessa, asiakirjojen jakamisessa, tehtävistä keskustelemisessa tai aikataulujen koordinoinnissa. Nämä rajoitukset voivat haitata projektiryhmän tehokkuutta ja toimivuutta.

Erillisen projektinhallintaohjelmiston edut

Erityinen projektinhallintaohjelmisto tarjoaa monia etuja verrattuna ERP-järjestelmiin, joiden projektinhallintatoiminnot ovat paljon rajallisemmat. Tässä on joitakin keskeisiä etuja, joita erikoistunut projektinhallintaohjelmisto tarjoaa:

1. Painopisteenä projektin suunnittelu, seuranta ja valvonta:

Projektinhallintaohjelmistot on suunniteltu erityisesti tukemaan projektin suunnittelua, seurantaa ja valvontaa. Ne tarjoavat kattavan valikoiman toimintoja, joiden avulla projektin tehtäviä voidaan määritellä, resursseja jakaa, riippuvuuksia ja välitavoitteita asettaa sekä seurata edistymistä. Tämä mahdollistaa yksityiskohtaisen ja jäsennellyn projektisuunnittelun, mikä tehostaa projektin toteuttamista.

2. Intuitiivinen käyttöliittymä ja erityiset ominaisuudet:

Lisäksi projektinhallintaohjelmistot tarjoavat usein käyttäjäystävällisen ja intuitiivisen käyttöliittymän, joka helpottaa projektiryhmien tehtävien suorittamista. Se tarjoaa erikoistuneita ominaisuuksia, kuten Gantt-kaavioita, Kanban-tauluja, tehtävälistoja, kalenterinäkymiä tai raportointityökaluja. Nämä ominaisuudet auttavat projektin sidosryhmiä seuraamaan tehtäviään, sekä priorisoimaan ja tunnistamaan pullonkaulat.

3. Tiimin yhteistyön ja viestinnän parantaminen:

Projektinhallintaohjelmistot edistävät tiimityötä ja helpottavat projektin osallistujien välistä viestintää. Se helpottaa projektitietojen jakamista, tehtävien kommentointia, vastuiden jakamista ja keskustelujen käymistä keskitetyssä paikassa. Tiimin jäsenet voivat tehdä yhteistyötä helposti, jakaa tietoja ja pysyä ajan tasalla projektin tilasta.

4. Tehtävien, välitavoitteiden ja resurssien kohdentamisen seuranta:

Näiden ominaisuuksien seuranta on olennainen osa mitä tahansa projektinhallintaohjelmistoa. Näin projektipäälliköt voivat seurata yksittäisten tehtävien edistymistä, välitavoitteiden saavuttamista sekä suunnitella ja jakaa resursseja tehokkaasti. Lisäksi yksityiskohtaisen näkemyksen saaminen projektin etenemisestä auttaa tunnistamaan pullonkaulat tai viivästykset varhaisessa vaiheessa ja puuttumaan niihin.

5. Laajat raportointi- ja analysointimahdollisuudet:

Projektinhallintaohjelmistot mahdollistavat myös laajan raportoinnin ja projektitietojen analysoinnin. Ne tarjoavat erilaisia räätälöitävissä olevia raporttimuotoja, joiden avulla voidaan analysoida projektin tilaa, resurssien kulutusta, kustannuskehitystä ja muita asiaankuuluvia mittareita. Nämä raportit auttavat arvioimaan projektin edistymistä, tekemään päätöksiä ja parantamaan projektinhallintaan jatkuvasti.

Projektinhallintaohjelmistojen ja ERP-järjestelmien väliset synergiat

Sekä ERP-järjestelmillä että projektinhallintaohjelmistoilla on omat etunsa ja tarkoituksensa. Integroimalla projektinhallintaohjelmisto olemassa olevaan toiminnanohjausjärjestelmään (ERP) yritykset voivat hyödyntää molempien järjestelmien etuja ja luoda tehokasta synergiaa. Tässä muutamia tapoja, joilla molemmat ratkaisut täydentävät toisiaan ja miten yritykset voivat hyödyntää näitä synergioita optimaalisesti:

• Tietojen vaihdon integrointi: Projektinhallintaohjelmistot ja toiminnanohjausjärjestelmät (ERP) voidaan integroida, jolloin asiaankuuluvia tietoja voidaan jakaa saumattomasti. Projektiin liittyvät tiedot, kuten projektibudjetit, resurssien saatavuus ja kustannukset, voidaan siirtää toiminnanohjausjärjestelmästä projektinhallintaohjelmistoon. Vastaavasti projektitiedot, kuten suoritetut tehtävät, projektin tila ja edistymisraportit, voidaan siirtää takaisin toiminnanohjausjärjestelmään. Näin saadaan kokonaisnäkymä projektitoiminnoista ja järjestelmien välinen koordinointi paranee.
• ERP-tietojen hyödyntäminen resurssien suunnittelussa ja hallinnassa: Toiminnanohjausjärjestelmä sisältää tärkeitä tietoja yrityksen resursseista, kuten henkilöstöstä, materiaaleista ja taloudesta. Näitä tietoja voidaan käyttää projektinhallintaohjelmistossa realistisen resurssisuunnittelun ja -hallinnan toteuttamiseen. Käyttämällä reaaliaikaisia tietoja toiminnanohjausjärjestelmästä projektipäälliköt voivat paremmin arvioida resurssitarpeita, välttää pullonkauloja ja varmistaa resurssien tehokkaan kohdentamisen.
• Taloudellisten tietojen synkronointi budjetointia ja kustannusten valvontaa varten: Projektinhallintaohjelmistojen ja toiminnanohjausjärjestelmien integrointi helpottaa myös budjetointia ja kustannusten valvontaa. Toiminnanohjausjärjestelmän taloustiedot, kuten budjetit, kustannukset ja kirjanpitotiedot, voidaan siirtää automaattisesti projektinhallintaohjelmistoon. Tämän ansiosta projektipäälliköt saavat selkeän kuvan projektin taloudellisesta suorituskyvystä, voivat havaita budjetin ylitykset ja ryhtyä ajoissa korjaaviin toimiin.
• Liiketoimintaprosessien optimointi molempien järjestelmien yhdistelmällä: Yritykset voivat optimoida liiketoimintaprosessejaan yhdistämällä projektinhallintaohjelmistot ja toiminnanohjausjärjestelmät. Automaattisen tiedonvaihdon ja olennaisten tietojen integroinnin avulla projekti- ja yritystiedot voidaan sovittaa paremmin yhteen. Tämä helpottaa riippuvuuksien tunnistamista, parantaa viestintää ja edistää tehokkaampaa projektin toteuttamista. Yritykset voivat parantaa ja standardoida projektinhallintakäytäntöjään ottamalla käyttöön hyväksi havaittuja menetelmiä ja prosesseja projektinhallintaohjelmistossa ja yhdistämällä ne toiminnanohjausjärjestelmiin.

Parhaat käytännöt projektinhallintaohjelmistojen ja toiminnanohjausjärjestelmien integroimiseksi

Projektinhallintaohjelmistojen ja toiminnanohjausjärjestelmien integrointi edellyttää huolellista suunnittelua ja toteutusta, jotta optimaaliset tulokset saavutetaan.

• Valitse yhteensopivat järjestelmät, jotka voi liittää toisiinsa: Kun valitset projektinhallintaohjelmistoa ja toiminnanohjausjärjestelmää, on ratkaisevan tärkeää ottaa huomioon yhteensopivuus ja käytettävissä olevat käyttöliittymävalmiudet. Tarkista, voivatko nämä kaksi järjestelmää vaihtaa tietoja ja yhdistää tiedot saumattomasti. Tee tiivistä yhteistyötä palveluntarjoajien kanssa sujuvan integroinnin varmistamiseksi.
• Määrittele selkeästi tiedonkulku ja vastuualueet: Selkeiden tietovirtojen ja vastuiden määrittely projektinhallintaohjelmiston ja toiminnanohjausjärjestelmän välillä on olennaista. Määrittele, mitä tietoja ja informaatiota järjestelmien välillä on vaihdettava ja kuka on vastuussa kyseisten tietojen ylläpidosta ja päivittämisestä. Näin varmistat, että molemmat järjestelmät ovat aina ajan tasalla.
• Kouluta työntekijät molempien järjestelmien tehokkaaseen käyttöön: Työntekijöiden perusteellinen kouluttaminen on ratkaisevan tärkeää varmistaaksesi, että he osaavat käyttää tehokkaasti sekä projektinhallintaohjelmistoa että toiminnanohjausjärjestelmää. Tarjoa koulutustilaisuuksia ja -materiaaleja, jotta työntekijät tutustuvat molempien järjestelmien ominaisuuksiin ja mahdollisuuksiin. Lisää työntekijöiden tietämystä integraation eduista ja näytä heille, miten järjestelmien käyttöä voidaan optimoida, jotta he voivat suorittaa tehtävänsä tehokkaasti.
• Integroinnin säännöllinen tarkastelu ja mukauttaminen: Onnistunut integraatio edellyttää säännöllistä tarkastelua ja mukauttamista. Seuraa integraation suorituskykyä, jotta voit varmistaa sujuvan tiedonkulun ja saavuttaa halutut tulokset. Tee tarvittaessa tarvittavat mukautukset integraation parantamiseksi ja yrityksen muuttuvien vaatimusten täyttämiseksi.
• Varmista tietoturva ja tietosuojalainsäädännön noudattaminen: Järjestelmiä integroitaessa on tärkeää ottaa huomioon tietoturva ja sovellettavat tietosuojasäännökset. Varmista, että arkaluonteiset tiedot on suojattu asianmukaisesti ja että vain valtuutettu henkilöstö pääsee niihin käsiksi. Käytä tietoturvatoimia, kuten salausta, pääsynvalvontaa ja säännöllisiä varmuuskopioita tietojen eheyden ja luottamuksellisuuden varmistamiseksi.
  Noudattamalla näitä parhaita käytäntöjä yritykset voivat varmistaa saumattoman integroinnin projektinhallintaohjelmiston ja toiminnanohjausjärjestelmien välillä. Tämä mahdollistaa molempien järjestelmien tehokkaan käytön ja parantaa projektinhallinnan yleistä tehokkuutta.

Yhteenveto

Erityisesti sellaisissa yrityksissä, joissa käsitellään monimutkaisia projekteja, joihin liittyy muuttuvia vaatimuksia tai tarpeita, on järkevää käyttää projektinhallintaohjelmistoa toiminnanohjausjärjestelmän lisäksi. Tällaisen ohjelmiston integroiminen olemassa olevan toiminnanohjausjärjestelmän rinnalle tarjoaa lukuisia etuja, jolloin voit hyödyntää molempien järjestelmien parhaat puolet ja luoda synergiaetuja. Tämä mahdollistaa tehokkaan projektitoteutuksen, resurssien optimaalisen käytön ja säilyttää projektin talouden tarkan hallinnan.

Lisätietoja myPARM-projekti- ja portfolionhallintaohjelmistosta:

Haluaisitko tutustua myPARMiin demoesityksessä? Siinä tapauksessa voit varata ajan tapaamiseen vaikka samantien!