ABC-analyysi projektisalkun hallinnassa

Avain tehokkaaseen projektien priorisointiin

Mikä on ABC-analyysi?

ABC-analyysi on priorisointi- ja päätöksentekomenetelmä. Se perustuu Pareto-periaatteeseen, ja se voi auttaa sinua keskittymään olennaiseen sekä asettamaan prioriteetit seuraaville vaiheille. Määrittämiesi kriteerien perusteella analysoidut elementit luokitellaan luokkiin A, B ja C, jolloin ne asetetaan tärkeysjärjestykseen. ABC-analyysi on peräisin materiaalihallinnosta, ja sitä käytettiin varastojen optimointiin tunnistamalla kohteet, joilla on suuri kysyntä, sekä kohteet, joiden varastointiaika on pitkä ja joista aiheutuu eniten kustannuksia. Analyysiä voidaan kuitenkin soveltaa myös monilla muilla aloilla, ja sen avulla voidaan vastata esimerkiksi seuraaviin kysymyksiin:

• Tuotehallinto: Mitkä ovat tärkeimmät tuotteet tai palvelut, jotka vaikuttavat eniten yrityksen tulokseen? Mitkä ovat tuotteen tärkeimmät ominaisuudet?
• Asiakasanalyysi: Ketkä ovat tärkeimpiä asiakkaitamme, jotka vaikuttavat eniten liikevaihtoon?
• Hankinnat: Ketkä ovat tärkeimmät toimittajamme?
• Ajanhallinta: Miten tehtävät tulisi priorisoida? Mitkä tehtävät tuottavat suurimman hyödyn, ja mitkä tulisi siirtää?
• Projektisalkun hallinta: Mitkä projektit ovat erityisen tärkeitä yrityksen tavoitteiden saavuttamisen kannalta, ja mitkä voidaan jättää kesken? Mitkä projektit kuluttavat paljon resursseja ilman, että ne lopulta edistävät yrityksen onnistumista?

ABC-analyysin hyödyt projektisalkun hallinnassa

ABC-analyysia voidaan käyttää projektinhallinnassa eri tarkoituksiin:

• Projektien priorisointi: Näin saat helposti yleiskuvan projektisalkustasi, esimerkiksi siitä, mitkä projektit vaativat eniten resursseja, mitkä projektit ovat strategisesti tärkeimpiä tai mitkä projektit ovat kalleimpia. Näin voit kohdentaa resursseja ensisijaisesti tärkeimpiin projekteihin ja varmistaa niiden toteutuksen.
• Riskienhallinta: ABC-analyysin avulla voit luokitella projektit niiden sisältämien riskiprofiilien mukaan ja toteuttaa asianmukaiset riskinhallintatoimenpiteet. Lisäksi sen avulla voit helposti tunnistaa, mitkä projektit vaativat erityistä huomiota ja seurantaa. Kriteereinä voi käyttää esimerkiksi riskien suuruutta, niiden esiintymistodennäköisyyttä tai riskiarvoa, joka on todennäköisyyden ja suuruuden summa.
• Sidosryhmien luokittelu: Jos et ole varma, mitkä sidosryhmät vaativat erityistä huomiota, voit luokitella ne myös ABC-analyysin avulla esimerkiksi konfliktin todennäköisyyden tai vaikutusvallan kaltaisten kriteerien perusteella.
• Ajanhallinta: Projektiin liittyvät tehtävät voidaan myös asettaa tärkeysjärjestykseen ABC-analyysin avulla. Tällöin voit asettaa etusijalle sellaiset tehtävät, joilla on suurin vaikutus projektin onnistumiseen.

ABC-luokittelun kriteerit

ABC-luokittelun kriteerit voivat vaihdella yrityksen, toimialan ja erityisvaatimusten mukaan. Projekti- tai projektisalkunhallinnassa otetaan usein huomioon seuraavat kriteerit:

• Taloudellinen tuki: Tällä kriteerillä arvioidaan projektin yritykselle tuottamaa taloudellista arvoa. Se voi sisältää esimerkiksi odotettavissa olevia tuloja, voittoja tai projektin tuottoja.
• Strateginen merkitys: Tällöin otetaan usein huomioon, miten projekti vastaa yrityksen strategisia tavoitteita ja prioriteetteja. Projektit, jotka liittyvät läheisesti yrityksen strategisiin tavoitteisiin ja joilla on suuri strateginen merkitys, luokitellaan usein luokkaan A. Projektit, joilla on pienempi strateginen merkitys, kuuluvat luokkiin B tai C.
• Resurssivaatimukset: Tällä kriteerillä arvioidaan projektin resurssitarpeita, kuten aikaa, rahaa, henkilöstöä tai muita tarvittavia resursseja.
• Asiakasarvo: Myös projektin arvo asiakkaiden tai kohderyhmien näkökulmasta on tärkeä arviointiperuste. Projektit, joilla on korkea asiakasarvo ja suora vaikutus asiakastyytyväisyyteen, markkinoiden kasvuun tai kilpailuetuun, voidaan luokitella luokkaan A. Projektit, joiden asiakasarvo on pienempi, voivat kuulua luokkiin B tai C.
• Riski: Yleisesti arvioidaan myös hankkeen riskiprofiilia, mukaan lukien tekniset haasteet, epävarmuustekijät tai mahdolliset vaikutukset yritykseen.

Verrattuna muihin osa-alueisiin, joihin ABC-analyysiä voidaan soveltaa, projektinhallinnassa joudutaan usein turvautumaan ennakoituihin arvoihin, koska todelliset arvot eivät ole vielä tiedossa. Ennen projektin aloittamista ei esimerkiksi tiedetä todellista työmäärää, joten analyysia varten käytetään työmäärän arviointia.

ABC-analyysin prosessi projektisalkun hallinnassa

ABC-analyysiprosessi koostuu useista vaiheista hankesalkun hallinnassa. Seuraavassa kuvataan tyypillinen työnkulku:

1. Tavoitteiden asettaminen ja tutkittavien projektien luettelointi:

Mieti ensin, mihin tavoitteeseen haluat päästä ABC-analyysillä tai mihin kysymykseen haluat vastata. Hanki seuraavaksi hyvä yleiskuva projektisalkustasi tai asiaankuuluvista projekteista.

2. Arviointikriteerien määrittäminen:

Seuraavana vaiheena on määriteltävä hankkeiden luokittelussa käytettävät arviointikriteerit. Näitä voivat olla esimerkiksi odotettavissa oleva työmäärä tai tuotto, strateginen merkitys tai riskiarvo. On tärkeää määritellä selkeät ja mitattavissa olevat kriteerit, jotka vastaavat yrityksen tavoitteita ja tarpeita.

3. Tiedonkeruu:

Tämän jälkeen on kerättävä asiaankuuluvat tiedot ja aineisto kustakin salkun projektista. Lisäksi on laskettava vastaava osuus koko tietomäärästä, jotta eri projektien välinen vertailukelpoisuus voidaan luoda. Jos kriteerinä on esimerkiksi projektin toteuttamisen kustannukset, kaikkien projektien kustannukset on laskettava yhteen, jotta voidaan määrittää yksittäisten projektien prosentuaalinen osuus kokonaiskustannuksista. Tämän jälkeen voit lajitella projektit nousevaan tai laskevaan järjestykseen niiden osuuden perusteella.

4. Projektien luokittelu:

Seuraavana vuorossa on projektien luokittelu eri luokkiin. Alun perin ABC-analyysissä käytettiin kolmea luokkaa, mutta lukumäärää on mahdollista mukauttaa tarpeiden mukaan, jos eri luokat edellyttävät erilaisia toimintastrategioita. Jos siis haluat luoda neljä erilaista strategiaa, tarvitset neljä luokkaa. Jos taas käytettävissä on vain kaksi erilaista strategiaa, tarvitaan vain kaksi luokkaa.
Eri luokkiin jakaminen noudattaa suurin piirtein Pareto-periaatteen 80/20-sääntöä. Sen mukaan useimmissa tapauksissa 20 prosenttia tarkastelluista osista on vastuussa 80 prosentista menestyksestä, kustannuksista, tuloista jne. Eri luokkiin jakamisen määrittäminen edellyttää objektiivista analyysia ja yksittäisten hankkeiden ominaisuuksien huolellista puntarointia. Voit esimerkiksi todeta, että 15 prosentin, 20 prosentin ja 65 prosentin jako on perusteltu, tai että 5 prosentin, 15 prosentin ja 80 prosentin jako sopii paremmin projekteihisi.
Yleensä luokkaan A kuuluvat projektit ovat niitä harvoja projekteja, joilla on suurin osuus arvioiduista kriteereistä. Näihin projekteihin kannattaa kiinnittää erityistä huomiota, koska niillä on yleensä suurin vaikutus yritykseesi. B-hankkeet muodostavat keskivaiheen, ja niiden määrä ja osuus arvioiduista kriteereistä on kohtalainen. C-luokan projekteja esiintyy suhteellisen paljon, mutta niiden vaikutus kokonaistilanteeseen on vähäinen.
Analyysin tulosten nopeaa havainnollistamista varten voit esittää ne Lorenz-käyränä. Käyrän jyrkästi nouseva osa symboloi luokkaan A kuuluvien projektien suurta osuutta, kun taas luokkien B ja C pienenevät osuudet voidaan nähdä vähemmän jyrkän käyrän avulla.

5. Priorisointi ja strategian johtaminen:

Projektien luokittelun perusteella voidaan tehdä asianmukaisia toimia, kuten kohdentaa resursseja tärkeisiin projekteihin tai asettaa ne tärkeysjärjestykseen.

6. Seuranta ja päivittäminen:

ABC-analyysi on jatkuva prosessi. Sen vuoksi projektien luokittelua tulisi arvioida säännöllisesti ja päivittää tarpeen mukaan. Tämä mahdollistaa hankesalkun dynaamiset mukautukset, kuten resurssien joustavan kohdentamisen, riskien varhaisen tunnistamisen tai strategian muuttamisen tarvittaessa.

Esimerkki: ABC-analyysi projektisalkun esittämiseksi

Esimerkissämme yritys haluaa analysoida projektisalkkunsa ja asettaa projektit tärkeysjärjestykseen. Arviointikriteeriksi määritellään projektien arvioidut tulot. Näin ollen kunkin hankkeen odotetut tulot merkitään muistiin ja lasketaan sen osuus kokonaistuloista. Tämän jälkeen projektit lajitellaan alenevaan järjestykseen niiden osuuden perusteella. Näin saadaan seuraava taulukko:

Taulukosta on helppo nähdä, että projekteilla P2 ja P1 on suurin osuus tuloista. Projektien P3 ja P7 osuus on jo huomattavasti pienempi, kun taas muiden projektien osuus on vain pieni. Projektit voidaan nyt jakaa eri luokkiin. Tämä voidaan tehdä Pareto-periaatteen eli 80/20-säännön avulla. Meidän tapauksessamme jako projektien osuuksiin sovitetaan yrityksen tarpeiden mukaan, jolloin saadaan seuraava jaottelu:
Luokka A: Projektit P2 ja P1 – Kokonaistulot 59,3 prosenttia.
Luokka B: Projektit P3 ja P7 – kokonaistulot 22,8 prosenttia.
Luokka C: Kaikki muut projektit – Kokonaistulot 17,8 prosenttia.
Tämä on esitetty Lorenzin käyrän avulla, jotta ymmärtäminen olisi helpompaa.

Käyrän jyrkkä nousu osoittaa selvästi, että luokkaan A kuuluvien projektien P2 ja P1 osuus tuloista on suurin, kun taas luokkaan B kuuluvien projektien osuus on vielä 22,8 prosenttia. Näihin kahteen luokkaan kuuluu siis jo yli 80 prosenttia odotetuista tuloista, kun taas luokkaan C kuuluu suurin osa hankkeista, mutta niiden osuus tuloista on vain 17,8 prosenttia.
Seuraavaksi on määriteltävä strategiat eri luokkien käsittelemistä varten. Esimerkkiyritys voisi esimerkiksi asettaa luokkaan A kuuluvat projektit etusijalle, koska niiden odotetaan tuottavan merkittäviä tuloja. Se voisi kohdentaa resursseja etusijalle näihin hankkeisiin ja seurata tarkasti niiden toteuttamista niiden onnistuneen loppuunsaattamisen varmistamiseksi. Luokkaan B kuuluvilla projekteilla on kohtalaiset tulot, ja niille voitaisiin antaa kohtalainen prioriteetti, jolloin varmistettaisiin riittävät resurssit, mutta ristiriitatilanteissa priorisoitaisiin luokkaan A kuuluvia projekteja. Luokkaan C kuuluvia hankkeita, joiden odotettavissa olevat tulot ovat pienimmät, voitaisiin arvioida sen määrittämiseksi, ovatko ne todella tarpeellisia, esimerkiksi niiden strategisen merkityksen vuoksi.

ABC-analyysin edut

• Keskittyy olennaisiin tekijöihin
• Yksinkertainen
• Auttaa yrityksen strategista suuntaamista
• Esittää prioriteetit selkeästi
• Voidaan käyttää joustavasti eri aloihin ja kysymyksiin
• Tarjoaa hyvän perustan sidosryhmien kanssa käytävälle viestinnälle ja päätöksenteolle.
• Esittää monimutkaiset ongelmat selkeällä tavalla

ABC-analyysin haasteet:

• Projektinhallinnassa analyysi voi tuottaa epätarkkoja tuloksia, jos käytetään ennakkoarvoja.
• Luokittelu eri luokkiin edellyttää subjektiivisia arvioita, mikä johtaa mahdollisesti erilaisiin tuloksiin, kun eri henkilöt tekevät sen.
• Analyysi on puhtaasti nykytilannetta kuvaava arvio, mikä tarkoittaa, että se edustaa vain nykytilaa eikä ota huomioon tulevia mahdollisuuksia, kuten äskettäin lisättyjä projekteja tai muutoksia projektisalkussa.
• Analysoituja elementtejä tai projekteja tarkastellaan erillisinä, eikä niiden välisiä riippuvuuksia tai yhteisvaikutuksia oteta huomioon.
• Projektien priorisointi voidaan tehdä yhden kriteerin perusteella, mikä ei vastaa tarkasti monimutkaista todellisuutta.
• ABC-analyysi ei anna suosituksia toimenpiteiksi.
• Luokittelu vain kolmeen luokkaan on hyvin yksinkertaistettu, jolloin se voi johtaa siihen, että projektien väliset tärkeät vivahteet tai erot jäävät huomiotta.

Yhteenveto

ABC-analyysi on yksinkertainen väline, jonka avulla yritykset voivat keskittyä olennaisiin seikkoihin ja asettaa prioriteetit. Etenkin projektisalkun hallinnassa se voi auttaa priorisoimaan oikeat projektit, jakamaan resurssit optimaalisesti ja lieventämään riskejä.

Lisätietoja myPARM-projekti- ja portfolionhallintaohjelmistosta:

Haluaisitko tutustua myPARMiin demoesityksessä? Siinä tapauksessa voit varata ajan tapaamiseen vaikka samantien!