4 sääntöä hyvään johtajien viestintään

Mitä haasteita viestinnässä on?

Viestinnän alkuperäinen merkitys on tiedonvaihtoa. Psykologi ja viestintätieteilijä Paul Watzlawick on määritellyt viisi periaatetta, jotka koskevat viestintää ja auttavat meitä selittämään viestintää ja mahdollisia väärinkäsityksiä:

• Et voi olla kommunikoimatta.
  Viestintää ei tapahdu vain sanojen vaan myös käyttäytymisen, eleiden, ilmeiden ja monien muiden tekijöiden kautta. Tämä tarkoittaa sitä, että kaksi ihmistä, jotka joutuvat tekemisiin toistensa kanssa, kommunikoivat väistämättä, vaikka he olisivat äänettömiä. Viestintää tapahtuu siis sekä sanallisesti että sanattomasti. Tämä tarkoittaa sitä, että myös sellaiset tekijät kuin pukeutumistyyli tai toimiston sisustus voidaan nähdä osana viestintää.
• Jokaisella yhteydenpidolla on sisällöllinen ja suhteellinen ulottuvuus, joista jälkimmäinen määrittää edellisen.
  Tämä tarkoittaa sitä, että riippumatta viestinnän sisällöstä viestintä antaa myös tietoa viestivien henkilöiden välisestä suhteesta tai vaikuttaa heidän suhteeseensa.
• Suhteen luonne määräytyy kumppanien viestintäprosessien painotuksen mukaan.
  Tämän periaatteen mukaan ihmiset suhtautuvat viestintään eri tavoin, mikä voi johtaa erilaisiin tulkintoihin. Saatat esimerkiksi olla huonolla tuulella, koska työtoverisi näyttää välttelevän sinua. Työntekijä saattaa kuitenkin vältellä sinua, koska hän luulee sinun olevan huonolla tuulella.
• Ihmisen viestinnässä käytetään analogisia ja digitaalisia muotoja.
  Watzlawickin mukaan kasvojen ilmeet, äänensävyt ja eleet katsotaan analogisiksi, kun taas itse kieli katsotaan digitaaliseksi. Molemmat osatekijät vaikuttavat osaltaan kokonaisviestiin, mutta niiden ei välttämättä tarvitse kuulua yhteen. Voimme esimerkiksi vastata kysymykseen, miltä meistä tuntuu, sanomalla ”hyvin”, kun taas kasvojen ilmeemme osoittavat, että näin ei ole.
• Ihmisten väliset viestintäprosessit ovat joko symmetrisiä tai toisiaan täydentäviä.
  Ihmisillä on erilaisia rooleja tai käyttäytymismalleja. Jos esimerkiksi esimies kommunikoi alaistensa kanssa, viestintä tapahtuu eri tasoilla (täydentävästi). Jos sen sijaan esimies puhuu samalla tasolla olevalle kollegalle, viestintä on symmetristä. Tämä konteksti puolestaan vaikuttaa siihen, miten viestintää tulkitaan.

Tällöin käy selväksi, että toinen henkilö voi vastaanottaa täysin eri tavalla sen, mitä haluat viestiä. Suuri osa siitä, mitä haluat välittää, häviää todennäköisesti matkalla sinulta toiselle. Sen sijaan asiat, joita et ole aikonut välittää, saattavat tavoittaa hänet esimerkiksi siksi, että ne välittyvät tiedostamattaan kehonkielesi tai ympäristön kautta. Lisäksi se, mitä haluat viestittää, voidaan tulkita väärin, ja tieto voidaan omaksua valikoivasti tai vääristää. Jos kuitenkin tiedostat tämän, voit oppia kommunikoimaan paremmin. Seuraavat vinkit voivat auttaa sinua tässä:

1. Kuunteleminen ja ymmärtäminen

Monet esimiehet tykkäävät tehdä erityisesti yhtä asiaa: puhua! Mutta vaikka tämä kuulostaa aluksi ikävältä, viestinnän tärkein osa-alue on kuunteleminen. Viestintä ei toimi vain yhteen suuntaan, ja jos opit kuuntelemaan tarkasti työntekijöitäsi, ymmärrät heitä ja omaa viestintätyyliäsi nopeasti paremmin. Tämä auttaa sinua myöhemmin mukauttamaan viestintääsi työntekijöidesi tarpeisiin.
Anna siis aina työntekijöidesi puhua loppuun tai ota askel taaksepäin, jos hiljaisempi työntekijä haluaa sanoa jotain. Avoimuus työntekijöitäsi ja aiheita kohtaan on myös tärkeää. Käsittele siis sinulle esitettyjä asioita ja yritä ymmärtää niitä tai omaksua vastapuolesi näkökulma. Näin osoitat työntekijöillesi, että heidät otetaan vakavasti. Kysy rohkeasti kysymyksiä, jos et ole ymmärtänyt jotakin tai tarvitset lisätietoja.

2. Kommunikoi johdonmukaisesti, uskottavasti ja avoimesti

Päivät, jolloin esimies määräsi sinut tekemään asioita ilman mitään selityksiä, ovat ohi. Sen sijaan on tärkeää, että työntekijät voivat luottaa esimiehiinsä. Tämä edellyttää johdonmukaista, avointa ja aitoa viestintää. Seuraavat säännöt voivat auttaa tässä:

• Ajanmukaisuus: Kaikki työssä tarvittavat tiedot on toimitettava tiimillesi tai yksittäisille tiimin jäsenille hyvissä ajoin. Viivästynyt tiedonsaanti voi johtaa siihen, että toimintaa ei voida toteuttaa tai sitä ei voida toteuttaa oikein, tai asiasta syntyy epämiellyttäviä huhuja tai oletuksia.
• Ajoitus: Jotkin tiedot on annettava säännöllisesti. Varmista siksi, että puhut tiimillesi säännöllisin väliajoin, esimerkiksi viikoittaisessa tiimipalaverissa. Muiden tietojen kohdalla ajoitus on tärkeää. Jos työntekijäsi esimerkiksi tekee työtä, joka vaatii paljon keskittymistä, eikä hän halua tulla häirityksi, seuraavasta projektista tiedottaminen ei ole sopivaa. Siksi ennen kuin lähestyt jotakuta, kysy itseltäsi, onko nyt oikea aika.
• Kattava mutta tiivis: Jotkut ihmiset pyrkivät salaamaan yksittäisiä tietoja tai kertomaan ne vain pala palalta. Tämä aiheuttaa kuitenkin usein levottomuutta ja estää työntekijöitä tekemästä työtään. Pidä siis huolta siitä, että välittämissäsi tiedoissa on kaikki tarvittavat asiat, äläkä mahdollisuuksien mukaan salaa mitään. Älä kuitenkaan tee päinvastoin ja rasita työntekijöitäsi kattavilla tiedoilla, jotka eivät ole tai eivät vielä ole merkityksellisiä heidän työnsä kannalta. Muuten saatat lamauttaa työntekijäsi työn määrällä. Varmista, että pääset nopeasti asiasi ytimeen.
• Totuudenmukaisuus: Työntekijöiden on voitava tuntea, että he voivat luottaa sinuun. Siksi on tärkeää, että puhut aina totta. Monet työntekijät huomaavat intuitiivisesti, jos näin ei ole, koska lähetät tiedostamattasi hienovaraisia signaaleja esimerkiksi kehonkielelläsi. Tämän seurauksena uskottavuutesi kärsii.
  Vinkkimme: pitäydy tosiasioissa sen sijaan, että esität tulkintojasi. Tämä auttaa välttämään väärinkäsityksiä.
• Jäsennelty ja selkeä: Tietojen jäsentäminen tai selkeä esittäminen, esimerkiksi selkeissä mittaritauluissa , helpottaa tietojen ymmärtämistä ja käsittelyä.
• Suoraviivaisuus: Toisinaan meillä on taipumus vain heittää sanoja huoneeseen, esimerkiksi tiimipalaverissa. Sanoillasi on kuitenkin yleensä enemmän painoarvoa, jos puhuttelet muita suoraan. Tämä onnistuu katsekontaktin avulla, mutta myös sanavalinta on tässä yhteydessä ratkaisevaa. Jos tehtävät jaetaan sanoilla ”teidän pitäisi…” tai ”meidän on pakko…”, tämä voi johtaa siihen, ettei kukaan tunne itseään suoraan puhutelluksi tai olevansa vastuussa tehtävästä. Sama pätee myös kehumiseen. Vaikka on tärkeää, että koko tiimiä kehutaan säännöllisesti, yksittäisten työntekijöiden erityisiä saavutuksia ei pitäisi aina palkita kehumalla koko tiimiä. On myös tärkeää huomioida, että lauseet, joissa esimies on mukana, esimerkiksi ”olemme saavuttaneet suuren menestyksen”, vaikuttavat nopeasti siltä, että esimies haluaa ottaa kiitoksen itselleen, kun taas kritiikki välitetään usein suoraan työntekijöille.

3. Kohdeorientaatio ja viestintäpaikka

Oletko koskaan miettinyt keskustelun aikana, mitä toinen henkilö tarkoittaa? Ennen kuin aloitamme puhumisen, emme usein tiedä tarkalleen, mitä haluamme välittää. Juuri siksi, että kaikki, mitä esimiehenä viestität, voidaan tulkita myös väärin, auttaa miettimään etukäteen tarkkaan, mitä haluat saada sanotuksi. Näin voit onnistuneesti ohjata keskustelua, ilmaista itsesi selkeämmin ja torjua väärinkäsityksiä. Näin vältyt myös siltä, että joudut selittämään asioita useita kertoja. Loppujen lopuksi harva asia on työntekijän mielestä yhtä tylsää kuin kuulla ”samaa vanhaa tarinaa” esimieheltään kerta toisensa jälkeen.
Jos tiedät tarkalleen, mitä haluat sanoa, on huomattavasti helpompaa päättää, missä viestintää tulisi harjoittaa: Kahden kesken, seuraavassa tiimikokouksessa, yrityksen chatissa tai kenties projektinhallintaohjelmistossa. Kun valitset viestintäpaikkaa, on tärkeää olla tietoinen siitä, että mitä vähemmän suoraa viestintä on, sitä enemmän tilaa jää tulkinnanvaraisuudelle. Esimerkiksi sähköpostissa ei voi välittää kehonkieltä eikä äänensävyä, joten viesti voidaan ymmärtää väärin. Siksi on usein parempi esimerkiksi käsitellä kritiikkiä suoraan kahden kesken, kun taas tehtävät, varsinkin jos on ilmoitettava paljon yksityiskohtia, voidaan tehdä kirjallisesti.

4. Sanaton viestintä

Eleesi, ilmeesi ja äänensävysi muodostavat suuren osan viestinnästäsi. Toisin kuin puhetta, näitä signaaleja on paljon vaikeampaa hallita. Siksi saattaa auttaa, että käsittelet ainakin perusteellisesti kehonkielen aihetta ja kiinnität huomiota oman kehosi signaaleihin, jotta viestiäsi ei tulkita väärin. Myös se, miten sanot jotain, vaikuttaa siihen, miten se tulee toiselle ihmiselle perille. Jos esimerkiksi olet vihainen jostain toisesta asiasta, sinun on rauhoituttava ennen kuin puhut jollekin. Koska toinen henkilö ei tiedä vihasi taustoja, rivien välistä välittyvä voi muuten johtaa väärintulkintoihin.
Lisävihje: Tarkastele kriittisesti, mitä signaaleja lähetät vielä: Onko toimistosi siististi järjestetty vai onko siellä asiakirjapinoja, jotka viestivät esteestä sinun ja toisen henkilön välillä? Mitä pukeutumistyylisi kertoo? Käytätkö mieluummin pukua joka päivä vai tapaatko työntekijäsi mieluummin rennosti ja tasavertaisesti? Millainen on ryhtisi? Säteileekö sinusta mahdollisesti hermostuneisuutta tai torjuvaa asennetta? Erityisesti uusien haastateltavien kohdalla on järkevää kysyä itseltään nämä kysymykset ennen ensimmäistä tapaamista ja mukautua niiden mukaisesti. Näin luot onnistuneen ensivaikutelman.

Yhteenveto

Me kaikki kommunikoimme jatkuvasti. Erityisesti johtajana on tärkeää välttää väärinkäsityksiä ja virheellisiä tulkintoja. Siksi on tärkeää perehtyä viestintään ja tuntea sen perusteet.

Lisätietoja myPARM CorporateNavigator -hallintaohjelmistosta:

Haluaisitko tutustua myPARM CorporateNavigatoriin demoesityksessä? Siinä tapauksessa voit varata ajan tapaamiseen vaikka samantien!