El triángulo mágico de la gestión de proyectos

Encontrar el equilibrio entre rendimiento, costes y tiempo

Las tres dimensiones

Para poder equilibrar de forma óptima las tres dimensiones del triángulo mágico, un director de proyecto debe comprender bien cómo se puede influir en ellas y dónde hay oportunidades para adaptarse a los cambios en el transcurso de un proyecto. Por tanto, debe quedar claro de qué componentes están formados.

1. costes

Esta dimensión incluye no sólo el presupuesto puro de un proyecto, sino también los recursos disponibles. Esto se debe a que los recursos pueden rastrearse hasta un valor financiero. Si, por ejemplo, se necesita más personal para apoyar el proyecto, o si se necesitan nuevos equipos o salas adicionales, todo ello se traduce en mayores costes. Por lo tanto, este punto incluye, entre otras cosas

• El presupuesto, es decir, el marco financiero del proyecto.
• El número de miembros del equipo
• Equipos y dispositivos disponibles
• Locales comerciales disponibles

2. tiempo

La dimensión temporal también va más allá de la mera duración del proyecto. Se incluyen, entre otros:

• El calendario y el número de fases del proyecto
• Horas trabajadas en el proyecto
• Tiempo necesario para la planificación y la estrategia
• Calendarios y objetivos internos

3. rendimiento

El rendimiento de un proyecto incluye tanto el alcance de los resultados del proyecto como su calidad y, en el caso de los proyectos tradicionales, se define antes que el plazo y el presupuesto. Entre ellas figuran:

• Alcance de los servicios
• Nivel de detalle del producto final, por ejemplo, número y complejidad de las funciones.
• Calidad de los resultados
• Cantidad de productos finales o número de desarrollos de productos

Nuestro consejo: En los proyectos gestionados de forma clásica, en el transcurso de un proyecto puede producirse el llamado «scope creep», es decir, una ampliación del servicio sin un ajuste simultáneo del presupuesto y el plazo. Por eso es importante que el alcance previsto de los servicios y su calidad estén documentados y aprobados antes de que empiece el proyecto. Cada cambio debe documentarse, analizarse y ajustarse adecuadamente al presupuesto y al calendario. De este modo, los cambios también pueden aprobarse en términos de presupuesto y tiempo.

Cómo están conectadas las tres dimensiones

Hay dos tipos diferentes de relaciones en el triángulo mágico. Por un lado, la relación entre el servicio a prestar y las otras dos variables es directamente proporcional. Esto significa que el rendimiento se mueve en la misma dirección que el tiempo y los costes. Si el rendimiento de un proyecto aumenta, por ejemplo porque se amplía el alcance o se incrementa la calidad, también hay que ajustar el tiempo disponible y/o los costes.
La relación entre coste y tiempo, por otra parte, es una relación inversamente proporcional en la que las variables se mueven en direcciones opuestas. Si se quieren reducir los costes, hay que ampliar el plazo. Si un proyecto debe completarse más rápidamente, la dimensión temporal disminuye y los costes aumentan.
El resultado son las siguientes conclusiones:

Cómo ayuda el triángulo mágico en la gestión de proyectos

Es muy poco probable que ninguna de las dimensiones del triángulo mágico cambie en el transcurso de la realización de un proyecto. Por tanto, la idea central del concepto es que un proyecto no puede tener éxito si las tres dimensiones están rígidamente fijadas. A fin de disponer de un pequeño margen de maniobra para realizar los ajustes necesarios, al menos uno de los puntos debe ser flexible. Por tanto, debe elegir cuidadosamente su enfoque y coordinarlo con las partes interesadas de su proyecto. El triángulo mágico le ayuda con la planificación y gestión de proyectos, el control, la gestión de riesgos y la gestión del cambio. Si lo importante es cumplir el calendario, es aconsejable, por ejemplo, que se apruebe un presupuesto adicional para los recursos adicionales necesarios antes de que empiece el proyecto o que se aclare qué servicios son opcionales. Si, por el contrario, su prioridad es ajustarse al presupuesto, debe comunicar claramente que habrá que posponer el plazo del proyecto o reducir el alcance de los servicios si se producen cambios imprevistos.

Nuestro consejo: para garantizar la claridad antes de que empiece el proyecto y saber exactamente cómo proceder en caso de cambios, conviene documentar los puntos más importantes en la orden o el manual del proyecto. Esto incluye:

• Las preferencias del cliente, si hay que hacer ajustes
• Cualquier presupuesto de emergencia aprobado por adelantado
• Una lista de los cambios más probables y los posibles planes de acción para los mismos, describiendo el impacto en tiempo, coste y rendimiento.

Vigile siempre las tres dimensiones durante la ejecución del proyecto para poder reaccionar a los cambios en cualquier momento o plantearse medidas si se produce un cambio.

Diferencias entre la gestión de proyectos clásica y la ágil

En la gestión tradicional de proyectos, se da por sentado que el servicio es fijo, ya que está definido en términos de alcance y calidad en el pliego de condiciones, por ejemplo. En este caso, los costes y el tiempo son más flexibles. Aunque están planificadas, pueden cambiar si es necesario.
Sin embargo, la gestión ágil de proyectos invierte este punto de vista, de modo que los costes y el tiempo son fijos, pero el rendimiento se personaliza. Esto se debe a que la planificación iterativa, por ejemplo en Scrum, utiliza los denominados sprints en los que se presta el servicio. Su número y duración suelen ser fijos, lo que también facilita la estimación de los costes de un proyecto. Por tanto, lo variable es el rendimiento.

Extensiones del triángulo mágico

Hoy en día, en la gestión de proyectos a menudo ya no basta con concentrarse en tres dimensiones. Por ello, la dimensión del rendimiento suele dividirse en calidad y contenido. Es lo que se conoce como cuadrado mágico o cuadrado del diablo.
Además, el triángulo mágico puede ampliarse para incluir el factor global de la satisfacción del cliente, que trata de la satisfacción de todas las partes interesadas. Como suelen tener requisitos diferentes para un proyecto, es importante que se tengan en cuenta las necesidades de todos los participantes en el mismo.

Conclusión

El triángulo mágico es muy adecuado para visualizar las interrelaciones entre los factores más importantes de la gestión de proyectos: tiempo, costes y rendimiento. Rápidamente queda claro que estas dimensiones deben estar equilibradas y que un cambio en una de ellas provoca un cambio en las demás. Una evaluación realista de los tres factores al inicio del proyecto, así como el establecimiento de las prioridades adecuadas y una comunicación clara son, por tanto, de gran importancia para el éxito de un proyecto.
Con un software de gestión de proyectos como myPARM, puede vigilar las tres dimensiones en todo momento y tomar medidas si algo cambia en una de ellas. Los informes en tiempo real en cuadros de mando con todas las cifras clave y un sistema de alerta temprana les ayudan a conseguirlo. Si se producen cambios en una de las dimensiones, el programa informático le permite reconocer rápidamente cómo afectan esos cambios a los demás factores y, por tanto, cómo puede intervenir.

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