Dies sind die wichtigsten Projektdokumente

Mit konsequenter Projektdokumentation zum optimalen Durchblick

Die wichtigsten Dokumente im Projektmanagement

Eine konsequente Projektdokumentation ist der Grundstein für erfolgreiche Projekte. Allerdings ist es nicht sinnvoll, einfach alles unstrukturiert zu dokumentieren. Vielmehr sollte eine Projektdokumentation die wesentlichen Informationen und Entscheidungen beinhalten, sodass sie aussagekräftig ist und gleichzeitig mit angemessenem Aufwand durchgeführt werden kann. Unterschiedliche Branchen, verschiedene Unternehmensgrössen und wechselnde Projektanforderungen beeinflussen den Inhalt und Umfang der nötigen Projektdokumentation. Wir stellen Ihnen die fünf wesentlichen Projektdokumente vor, die unserer Erfahrung nach für jedes Projekt genutzt werden sollten.

Vorteile von konsequenter Projektdokumentation

  • Besserer Durchblick: Eine gute Projektdokumentation hilft Mitarbeitenden, Projektleitenden und anderen Stakeholdern dabei, den Durchblick zu behalten.
  • Hilfe bei der Erfüllung von Projektanforderungen: Projektdokumente unterstützen Sie dabei, die Anforderungen und Ziele eines Projektes zu definieren, zu überblicken und so sicher zu stellen, dass Ihr Projekt jederzeit in die richtige Richtung läuft.
  • Aus Projekten lernen: Nach Projektabschluss hilft Ihnen die Dokumentation dabei, den Verlauf des Projektes zu analysieren und daraus zu lernen. So können Sie erkennen, was gut gelaufen ist, wo Fehler passiert sind und wo Änderungen nötig waren. Auf diese Weise können Sie Ihr nächstes Projekt optimaler gestalten.

In unterschiedlichen Projektphasen sind unterschiedliche Dokumente nötig. Daher haben wir die verschiedenen Dokumente nach den Projektphasen Initialisierung, Planung, Durchführung und Abschluss eingeteilt.

1. Projektinitialisierung

1.1 Projekthandbuch

Das Projekthandbuch beinhaltet alle für ein bestimmtes Projekt geltenden Regeln sowie die Informationen, die für seine Durchführung nötig sind. Damit dient es einem schnellen Überblick für Mitarbeitende oder Interessierte und legt sämtliche Grundlagen fest. Dieses Dokument wird in der Regel vom Projektleitenden erstellt. Je nachdem, welche Methodik Sie zum Projektmanagement verwenden, können die Inhalte sich unterscheiden und auch die Bezeichnung des Dokuments ändert sich. Das Projekthandbuch in der DIN 69901-5 ist beispielsweise im PMBOK Guide der sogenannte „Project Management Plan“ und bei PRINCE2 die „Projektleitdokumentation“.

Meist beinhaltet das Projekthandbuch die folgenden Punkte:

  • Projektdefinition und Projektziele
  • Organisationsstruktur des Projektes mit allen Rollen, Verantwortlichkeiten und Ansprechpartnern
  • Angaben zu den Teammitgliedern und deren Kontaktdaten
  • die Spielregeln des Projektes, wie z. B. zu verwendende Tools, die zu benutzende Projektmanagement-Software oder die Software zur Projektdokumentation, ebenso wie Kommunikations- und Dokumentationsvorgaben
  • einen ungefähren Zeitplan

Das Projekthandbuch kann aber noch viel mehr umfassen, wie beispielsweise den Business Case, Änderungsanforderungen oder auch ein Glossar der wichtigsten Begriffe.

 

1.2 Projektauftrag

Ohne einen formellen Projektauftrag sollte es kein Projekt geben, denn dieses Dokument gibt einem Projektleitenden erst die offizielle Befugnis Ressourcen zu nutzen und Geld auszugeben. Ausserdem sind das Projektziel und die Rahmenbedingungen darin genau fixiert. Je nach Unternehmen und Projekt kann der Projektauftrag nur eine einzelne Seite mit den wichtigsten Informationen sein, oder aber ein umfassendes Dokument. Dieser Auftrag wird vom Auftraggebenden und vom Projektleitenden unterschrieben und ist so gleichzeitig ein Vertrag zwischen beiden Parteien. Auch wenn es in der Praxis häufig anders gehandhabt wird, sind wir überzeugt, dass auf einen schriftlichen Projektauftrag auf keinen Fall verzichtet werden sollte.

 

2. Planung

Projektplan

Ein Projektplan beschreibt, was im Projekt umgesetzt werden soll und umfasst mindestens den Projektstrukturplan. Auch der Kostenplan, der Ressourcenplan und der Ablaufplan sind häufig enthalten.
Der Projektstrukturplan ist die hierarchische Darstellung aller Aufgaben eines Projektes, während der Ablaufplan den zeitlichen Projektablauf strukturiert darstellt. Vorgänge und Meilensteine werden hierbei unter Berücksichtigung von Zusammenhängen, Randbedingungen und dem Projektziel angeordnet. Der Kostenplan gibt an, welche Kosten zu welchem Zeitpunkt des Projektes voraussichtlich anfallen, während der Ressourcenplan die benötigten Ressourcen für das Projekt und deren Einsatz darstellt.

3. Durchführung

Projektstatusbericht

Der Projektstatusbericht hilft Projektleitenden und Teammitgliedern, den aktuellen Stand eines Projektes zu überblicken, Probleme sowie Risiken zu erkennen und Massnahmen abzuleiten. Ausserdem kann er dazu verwendet werden, die Projektbeteiligten über den Zwischenstand des Projektes zu informieren. Daher ist ein in regelmässigen Abständen erstellter Projektstatusbericht ein wichtiges Werkzeug während der Durchführung Ihrer Projekte.

Project status - KPIs + MTA in myPARM BIact

4. Abschluss

Projektabschlussbericht

Der Abschluss eines Projektes bietet eine gute Möglichkeit zum Reflektieren und Auswerten des vergangenen Projektes. So können Sie sicherstellen, dass das nächste Projekt noch erfolgreicher wird. Während man schnell dazu verleitet wird, sofort mit dem nächsten Projekt zu starten, ist es also sinnvoll, ein wenig Zeit in die Erstellung eines Projektabschlussberichtes zu investieren. Der Projektabschlussbericht dient gleichzeitig auch als schriftliche Bestätigung, dass alle beteiligten Parteien das abgeschlossene Projekt genehmigt haben – also, dass das durchgeführte Projekt alle Ziele und Erwartungen erfüllt hat. Da der Projektabschlussbericht so das Gegenstück zum Projektauftrag darstellt, wird er ebenfalls vom Auftraggebenden und Projektleitenden unterschrieben.

Fazit

Mit diesen fünf Projektdokumenten sind Sie gut gerüstet, um Ihre Projekte erfolgreich durchzuführen und das Meiste aus Ihnen herausholen – es stellt sich nur noch die Frage, wo Sie diese Dokumente ablegen, sodass sie Ihrem Team, Stakeholdern und Ihnen selbst jederzeit zur Verfügung stehen.

Hierfür eignet sich am besten eine Projektmanagement-Software mit integriertem Dokumentenmanagement. Diese erlaubt Ihnen, alle wichtigen Dokumente gleich beim Projekt, den einzelnen Vorgängen oder Aufgaben zu hinterlegen. So stehen die wichtigen Dokumente permanent, ortsunabhängig und schnell zur Verfügung, da sie zentral gespeichert und abrufbar sind. Zudem können Sie festlegen, wer die Befugnis zum Abrufen oder Ändern der Dokumente hat und die praktische Versionierung macht Änderungen nachvollziehbar.

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