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Was Sie im Projektmanagement vor Silvester noch unbedingt tun sollten

So bereiten Sie Ihre Projektpipeline für das neue Jahr vor

Im Dezember bereiten wir uns auf das neue Jahr vor und blicken zurück auf die vergangenen Monate. Auch in Unternehmen versuchen die Mitarbeiter, Ihre Arbeit noch in diesem Jahr abzuschließen, aufzuräumen und für das neue Jahr zu planen. Für das Projektmanagement bedeutet das, dass gegen Jahresende viele neue Projektinitiativen eingehen, während alte Initiativen möglicherweise noch gar nicht eingeplant wurden. Darum ist es auch im Projektmanagement wichtig zurückzublicken, und sich die Zeit zu nehmen, die Projektpipeline aufzuräumen. Generell ist eine gefüllte Projektpipeline zwar nicht schlecht, das Problem ist aber die Gefahr, dass einzelne Projekte eventuell überholt oder schlichtweg nicht mehr sinnvoll sind, da sich die Umstände um das Projekt herum verändert haben. Hier einige Tipps, wie Sie Ihre Projektpipeline bereinigen können:

>> Bei Projekten, die schon mehrfach verschoben wurden, sollte geprüft werden, ob sie noch notwendig und machbar sind.<<

1. Rahmendaten klären

  • erfassen Sie alle Projekte an einem zentralen Ort, um einen Gesamtüberblick zu erhalten
  • verschaffen Sie sich einen Überblick über die aktuellen Unternehmensziele, damit Sie die Projektinitiativen damit abgleichen können
  • überprüfen Sie, welche Kapazitäten Ihnen zur Verfügung stehen, z. B. was Mitarbeiter, Qualifikationen und Fähigkeiten betrifft

 

2. Projekte prüfen

Nachdem Sie im ersten Schritt Ihre Rahmenbedingungen festgesteckt haben, gilt es nun die Projekte zu bewerten. Dabei sollten Sie sich zunächst die Frage stellen, ob das Projekt unbedingt durchgeführt werden muss. Projekte, die beispielsweise für Kunden oder Ihr Unternehmen erforderlich sind, müssen unbedingt eingeplant werden und sollten nicht zu lange in der Pipeline liegen bleiben. Wartet ein Projekt dagegen schon länger auf seine Bearbeitung und wird immer wieder zugunsten anderer Projekte verschoben, ist es eventuell nicht wichtig – insbesondere, wenn damit nicht die aktuelle Unternehmensstrategie unterstützt wird, es keinen Nutzen schafft oder nicht dem Zweck des Unternehmens dient. Überprüfen Sie auch, ob sich die Ressourcenanforderungen, das Risiko oder die Kosten des Projektes geändert haben und ob es mit den derzeitigen Kapazitäten noch durchführbar ist. Falls es sich um ein notwendiges Projekt handelt, muss geklärt werden, wie die zusätzlich notwendigen Ressourcen beschafft werden können.

 

3. Projekte entsorgen

Werfen Sie alle Projekte aus Ihrer Pipeline, die nicht Ihren Kriterien entsprechen. Projekte, von denen Sie sich noch nicht trennen können, können Sie außerhalb Ihrer Projektpipeline speichern und im Laufe des nächsten Jahres regelmäßig überprüfen.

 

4. Projekte priorisieren

Die Projekte, die nun übriggeblieben sind, sollten Sie anhand Ihrer Wichtigkeit priorisieren und dann einplanen. Was noch nicht eingeplant werden kann, aber wichtig ist, darf in der Projektpipeline stehen bleiben und wird eingeplant, sobald Raum dafür vorhanden ist

5. Portfoliomanagementsystem einführen

Wenn Sie Schwierigkeiten damit haben, ihr Projektportfolio zu überblicken und Ihre Projektpipeline sauber zu halten, dann kann ein Portfoliomanagementsystem Ihnen den nötigen Überblick verschaffen. Das richtige Tool hilft Ihnen dabei, Projekte zu sammeln, zu analysieren und im Hinblick auf Unternehmensziele und Ressourcen zu bewerten.

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